Un grup cu mai multe entități are rareori un singur loc unde se adună dovezile de conformitate. O filială păstrează politicile într-un sistem local de calitate, alta pe un disc partajat, o a treia în capul unui singur angajat care întocmește de ani de zile aceeași raportare. Cât timp nimeni nu întreabă, funcționează. În momentul în care un auditor, un organism de supraveghere sau conducerea proprie dorește să vadă din ce constă o obligație și cum este respectată, se constată că dovezile sunt fragmentate, depășite sau transmisibile doar oral.
Un document de politică nu este o dovadă de conformitate. Este o intenție. Dovada este ceea ce demonstrează că acea intenție a fost și pusă în practică: o procedură semnată, un registru al controalelor efectuate, un e-mail în care o abatere a fost semnalată și urmată, o raportare care corespunde datelor subiacente. Într-un grup cu mai multe entități, întrebarea nu este doar ce reprezintă o dovadă, ci și unde ar trebui să se afle și cine este responsabil pentru ea. Fără un răspuns la această întrebare, întâmplarea decide cine poate găsi dovada, și aceasta nu este o bază pentru ca conducerea să declare că organizația are situația sub control.
Dovezile se dispersează de-a lungul liniilor pe care este împărțit grupul însuși: pe entitate, pe țară, pe funcție. O societate-mamă poate stabili o politică la nivel de grup, în timp ce fiecare filială o pune în practică și o documentează în felul ei propriu, sau nu o documentează deloc pentru că nimeni la nivel local nu știe că este obligatorie. Peste aceasta se adaugă stratul național. Aceeași obligație europeană poate fi implementată diferit de la o țară la alta, cu termene proprii, autorități competente proprii sau cerințe suplimentare proprii. Ceea ce într-o țară este considerat dovadă suficientă, nu este considerat astfel în alta. Cel care se uită doar la regula la nivel de grup ratează faptul că ce cerințe naționale suplimentare se aplică în Germania este o întrebare diferită de ce cerințe naționale suplimentare se aplică în Franța, și că, prin urmare, dovezile trebuie construite și păstrate diferit pe fiecare țară.
Dovezile se dispersează și funcțional. Departamentul juridic păstrează contractele, financiar păstrează rapoartele, HR păstrează evidențele de formare, și niciunul dintre cele trei nu are imaginea completă. La o fuziune, achiziție sau reorganizare, această problemă se amplifică: dovezile care se aflau la o entitate nu se transferă automat odată cu deplasarea responsabilității.
Întrebarea cine trebuie să poată găsi o dovadă este legată de întrebarea cine este proprietarul unei obligații. Într-un grup cu mai multe entități, acest proprietar nu este automat persoana cea mai apropiată de subiect; poate fi societatea-mamă, un director local, sau o funcție desemnată la nivel de grup. Fără un răspuns consemnat la cine este proprietarul unei obligații într-un grup cu mai multe entități, se creează o situație în care toată lumea presupune că altcineva gestionează dovada, până în momentul în care este cerută și nimeni nu o poate produce.
Un auditor care solicită dovezi nu ține cont de structura organizatorică internă a grupului. Acesta cere dovada legată de obligație, nu de departamentul unde s-a întâmplat să fie stocată. Aceasta înseamnă că modul în care se păstrează dovezile trebuie să fie independent de locul unde au apărut întâmplător. Cum funcționează acest lucru în practică, și ce alegeri sunt implicate, este descris în cum păstrați dovezile astfel încât un auditor să le găsească într-un grup cu mai multe entități.
O a doua formă de fragmentare apare atunci când politica și practica diverg fără ca nimeni să observe. Un document de politică la nivel de grup poate fi aplicat integral într-o entitate și poate exista doar pe hârtie în alta. Această diferență devine vizibilă doar dacă există o modalitate sistematică de a constata că ceea ce a fost convenit a fost și pus în practică. A demonstra acest lucru este un pas separat, distinct de stabilirea politicii în sine, și este explicat în cum demonstrați că politica este și practică într-un grup cu mai multe entități.
Pentru a preveni ca fiecare entitate să dezvolte propria versiune de dovezi și responsabilitate, se lucrează frecvent cu un tablou în care obligațiile, proprietarii și dovezile sunt reunite. Acest tablou este numit în practică o matrice de control (control matrix), iar modul în care este construită determină dacă un grup poate demonstra ulterior ce s-a făcut sau poate doar relata ce s-a intenționat. Principiile unei astfel de matrice, și de ce aceasta ia o formă diferită într-un grup cu mai multe entități față de o singură companie, sunt descrise la ce este o matrice de control într-un grup cu mai multe entități.
Compliance Check reunește aceste componente: ce obligații se aplică, cine este proprietarul, ce contează ca dovadă și ce control corespunde acesteia. Nu ca înlocuitor al reglementării în sine, ci ca stratul care face vizibil dacă o conducere poate demonstra că are situația sub control, chiar și atunci când dovezile sunt dispersate pe mai multe entități și țări.
Reunirea dovezilor dispersate este, în mare parte, o muncă recognoscibilă și repetabilă: verificarea locului unde se află un document, verificarea dacă este actual, legarea lui de obligația și proprietarul corect. Acesta este exact tipul de sarcină pentru care scanul de lucru al FTE TO AI calculează ce parte poate fi asumată de AI, astfel încât să devină clar câtă parte din colectarea și ordonarea dovezilor rămâne muncă manuală și câtă poate fi livrată automatizat.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.