Grupa z wieloma podmiotami rzadko ma jedno miejsce, w którym zbiega się dowód zgodności. Jedna spółka zależna prowadzi politykę w lokalnym systemie jakości, druga na dysku współdzielonym, trzecia w głowie jednego pracownika, który już od lat przygotowuje to samo sprawozdanie. Dopóki nikt o to nie pyta, działa to. W momencie, gdy audytor, organ nadzorczy lub własny zarząd chce zobaczyć, z czego składa się dany obowiązek i jak jest przestrzegany, okazuje się, że dowód jest rozproszony, przestarzały lub przekazywany jedynie ustnie.
Dokument polityki nie jest dowodem zgodności. Jest intencją. Dowodem jest to, co wykazuje, że dana intencja została również wykonana: podpisana procedura, dziennik przeprowadzonych kontroli, e-mail, w którym zgłoszono i przeanalizowano odstępstwo, sprawozdanie, które odpowiada danym źródłowym. W grupie z wieloma podmiotami pytanie nie dotyczy jedynie tego, co jest dowodem, ale również tego, gdzie powinien się on znajdować i kto jest za niego odpowiedzialny. Bez odpowiedzi na to pytanie przypadek decyduje, kto może znaleźć dowód, a to nie jest podstawa, by zarząd mógł oświadczyć, że organizacja ma sytuację pod kontrolą.
Dowód ulega rozproszeniu wzdłuż linii, według których sama grupa jest podzielona: według podmiotu, według kraju, według funkcji. Spółka matka może ustanowić politykę obowiązującą w całej grupie, podczas gdy każda spółka zależna wdraża i dokumentuje ją na swój własny sposób, albo nie dokumentuje jej w ogóle, ponieważ nikt lokalnie nie wie, że jest to obowiązkowe. Do tego dochodzi warstwa krajowa. Ten sam obowiązek europejski może być wdrożony w różny sposób w różnych krajach, z własnymi terminami, własnymi właściwymi organami lub własnymi dodatkowymi wymogami. Co w jednym kraju uznaje się za wystarczający dowód, nie musi być wystarczające w innym. Kto patrzy jedynie na regułę obowiązującą w całej grupie, przeoczy, że jakie krajowe wymogi dodatkowe obowiązują w Niemczech to inne pytanie niż jakie krajowe wymogi dodatkowe obowiązują we Francji, oraz że dowód musi być zatem budowany i przechowywany odmiennie w każdym kraju.
Również funkcjonalnie dowód ulega rozproszeniu. Dział prawny przechowuje umowy, finanse przechowują sprawozdania, HR przechowuje rejestry szkoleń, a nikt z tych trzech nie ma pełnego przeglądu. Przy fuzji, przejęciu lub reorganizacji ten problem się powiększa: dowód, który znajdował się przy jednym podmiocie, nie przenosi się automatycznie, gdy odpowiedzialność się przesuwa.
Pytanie, kto musi być w stanie znaleźć dowód, jest powiązane z pytaniem, kto jest właścicielem danego obowiązku. W grupie z wieloma podmiotami tym właścicielem nie jest automatycznie osoba znajdująca się najbliżej danego zagadnienia; może to być spółka matka, lokalny dyrektor lub funkcja wyznaczona na poziomie całej grupy. Bez ustalonej odpowiedzi na pytanie kto jest właścicielem obowiązku w grupie z wieloma podmiotami powstaje sytuacja, w której każdy zakłada, że dowodem zarządza kto inny, aż do momentu, gdy jest o niego proszony i nikt nie może go przedstawić.
Audytor, który wnioskuje o dowód, nie bierze pod uwagę wewnętrznej struktury organizacyjnej grupy. Prosi o dowód związany z obowiązkiem, nie o dowód znajdujący się w dziale, w którym przypadkowo został przechowany. To oznacza, że sposób przechowywania dowodu musi być niezależny od miejsca, w którym przypadkowo powstał. Jak to działa w praktyce i jakie wybory z tym się wiążą, opisano w jak przechowywać dowód, aby audytor go znalazł w grupie z wieloma podmiotami.
Druga forma rozproszenia powstaje, gdy polityka i praktyka rozchodzą się bez czyjegokolwiek zauważenia. Dokument polityki obowiązujący całą grupę może być w jednym podmiocie w pełni wdrażany, a w innym istnieć jedynie na papierze. Ta różnica staje się widoczna tylko wtedy, gdy istnieje systematyczny sposób ustalenia, że to, co zostało uzgodnione, zostało również wykonane. Wykazanie tego jest odrębnym krokiem, niezależnym od samego ustalenia polityki, i zostało wyjaśnione w jak wykazać, że polityka jest również praktyką w grupie z wieloma podmiotami.
Aby zapobiec sytuacji, w której każdy podmiot wypracowuje własną wersję dowodu i odpowiedzialności, często stosuje się przegląd, w którym obowiązki, właściciele i dowody znajdują się razem. Ten przegląd nazywa się w praktyce control matrix, a jego budowa decyduje o tym, czy grupa będzie w stanie później wykazać, co zostało zrobione, czy tylko opowiedzieć, co było zamierzone. Podstawy takiej matrycy oraz to, dlaczego przybiera ona inną formę w grupie z wieloma podmiotami niż w pojedynczym przedsiębiorstwie, opisano na stronie czym jest control matrix w grupie z wieloma podmiotami.
Compliance Check łączy te elementy: jakie obowiązki obowiązują, kto jest ich właścicielem, co liczy się jako dowód i jaka kontrola z tym się wiąże. Nie jako zastępstwo samych przepisów, lecz jako warstwa, która ujawnia, czy zarząd jest w stanie wykazać, że sprawuje kontrolę, również gdy dowód jest rozproszony między wiele podmiotów i krajów.
Zebranie rozproszonego dowodu jest w dużej mierze pracą rozpoznawalną i powtarzalną: ustalenie, gdzie znajduje się dokument, sprawdzenie, czy jest aktualny, powiązanie go z właściwym obowiązkiem i właścicielem. To właśnie ten typ zadania, dla którego werkscan FTE TO AI obliczana jest część, którą może przejąć AI, dzięki czemu staje się jasne, jaka część zbierania i porządkowania dowodu pozostaje pracą wykonywaną ręcznie, a jaka może być dostarczana w formie zautomatyzowanej.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.