En koncern med flere enheder har sjældent ét sted, hvor beviset for overholdelse samles. Det ene datterselskab holder styr på politikker i et lokalt kvalitetssystem, det andet i en delt drev, et tredje i hovedet på én medarbejder, der i årevis har udarbejdet den samme rapportering. Så længe ingen spørger til det, fungerer det. I det øjeblik en revisor, tilsynsmyndighed eller den egen bestyrelse vil se, hvad en forpligtelse består af og hvordan den efterleves, viser det sig, at beviset er spredt, forældet eller kun kan overdrages mundtligt.
Et politikdokument er ikke bevis for overholdelse. Det er en hensigt. Bevis er det, der viser, at den hensigt også er blevet udført: en underskrevet procedure, en logbog over udførte kontroller, en e-mail hvor en afvigelse er blevet indberettet og fulgt op, en rapportering der stemmer med de underliggende data. I en koncern med flere enheder er spørgsmålet ikke kun, hvad bevis er, men også hvor det bør ligge og hvem der er ansvarlig for det. Uden det svar afgør tilfældet, hvem der kan finde beviset, og det er ikke et grundlag for som bestyrelse at erklære, at organisationen er i control.
Bevis spredes langs de linjer, hvorlangs en koncern selv er delt: per enhed, per land, per funktion. Et moderselskab kan fastsætte en koncernomfattende politik, mens hvert datterselskab udfører og dokumenterer den på sin egen måde, eller slet ikke dokumenterer den, fordi ingen lokalt ved, at det er obligatorisk. Dertil kommer det nationale lag. Samme europæiske forpligtelse kan være udmøntet forskelligt fra land til land, med egne frister, egne kompetente myndigheder eller egne yderligere krav. Hvad der i ét land gælder som tilstrækkeligt bevis, gælder ikke nødvendigvis i et andet. Den, der kun ser på den koncernomfattende regel, går glip af, at hvilke nationale tilføjelser gælder i Tyskland er et andet spørgsmål end hvilke nationale tilføjelser gælder i Frankrig, og at beviset derfor også skal opbygges og opbevares forskelligt fra land til land.
Også funktionelt spredes bevis. Juridisk afdeling opbevarer kontrakter, finans opbevarer rapporteringer, HR opbevarer træningsregistreringer, og ingen af de tre har det fulde overblik. Ved en fusion, opkøb eller omorganisering bliver dette problem større: bevis, der lå ved den ene enhed, flytter ikke automatisk med, når ansvaret forskydes.
Spørgsmålet om, hvem der skal kunne finde bevis, hænger sammen med spørgsmålet om, hvem der er ejer af en forpligtelse. I en koncern med flere enheder er den ejer ikke automatisk den person, der står tættest på emnet; det kan være moderselskabet, en lokal direktør, eller en funktion, der er udpeget koncernomfattende. Uden et fastlagt svar på hvem der er ejer af en forpligtelse i en koncern med flere enheder opstår en situation, hvor alle går ud fra, at en anden forvalter beviset, indtil det øjeblik hvor der bliver spurgt efter det, og ingen kan fremlægge det.
En revisor, der anmoder om bevis, tager ikke hensyn til koncernens interne organisationsstruktur. Han spørger om beviset i forhold til forpligtelsen, ikke i forhold til den afdeling, hvor det tilfældigvis er opbevaret. Det betyder, at måden hvorpå bevis opbevares, skal være uafhængig af, hvor det tilfældigvis er opstået. Hvordan det fungerer i praksis, og hvilke valg der hører til det, er beskrevet i hvordan De opbevarer bevis, så en revisor finder det i en koncern med flere enheder.
En anden form for opsplitning opstår, når politik og praksis kommer på afstand af hinanden, uden at nogen bemærker det. Et koncernomfattende politikdokument kan blive fuldt implementeret i den ene enhed og kun eksistere på papiret i den anden. Den forskel bliver først synlig, hvis der er en systematisk måde at fastslå, at det, der er aftalt, også er udført. At påvise dette er et separat skridt, uafhængigt af selve fastlæggelsen af politik, og er beskrevet i hvordan De påviser, at politik også er praksis i en koncern med flere enheder.
For at forhindre, at hver enhed udvikler sin egen version af bevis og ansvar, arbejdes der ofte med et overblik, hvor forpligtelser, ejere og bevis er samlet. Det overblik kaldes i praksis en control matrix, og opbygningen af den afgør, om en koncern senere kan påvise, hvad der er gjort, eller kun kan genfortælle, hvad der var hensigten. Principperne for en sådan matrix, og hvorfor den i en koncern med flere enheder får en anden form end i en enkelt virksomhed, er beskrevet på hvad en control matrix er i en koncern med flere enheder.
Compliance Check samler disse elementer: hvilke forpligtelser gælder, hvem der er ejer, hvad der tæller som bevis, og hvilken kontrol der hører til. Ikke som en erstatning for selve reguleringen, men som det lag der synliggør, om en bestyrelse kan påvise, at den er i control, også når bevis er spredt over flere enheder og lande.
At samle spredt bevis er i vid udstrækning genkendeligt, gentageligt arbejde: at fastslå hvor et dokument befinder sig, kontrollere om det er aktuelt, koble det til den rette forpligtelse og ejer. Det er præcis den type opgave, hvor FTE TO AI's arbejdsscan beregner, hvilken del der kan overtages af AI, så det bliver klart, hvor meget af indsamlingen og struktureringen af bevis der forbliver manuelt arbejde, og hvor meget af det der kan leveres automatiseret.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.