Grupė su keliais subjektais retai turi vieną vietą, kurioje sutelkti visi atitikties įrodymai. Viena dukterinė įmonė politiką tvarko vietinėje kokybės sistemoje, kita – bendrame diske, trečioje visa tai laikoma vieno darbuotojo galvoje, kuris jau metų metais rengia tą pačią ataskaitą. Kol niekas nesiteiraus, tai veikia. Tačiau kai auditorius, priežiūros institucija ar pačios valdybos narys panoro pamatyti, iš ko susideda pareiga ir kaip jos laikomasi, paaiškėja, kad įrodymai yra suskaidyti, pasenę arba perduodami tik žodžiu.
Politikos dokumentas nėra atitikties įrodymas. Tai yra ketinimas. Įrodymas yra tai, kas rodo, kad tas ketinimas taip pat buvo įgyvendintas: pasirašyta procedūra, atliktų patikrinimų žurnalas, e-laiškas, kuriame pranešta apie nukrypimą ir jo taisymą, ataskaita, kuri sutampa su pagrindiniais duomenimis. Grupėje su keliais subjektais klausimas nėra tik tai, kas yra įrodymas, bet ir tai, kur jis turėtų būti laikomas ir kas už jį atsako. Neatsakius į šį klausimą, atsitiktinumas nulemia, kas gali rasti įrodymą, o tai nėra pagrindas valdybai deklaruoti, kad organizacija yra kontroliuojama.
Įrodymai išsklaidomi pagal tas pačias linijas, kuriomis pati grupė yra padalinta: pagal subjektą, pagal šalį, pagal funkciją. Patronuojanti bendrovė gali nustatyti visai grupei skirtą politiką, tuo tarpu kiekviena dukterinė įmonė ją įgyvendina ir dokumentuoja savo būdu, arba visai nedokumentuoja, nes vietoje niekas nežino, kad tai yra privaloma. Prie to prisideda ir nacionalinis lygmuo. Ta pati Europos pareiga skirtingose šalyse gali būti įgyvendinta skirtingai, su savais terminais, savomis kompetentingomis institucijomis ar savais papildomais reikalavimais. Kas vienoje šalyje laikoma pakankamu įrodymu, kitoje šalyje tokiu nelaikoma. Kas žiūri tik į visai grupei taikomą taisyklę, praleidžia tai, kad kokios nacionalinės papildomos nuostatos taikomos Vokietijoje yra kitas klausimas nei kokios nacionalinės papildomos nuostatos taikomos Prancūzijoje, ir kad įrodymai kiekvienoje šalyje turi būti sudaromi ir laikomi skirtingai.
Įrodymai išsklaidomi ir funkciniu požiūriu. Teisės skyrius laiko sutartis, finansų skyrius laiko ataskaitas, žmogiškųjų išteklių skyrius laiko mokymų registrus, ir nė vienas iš trijų neturi pilno vaizdo. Susijungimo, įsigijimo ar reorganizacijos atveju ta problema tampa didesnė: įrodymai, kurie buvo prie vieno subjekto, automatiškai nepersikelia, kai pasikeičia atsakomybė.
Klausimas, kas turi galėti rasti įrodymus, susijęs su klausimu, kas yra pareigos savininkas. Grupėje su keliais subjektais tas savininkas automatiškai nėra asmuo, kuris yra arčiausiai temos; tai gali būti patronuojanti bendrovė, vietinis direktorius arba funkcija, paskirta visai grupei. Neturint įtvirtinto atsakymo į kas yra pareigos savininkas grupėje su keliais subjektais susidaro situacija, kai visi tikisi, kad įrodymus tvarko kažkas kitas, kol pareikalaujama juos pateikti, ir niekas negali jų pateikti.
Auditorius, kuris prašo įrodymų, neatsižvelgia į grupės vidinę organizacinę struktūrą. Jis prašo įrodymų pagal pareigą, o ne pagal skyrių, kuriame jie atsitiktinai buvo laikomi. Tai reiškia, kad įrodymų laikymo būdas turi būti atskirtas nuo to, kur jie atsitiktinai buvo sukurti. Kaip tai veikia praktiškai ir kokie pasirinkimai su tuo susiję, aprašyta kaip laikyti įrodymus, kad auditorius juos rastų grupėje su keliais subjektais.
Antra suskaidymo forma kyla tada, kai politika ir praktika išsiskiria, ir niekas to nepastebi. Visos grupės politikos dokumentas viename subjekte gali būti pilnai taikomas, o kitame – egzistuoti tik popieriuje. Šis skirtumas tampa pastebimas tik tada, kai yra sistemingas būdas nustatyti, kad tai, kas buvo sutarta, taip pat buvo įgyvendinta. Tai įrodyti yra atskiras žingsnis, nepriklausomas nuo pačios politikos nustatymo, ir aprašytas kaip įrodyti, kad politika taip pat yra praktika grupėje su keliais subjektais.
Siekiant išvengti, kad kiekvienas subjektas kurtų savo pareigų ir įrodymų versiją, dažnai naudojama santrauka, kurioje pareigos, savininkai ir įrodymai surašyti kartu. Praktikoje ta santrauka vadinama control matrix, ir jos sudarymas nulemia, ar grupė vėliau gali įrodyti, kas buvo padaryta, ar tik gali papasakoti, kas buvo numatyta. Tokios matricos principai, ir kodėl grupėje su keliais subjektais ji turi kitokią formą nei vienoje įmonėje, aprašyti kas yra control matrix grupėje su keliais subjektais.
Compliance Check sujungia šiuos elementus: kokios pareigos taikomos, kas yra savininkas, kas laikoma įrodymu ir kokia control su tuo susijusi. Ne kaip patį reguliavimą pakeičianti priemonė, o kaip lygmuo, kuris parodo, ar valdyba gali įrodyti, kad organizacija yra kontroliuojama, net kai įrodymai išsklaidyti tarp kelių subjektų ir šalių.
Išsklaidytų įrodymų sutelkimas yra daugiausia atpažįstamas, pasikartojantis darbas: nustatyti, kur yra dokumentas, patikrinti, ar jis aktualus, susieti jį su atitinkama pareiga ir savininku. Tai tiksliai tas užduočių tipas, kurio atveju FTE TO AI darbo analizė (werkscan) apskaičiuoja, kokią dalį galima perduoti AI, kad būtų aišku, kiek įrodymų rinkimo ir tvarkymo išlieka rankinis darbas, ir kiek to gali būti pateikta automatizuotai.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.