Valdyba gali patvirtinti politikos dokumentą ir tuo pačiu nežinoti, ar ta politika iš tikrųjų taikoma. Tai nėra išimtis, tai normali padėtis organizacijoje, kurioje politika rašoma centralizuotai, o įgyvendinama decentralizuotai. Klausimas, kurį užduoda auditorius, nėra "ar turite politiką", bet "ar galite parodyti, kad ši politika veikia". Tai kitokio pobūdžio klausimas, ir jis reikalauja kitokio pobūdžio atsakymo.
Politika yra ketinimas. Ji aprašo, ką organizacija ketina daryti: kaip ji tvarkosi su tiekėjais, su duomenimis, su rizikomis. Veikimas yra tai, kas iš tikrųjų vyksta darbo vietoje, sistemoje, sprendime, priimtame praėjusį mėnesį. Tarp tų dviejų dalykų gali būti skirtumas, kurio niekas nepastebėjo, tiesiog todėl, kad niekas sistemingai nepatikrino, ar politika buvo įgyvendinta taip, kaip numatyta.
Įrodomumas užpildo šį atotrūkį. Tai nėra pati politika, bet pėdsakas, kuris įrodo, kad politika buvo pritaikyta: sprendimas, patvirtinimas, pastebėtas ir toliau nagrinėtas nukrypimas. Be šio pėdsako politika yra ketinimo pareiškimas, o ne įgyvendinimo įrodymas.
Ne kiekvienas dokumentas, kuriame kalbama apie tam tikrą temą, yra įrodymas, kad prievolė buvo įvykdyta. Proceso aprašymas parodo, kaip kas nors turėtų veikti, o ne kad tai tikrai taip veikė. Įrodymas, kuris atlaiko patikrinimą, dažniausiai yra konkretesnis: patvirtinimas su data ir vardu, sistemos žurnalo įrašas, nukrypimo ataskaita su nurodytu tolesniu žingsniu. Kas galioja kaip įrodymas prievolės atveju, išdėstyta grupei su keliais subjektais parodo, koks detalumo lygis yra reikalingas, kad prievolė būtų įrodoma, ir koks lygis yra nepakankamas.
Šis skirtumas yra svarbesnis, nei atrodo. Organizacija, kuri apsiriboja politikos dokumentais ir mokymų sąrašais, dažniausiai turi daugiau popieriaus nei įrodymų. Klausimas nėra, kiek yra dokumentacijos, bet ar ta dokumentacija įrodo, kad konkretus veiksmas konkrečiu momentu buvo atliktas konkretaus asmens.
Atskirame subjekte su aiškia organizacine struktūra įrodymus paprastai galima rasti ribotame skaičiuje vietų. Grupėje su keliais subjektais, šalimis ar padaliniais susidaro kitokia situacija. Politika nustatoma centralizuotai, tačiau įgyvendinimas vyksta dukterinėse įmonėse, kurios turi savo sistemas, savo atsakingus asmenis ir savo užrašymo būdus. Įrodymas, kad politika veikia, taigi atsiranda dešimtyse vietų vienu metu, be centralizuoto apžvalgos, kur tiksliai tas įrodymas yra.
Kur įrodymai pasimeta grupėje su keliais subjektais aprašo, kaip susidaro toks susiskaidymas ir kodėl jis dažnai atsiskleidžia tik tuo momentu, kai kam nors iš tikrųjų reikia to įrodymo. Tas momentas dažniausiai yra auditas, due diligence procesas ar priežiūros institucijos klausimas, ir tai yra tiksliai tas momentas, kai skubėjimas ir netikrumas kenkia labiausiai.
Įrodymas, kuris egzistuoja, bet nėra randamas, praktikoje neveikia kaip įrodymas. Auditorius, kuris turi tris savaites laukti atsakymo, kuris kitur jau buvo, iš to padaro išvadą apie vidaus kontrolės kokybę, nepaisant to, ar pati politika iš esmės buvo tvarkoje. Įrodomumas taigi reikalauja ne tik įrodymo, bet ir struktūros, kurioje tas įrodymas per pagrįstą laiką iškyla į paviršių.
Kaip saugoti įrodymus, kad auditorius juos rastų, išdėstyta grupei su keliais subjektais nagrinėja šį surandamumą: kur įrodymai užfiksuojami, kas turi prieigą prie jų, ir kaip užkirsti kelią tam, kad atsakymas į paprastą klausimą taptų kelias savaites trunkančia paieška. Su tuo susijęs ir aiškus nuosavybės priskyrimas: kas yra prievolės savininkas grupėje su keliais subjektais nustato ne tik tai, kas yra atsakingas už įgyvendinimą, bet ir tai, į ką galima kreiptis tuo momentu, kai įrodymo paprašoma.
Siekiant sujungti politiką ir praktiką, kiekvienai prievolei turi būti aišku, kas yra savininkas, kas galioja kaip įrodymas, ir kokia kontrolė įrodo, kad tas įrodymas yra periodiškai tikrinamas. Šie trys elementai kartu sudaro kontrolės matricą: apžvalgą, kuri susieja prievolę, savininką ir įrodymą, tad valdybai nereikia kiekvieno klausimo atveju iš naujo aiškintis, kas už ką buvo atsakingas. Ta pati struktūra, konkrečiai išdėstyta grupės struktūros sudėtingumui, aprašyta kaip įrodyti, kad politika yra ir praktika grupėje su keliais subjektais.
csrdcompliance.net Compliance Check šiuo metu yra kuriamas. Tikslas – apžvalga, kurioje kiekvienai prievolei užfiksuotas savininkas, įrodymas ir su juo susijusi kontrolė, kad valdyba galėtų įrodyti, kad ji turi padėtį kontroliuoti, o ne turėtų tai teigti. Kas norėtų šia priemone pasinaudoti, kai ji bus prieinama, gali užsiregistruoti laukiančiųjų sąraše.
Nuosavybės ir įrodymų nustatymas yra viena reikalo pusė, visų šių kontrolių ir užfiksavimų vykdymas – kita. Kas nori sužinoti, kiek to vykdomojo darbo iš tikrųjų turi likti žmogaus atliekamu darbu, gali apsilankyti FTE TO AI darbo skanavime: jis kiekvienai užduočiai apskaičiuoja, kokią darbo dalį galima perduoti dirbtiniam intelektui, ir kokia dalis reikalauja žmogaus atliekamo vertinimo.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.