Grupai ar vairākām vienībām reti ir viena vieta, kur sakrājas atbilstības pierādījumi. Viens meitasuzņēmums politiku glabā lokālā kvalitātes sistēmā, otrs — kopīgā diskā, trešais — viena darbinieka galvā, kurš gadiem sagatavo to pašu pārskatu. Kamēr neviens par to neprasa, tas darbojas. Brīdī, kad auditors, uzraudzības iestāde vai pati valde vēlas redzēt, no kā pienākums sastāv un kā tas tiek pildīts, izrādās, ka pierādījumi ir fragmentēti, novecojuši vai nododami tikai mutiski.
Politikas dokuments nav atbilstības pierādījums. Tas ir nodoms. Pierādījums ir tas, kas parāda, ka šis nodoms arī ir īstenots: parakstīta procedūra, veikto kontroļu žurnāls, e-pasts, kurā ziņots par novirzi un tā izsekota, pārskats, kas sasaistās ar pamatā esošajiem datiem. Grupā ar vairākām vienībām jautājums nav tikai par to, kas ir pierādījums, bet arī par to, kur tam būtu jāatrodas un kurš par to ir atbildīgs. Bez šīs atbildes nejaušība nosaka, kurš var atrast pierādījumu, un tas nav pamats valdei apgalvot, ka organizācija ir kontrolē.
Pierādījumi izkaisās pa līnijām, pēc kurām sadalīta grupa pati: pa vienībām, pa valstīm, pa funkcijām. Mātesuzņēmums var noteikt grupas mēroga politiku, kamēr katrs meitasuzņēmums to īsteno un dokumentē savā veidā, vai nedokumentē vispār, jo lokāli neviens nezina, ka tas ir obligāti. Klāt pievienojas nacionālais slānis. Viens un tas pats Eiropas pienākums var būt dažādās valstīs īstenots atšķirīgi — ar savām termiņiem, savām kompetentajām iestādēm vai savām papildu prasībām. Kas vienā valstī skaitās par pietiekamu pierādījumu, tas citā valstī tā nav. Kas skatās tikai uz grupas mēroga noteikumu, tas nepamana, ka kādi nacionālie papildinājumi ir spēkā Vācijā ir citāds jautājums nekā kādi nacionālie papildinājumi ir spēkā Francijā, un ka pierādījumi tāpēc arī jāveido un jāglabā atšķirīgi pēc valsts.
Arī funkcionāli pierādījumi izkaisās. Juridiskais departaments glabā līgumus, finanses glabā pārskatus, personāla nodaļa glabā apmācību reģistrus, un nevienam no šiem trim nav pilnīga pārskata. Apvienošanās, pārņemšanas vai reorganizācijas gadījumā šī problēma pieaug: pierādījumi, kas atradās pie vienas vienības, automātiski nepārceļas, kad atbildība maina turētāju.
Jautājums, kam jāspēj atrast pierādījumus, ir saistīts ar jautājumu, kurš ir pienākuma īpašnieks. Grupā ar vairākām vienībām šis īpašnieks nav automātiski persona, kas ir tuvākā tēmai; tas var būt mātesuzņēmums, lokāls direktors vai funkcija, kas noteikta grupas mērogā. Bez fiksētas atbildes uz jautājumu, kurš ir pienākuma īpašnieks grupā ar vairākām vienībām, rodas situācija, kurā visi pieņem, ka pierādījumus pārvalda kāds cits, līdz brīdim, kad tos pieprasa un neviens nespēj tos uzrādīt.
Auditors, kas pieprasa pierādījumus, neņem vērā grupas iekšējo organizācijas struktūru. Viņš prasa pierādījumu par pienākumu, nevis nodaļu, kurā tas nejauši tiek glabāts. Tas nozīmē, ka veidam, kā pierādījumi tiek glabāti, jābūt neatkarīgam no tā, kur tie nejauši ir radušies. Kā tas praktiski darbojas un kādas izvēles tam pievienojas, aprakstīts sadaļā kā glabāt pierādījumus, lai auditors tos atrastu grupā ar vairākām vienībām.
Otrs fragmentācijas veids rodas, kad politika un praktika atšķiras, un neviens to nepamana. Grupas mēroga politikas dokuments vienā vienībā var būt pilnībā ieviests, bet citā pastāv tikai uz papīra. Šī atšķirība ir redzama tikai tad, ja pastāv sistemātisks veids, kā konstatēt, ka norunātais ir arī izpildīts. Šī pierādīšana ir atsevišķs solis, atšķirīgs no politikas noteikšanas pašas, un ir izklāstīts sadaļā kā pierādīt, ka politika ir arī praktika grupā ar vairākām vienībām.
Lai novērstu, ka katra vienība izstrādā savu pienākumu, īpašnieku un pierādījumu versiju, bieži tiek izmantots pārskats, kurā pienākumi, īpašnieki un pierādījumi ir apkopoti kopā. Praksē šo pārskatu sauc par kontroles matricu, un tās uzbūve nosaka, vai grupa vēlāk var pierādīt, kas ir izdarīts, vai spēj vien pārstāstīt, kas bija paredzēts. Šādas matricas pamatprincipi, un kāpēc tā grupā ar vairākām vienībām iegūst citu formu nekā vienā uzņēmumā, ir aprakstīti sadaļā kas ir kontroles matrica grupā ar vairākām vienībām.
Compliance Check apkopo šīs sastāvdaļas kopā: kādi pienākumi ir spēkā, kurš ir īpašnieks, kas skaitās par pierādījumu un kāda kontrole tam pievienojas. Ne kā tiesiskā regulējuma paša aizstājējs, bet kā slānis, kas parāda, vai valde spēj pierādīt, ka tā ir kontrolē, arī tad, ja pierādījumi ir izkaisīti pa vairākām vienībām un valstīm.
Izkaisītu pierādījumu savākšana lielā mērā ir atpazīstams, atkārtojams darbs: pārbaudīt, kur dokuments atrodas, kontrolēt, vai tas ir aktuāls, sasaistīt to ar pareizo pienākumu un īpašnieku. Tas ir tieši tāds uzdevumu tips, par kuru FTE TO AI darba skenēšana aprēķina, kuru daļu var uzņemties AI, lai kļūtu skaidrs, cik daudz no pierādījumu vākšanas un kārtošanas paliek manuāls darbs un cik daudz no tā var nodrošināt automatizēti.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.