Eine Gruppe mit mehreren Entitäten hat selten eine einzige Stelle, an der der Nachweis der Einhaltung zusammenkommt. Die eine Tochtergesellschaft führt Richtlinien in einem lokalen Qualitätssystem, die andere auf einer gemeinsamen Festplatte, eine dritte im Kopf eines einzelnen Mitarbeiters, der schon seit Jahren denselben Bericht erstellt. Solange niemand danach fragt, funktioniert das. In dem Moment, in dem ein Auditor, eine Aufsichtsbehörde oder der eigene Vorstand sehen möchte, woraus eine Verpflichtung besteht und wie sie eingehalten wird, zeigt sich, dass der Nachweis fragmentiert, veraltet oder nur mündlich übertragbar ist.
Ein Richtliniendokument ist kein Nachweis der Einhaltung. Es ist eine Absicht. Nachweis ist das, was belegt, dass diese Absicht auch umgesetzt wurde: ein unterschriebenes Verfahren, ein Protokoll durchgeführter Kontrollen, eine E-Mail, in der eine Abweichung gemeldet und nachverfolgt wurde, ein Bericht, der mit den zugrunde liegenden Daten übereinstimmt. Bei einer Gruppe mit mehreren Entitäten stellt sich nicht nur die Frage, was Nachweis ist, sondern auch, wo er liegen sollte und wer dafür verantwortlich ist. Ohne diese Antwort bestimmt der Zufall, wer den Nachweis finden kann, und das ist keine Grundlage, um als Vorstand zu erklären, dass die Organisation unter Kontrolle ist.
Nachweise geraten entlang der Linien verstreut, entlang derer eine Gruppe selbst unterteilt ist: nach Entität, nach Land, nach Funktion. Eine Muttergesellschaft kann eine gruppenweite Richtlinie festlegen, während jede Tochtergesellschaft sie auf ihre eigene Weise umsetzt und dokumentiert, oder gar nicht dokumentiert, weil vor Ort niemand weiß, dass es verpflichtend ist. Dazu kommt die nationale Ebene. Dieselbe europäische Verpflichtung kann pro Land unterschiedlich umgesetzt sein, mit eigenen Fristen, eigenen zuständigen Behörden oder eigenen zusätzlichen Anforderungen. Was in einem Land als ausreichender Nachweis gilt, gilt das in einem anderen nicht. Wer nur auf die gruppenweite Regel blickt, übersieht, dass welche nationalen Zusätze in Deutschland gelten eine andere Frage ist als welche nationalen Zusätze in Frankreich gelten, und dass der Nachweis daher auch pro Land unterschiedlich aufgebaut und aufbewahrt werden muss.
Auch funktional gerät Nachweis verstreut. Die Rechtsabteilung bewahrt Verträge auf, Finance bewahrt Berichte auf, HR bewahrt Schulungsnachweise auf, und keiner der drei hat den vollständigen Überblick. Bei einer Fusion, Übernahme oder Reorganisation wird dieses Problem größer: Nachweis, der bei der einen Entität lag, zieht nicht automatisch mit um, wenn die Verantwortung verschiebt.
Die Frage, wer Nachweis finden können muss, hängt mit der Frage zusammen, wer Eigentümer einer Verpflichtung ist. Bei einer Gruppe mit mehreren Entitäten ist dieser Eigentümer nicht automatisch die Person, die dem Thema am nächsten steht; es kann die Muttergesellschaft sein, ein lokaler Geschäftsführer oder eine gruppenweit benannte Funktion. Ohne eine festgelegte Antwort auf wer Eigentümer einer Verpflichtung ist bei einer Gruppe mit mehreren Entitäten entsteht eine Situation, in der jeder davon ausgeht, dass jemand anders den Nachweis verwaltet, bis zu dem Moment, in dem danach gefragt wird und niemand ihn vorlegen kann.
Ein Auditor, der Nachweis anfordert, berücksichtigt nicht die interne Organisationsstruktur der Gruppe. Er fragt nach dem Nachweis zur Verpflichtung, nicht nach der Abteilung, in der er zufällig gespeichert ist. Das bedeutet, dass die Art, wie Nachweis aufbewahrt wird, unabhängig davon sein muss, wo er zufällig entstanden ist. Wie das in der Praxis funktioniert und welche Entscheidungen damit einhergehen, ist beschrieben in wie Sie Nachweise so aufbewahren, dass ein Auditor sie findet bei einer Gruppe mit mehreren Entitäten.
Eine zweite Form der Fragmentierung entsteht, wenn Richtlinie und Praxis auseinanderlaufen, ohne dass es jemand bemerkt. Ein gruppenweites Richtliniendokument kann in der einen Entität vollständig angewendet werden und in der anderen nur auf dem Papier existieren. Dieser Unterschied wird erst sichtbar, wenn es eine systematische Methode gibt, um festzustellen, dass das Vereinbarte auch umgesetzt wurde. Das Nachweisen ist ein eigener Schritt, losgelöst von der Festlegung der Richtlinie selbst, und wird erläutert in wie Sie nachweisen, dass Richtlinie auch Praxis ist bei einer Gruppe mit mehreren Entitäten.
Um zu verhindern, dass jede Entität ihre eigene Version von Nachweis und Verantwortung entwickelt, wird häufig mit einer Übersicht gearbeitet, in der Verpflichtungen, Eigentümer und Nachweis zusammengeführt sind. Diese Übersicht wird in der Praxis Control Matrix genannt, und ihr Aufbau bestimmt, ob eine Gruppe später nachweisen kann, was getan wurde, oder nur erzählen kann, was beabsichtigt war. Die Grundlagen einer solchen Matrix, und warum sie bei einer Gruppe mit mehreren Entitäten eine andere Form annimmt als bei einem einzelnen Unternehmen, sind beschrieben unter was eine Control Matrix ist bei einer Gruppe mit mehreren Entitäten.
Der Compliance Check bringt diese Bestandteile zusammen: welche Verpflichtungen gelten, wer Eigentümer ist, was als Nachweis gilt und welche Control dazugehört. Nicht als Ersatz für die Regelungen selbst, sondern als die Ebene, die sichtbar macht, ob ein Vorstand nachweisen kann, dass er die Kontrolle hat, auch wenn Nachweis über mehrere Entitäten und Länder verstreut liegt.
Das Zusammenführen verstreuter Nachweise ist größtenteils erkennbare, wiederholbare Arbeit: nachprüfen, wo ein Dokument liegt, kontrollieren, ob es aktuell ist, es mit der richtigen Verpflichtung und dem richtigen Eigentümer verknüpfen. Das ist genau die Art von Aufgabe, für die der Werkscan von FTE TO AI berechnet, welcher Anteil von KI übernommen werden kann, sodass deutlich wird, wie viel vom Sammeln und Ordnen von Nachweisen manuelle Arbeit bleibt und wie viel davon automatisiert bereitgestellt werden kann.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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