Група с множество юридически лица рядко има едно място, където се събират доказателствата за спазването на изискванията. Едно дъщерно дружество води политиките в локална система за качество, друго в споделен диск, трето в главата на един служител, който вече години съставя същия отчет. Докато никой не пита за това, работи. В момента, когато одитор, регулаторен орган или самото ръководство иска да види от какво се състои дадено задължение и как то се спазва, се оказва, че доказателствата са разпръснати, остарели или могат да бъдат предадени само устно.
Документ с политика не е доказателство за спазване. Той е намерение. Доказателство е онова, което показва, че това намерение действително е изпълнено: подписана процедура, дневник на извършените проверки, имейл, в който е докладвано и последвано отклонение, отчет, който съответства на данните в основата му. При група с множество юридически лица въпросът не е само какво е доказателство, но и къде трябва да се съхранява и кой носи отговорност за него. Без отговор на този въпрос случайността определя кой може да намери доказателството, а това не е основа, на която ръководството да декларира, че организацията държи нещата под контрол.
Доказателствата се разпределят по линиите, по които самата група е разделена: по юридическо лице, по държава, по функция. Дружество майка може да приема политика на цялата група, докато всяко дъщерно дружество я изпълнява и документира по свой начин, или изобщо не я документира, защото никой на местно ниво не знае, че тя е задължителна. Към това се добавя националният слой. Едно и също европейско задължение може да е приложено различно във всяка държава, със собствени срокове, собствени компетентни органи или собствени допълнителни изисквания. Онова, което в една държава се смята за достатъчно доказателство, в друга не е достатъчно. Който гледа само груповото правило, пропуска, че кои национални допълнения се прилагат в Германия е различен въпрос от кои национални допълнения се прилагат във Франция, и че доказателствата съответно трябва да се изграждат и съхраняват по различен начин за всяка държава.
И функционално доказателствата се разпределят. Правният отдел съхранява договорите, финансовият отдел съхранява отчетите, отделът „Човешки ресурси“ съхранява записите за обучения, и никой от трите няма пълен преглед. При сливане, придобиване или реорганизация този проблем се увеличава: доказателства, които се намирали при едно юридическо лице, не се преместват автоматично, когато отговорността се измества.
Въпросът кой трябва да може да намери доказателството е свързан с въпроса кой е собственик на задължението. При група с множество юридически лица този собственик не е автоматично лицето, което е най-близо до темата; може да е дружеството майка, местен директор, или функция, определена за цялата група. Без установен отговор на кой е собственик на задължение при група с множество юридически лица възниква ситуация, в която всеки приема, че някой друг управлява доказателството, докато не се поиска и никой не може да го предостави.
Одитор, който изисква доказателство, не се съобразява с вътрешната организационна структура на групата. Той иска доказателството за задължението, не от отдела, където случайно е съхранено. Това означава, че начинът, по който се съхранява доказателството, трябва да е независим от мястото, където случайно е възникнало. Как това работи на практика и какви избори са свързани с това, е описано в как да съхранявате доказателства така, че одитор да ги намери при група с множество юридически лица.
Втора форма на разпокъсаност възниква, когато политиката и практиката се разминават, без никой да го забележи. Общ за групата документ с политика може в едно юридическо лице да се прилага напълно, а в друго да съществува само на хартия. Тази разлика е видима само ако има системен начин за установяване, че договореното наистина е изпълнено. Доказването на това е отделна стъпка, различна от определянето на самата политика, и е разяснено в как да докажете, че политиката е и практика при група с множество юридически лица.
За да се предотврати всяко юридическо лице да развие своя собствена версия на доказателства и отговорности, често се използва преглед, в който задължения, собственици и доказателства са събрани заедно. Този преглед на практика се нарича control matrix (матрица на контролите), и начинът, по който е изградена, определя дали групата по-късно може да докаже какво е направено, или само може да преразказва какво е било замислено. Основните принципи на такава матрица, и защо при група с множество юридически лица тя приема различна форма спрямо едно отделно предприятие, са описани на какво е control matrix при група с множество юридически лица.
ComplianceCheck обединява тези елементи: кои задължения се прилагат, кой е собственик, какво се брои за доказателство и какъв контрол се отнася за него. Не като заместител на самата регулация, а като слоя, който прави видимо дали ръководството може да докаже, че държи нещата под контрол, дори когато доказателствата са разпределени между множество юридически лица и държави.
Събирането на разпределени доказателства е в голяма степен разпознаваема, повтаряема работа: проверка къде се намира документ, проверка дали е актуален, свързването му с правилното задължение и собственик. Точно това е типът задача, за която работният анализ на FTE TO AI изчислява какъв дял може да бъде поет от ИИ, така че да стане ясно колко от събирането и подреждането на доказателства остава ръчна работа и колко от него може да бъде автоматизирано.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.