Grupa s više entiteta rijetko ima jedno mjesto na kojem se objedinjuju dokazi o usklađenosti. Jedna podružnica vodi politike u lokalnom sustavu kvalitete, druga na zajedničkom disku, treća u glavi jednog zaposlenika koji već godinama izrađuje isto izvješće. Sve dok nitko ne pita, to funkcionira. U trenutku kada revizor, nadzorno tijelo ili sama uprava želi vidjeti od čega se sastoji obveza i kako se poštuje, ispada da su dokazi razdrobljeni, zastarjeli ili prenosivi samo usmeno.
Dokument politike nije dokaz usklađenosti. To je namjera. Dokaz je ono što pokazuje da je ta namjera i provedena: potpisan postupak, dnevnik provedenih provjera, e-mail u kojem je odstupanje prijavljeno i riješeno, izvješće koje se podudara s temeljnim podacima. Kod grupe s više entiteta pitanje nije samo što je dokaz, nego i gdje bi trebao biti pohranjen i tko je za njega odgovoran. Bez tog odgovora, slučajnost određuje tko može pronaći dokaz, a to nije osnova na temelju koje uprava može izjaviti da je organizacija pod kontrolom.
Dokazi se rasprše duž linija po kojima je grupa sama podijeljena: po entitetu, po zemlji, po funkciji. Matično društvo može utvrditi politiku na razini cijele grupe, dok je svaka podružnica provodi i dokumentira na svoj način, ili je uopće ne dokumentira jer nitko lokalno ne zna da je obvezna. Na to se nadodaje nacionalna razina. Ista europska obveza može biti različito implementirana po zemljama, s vlastitim rokovima, vlastitim nadležnim tijelima ili vlastitim dodatnim zahtjevima. Što u jednoj zemlji vrijedi kao dovoljan dokaz, u drugoj ne vrijedi. Onaj koji gleda samo pravilo na razini grupe, previđa da je koja nacionalna dopunska pravila vrijede u Njemačkoj drugo pitanje od koja nacionalna dopunska pravila vrijede u Francuskoj, i da se dokazi stoga po zemljama moraju drugačije prikupljati i čuvati.
I funkcionalno se dokazi rasprše. Pravna služba čuva ugovore, financije čuvaju izvješća, HR čuva evidencije o obukama, a nitko od njih troje nema potpuni pregled. Kod spajanja, preuzimanja ili reorganizacije ovaj problem postaje veći: dokazi koji su bili kod jednog entiteta ne prelaze automatski zajedno s njim kada se odgovornost premjesti.
Pitanje tko mora moći pronaći dokaz povezano je s pitanjem tko je vlasnik obveze. Kod grupe s više entiteta taj vlasnik nije automatski osoba koja je najbliža toj temi; može biti matično društvo, lokalni direktor, ili funkcija imenovana na razini cijele grupe. Bez utvrđenog odgovora na pitanje tko je vlasnik obveze kod grupe s više entiteta nastaje situacija u kojoj svi pretpostavljaju da dokaze upravlja neko drugi, sve do trenutka kada se dokaz zatraži i nitko ga ne može predočiti.
Revizor koji traži dokaz ne uzima u obzir interni ustroj grupe. On traži dokaz vezan uz obvezu, ne uz odjel u kojem je slučajno pohranjen. To znači da način na koji se dokazi čuvaju mora biti neovisan od mjesta na kojem su slučajno nastali. Kako to funkcionira u praksi i koji izbori uz to idu, opisano je u kako čuvati dokaze tako da ih revizor pronađe kod grupe s više entiteta.
Drugi oblik razdrobljenosti nastaje kada se politika i praksa razdvoje bez da to tko primijeti. Dokument politike na razini grupe može se u jednom entitetu potpuno primjenjivati, a u drugom postojati samo na papiru. Ta razlika postaje vidljiva samo ako postoji sustavan način utvrđivanja da je ono što je dogovoreno i provedeno. To utvrđivanje zaseban je korak, odvojen od samog utvrđivanja politike, a objašnjeno je u kako dokazati da je politika i praksa kod grupe s više entiteta.
Da bi se izbjeglo da svaki entitet razvije svoju vlastitu verziju dokaza i odgovornosti, često se koristi pregled u kojem su obveze, vlasnici i dokazi objedinjeni. Taj pregled se u praksi zove control matrica, a njezina struktura određuje može li grupa naknadno dokazati što je učinjeno ili samo prepričati što je bilo namijenjeno. Polazišta takve matrice, i zašto ona kod grupe s više entiteta ima drugačiji oblik nego kod jednog poduzeća, opisana su na što je control matrica kod grupe s više entiteta.
Compliance Check objedinjuje ove elemente: koje obveze vrijede, tko je vlasnik, što se smatra dokazom i koja control uz to ide. Ne kao zamjena za samu regulativu, nego kao razina koja pokazuje može li uprava dokazati da je pod kontrolom, i onda kada su dokazi raspršeni po više entiteta i zemalja.
Prikupljanje raspršenih dokaza velikim je dijelom prepoznatljiv, ponovljiv posao: provjeriti gdje se dokument nalazi, provjeriti je li aktualan, povezati ga s odgovarajućom obvezom i vlasnikom. To je upravo vrsta zadatka za koju radna skenerska analiza tvrtke FTE TO AI izračunava koji dio može preuzeti AI, tako da postane jasno koliko prikupljanja i uređivanja dokaza ostaje ručni rad, a koliko se toga može automatizirano isporučiti.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.