Ένας όμιλος με πολλές οντότητες σπάνια έχει ένα σημείο όπου συγκεντρώνονται τα αποδεικτικά στοιχεία συμμόρφωσης. Η μία θυγατρική διατηρεί την πολιτική σε ένα τοπικό σύστημα ποιότητας, η άλλη σε έναν κοινόχρηστο δίσκο, μια τρίτη στο μυαλό ενός εργαζομένου που εδώ και χρόνια συντάσσει την ίδια αναφορά. Όσο κανείς δεν ρωτάει, αυτό λειτουργεί. Τη στιγμή που ένας ελεγκτής, μια ρυθμιστική αρχή ή η ίδια η διοίκηση θέλει να δει από τι αποτελείται μια υποχρέωση και πώς αυτή τηρείται, αποδεικνύεται ότι τα στοιχεία είναι κατακερματισμένα, παρωχημένα ή μεταδίδονται μόνο προφορικά.
Ένα έγγραφο πολιτικής δεν είναι απόδειξη συμμόρφωσης. Είναι μια πρόθεση. Απόδειξη είναι αυτό που δείχνει ότι η πρόθεση αυτή έχει και υλοποιηθεί: μια υπογεγραμμένη διαδικασία, ένα ημερολόγιο εκτελεσθέντων ελέγχων, ένα email στο οποίο έχει αναφερθεί και παρακολουθηθεί μια απόκλιση, μια αναφορά που συμφωνεί με τα υποκείμενα δεδομένα. Σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες το ερώτημα δεν είναι μόνο τι είναι απόδειξη, αλλά και πού πρέπει να βρίσκεται και ποιος είναι υπεύθυνος για αυτήν. Χωρίς αυτή την απάντηση, η τύχη καθορίζει ποιος μπορεί να βρει το αποδεικτικό στοιχείο, και αυτό δεν αποτελεί βάση για να δηλώσει η διοίκηση ότι ο οργανισμός βρίσκεται υπό έλεγχο.
Τα αποδεικτικά στοιχεία διασκορπίζονται στις γραμμές κατά μήκος των οποίων είναι ήδη διαιρεμένος ο ίδιος ο όμιλος: ανά οντότητα, ανά χώρα, ανά λειτουργία. Μια μητρική εταιρεία μπορεί να καθορίσει μια πολιτική για όλο τον όμιλο, ενώ κάθε θυγατρική την υλοποιεί και την τεκμηριώνει με τον δικό της τρόπο, ή δεν την τεκμηριώνει καθόλου επειδή κανείς τοπικά δεν γνωρίζει ότι είναι υποχρεωτική. Σε αυτό προστίθεται το εθνικό επίπεδο. Η ίδια ευρωπαϊκή υποχρέωση μπορεί να έχει ενσωματωθεί διαφορετικά ανά χώρα, με δικές της προθεσμίες, δικές της αρμόδιες αρχές ή δικές της πρόσθετες απαιτήσεις. Ό,τι σε μία χώρα θεωρείται επαρκές αποδεικτικό στοιχείο, δεν θεωρείται απαραίτητα το ίδιο σε μια άλλη. Όποιος κοιτάζει μόνο τον κανόνα που ισχύει για όλο τον όμιλο, χάνει το γεγονός ότι ποιες εθνικές προσαρμογές ισχύουν στη Γερμανία είναι διαφορετικό ερώτημα από ποιες εθνικές προσαρμογές ισχύουν στη Γαλλία, και ότι το αποδεικτικό στοιχείο πρέπει επομένως να χτίζεται και να διατηρείται διαφορετικά ανά χώρα.
Επίσης λειτουργικά, τα αποδεικτικά στοιχεία διασκορπίζονται. Το νομικό τμήμα διατηρεί τις συμβάσεις, το τμήμα οικονομικών τις αναφορές, το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού τα αρχεία εκπαιδεύσεων, και κανένα από τα τρία δεν έχει την πλήρη εικόνα. Σε μια συγχώνευση, εξαγορά ή αναδιοργάνωση, το πρόβλημα αυτό μεγεθύνεται: τα αποδεικτικά στοιχεία που βρίσκονταν σε μία οντότητα δεν μεταφέρονται αυτόματα όταν μετατοπίζεται η ευθύνη.
Το ερώτημα ποιος πρέπει να μπορεί να βρει ένα αποδεικτικό στοιχείο συνδέεται με το ερώτημα ποιος είναι ο ιδιοκτήτης μιας υποχρέωσης. Σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες, αυτός ο ιδιοκτήτης δεν είναι αυτόματα το πρόσωπο που βρίσκεται πλησιέστερα στο θέμα· μπορεί να είναι η μητρική εταιρεία, ένας τοπικός διευθυντής ή μια λειτουργία που έχει οριστεί σε επίπεδο ομίλου. Χωρίς μια καθορισμένη απάντηση στο ποιος είναι ο ιδιοκτήτης μιας υποχρέωσης σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες, προκύπτει μια κατάσταση όπου όλοι υποθέτουν ότι κάποιος άλλος διαχειρίζεται το αποδεικτικό στοιχείο, μέχρι τη στιγμή που ζητείται και κανείς δεν μπορεί να το παρουσιάσει.
Ένας ελεγκτής που ζητά αποδεικτικά στοιχεία δεν λαμβάνει υπόψη την εσωτερική οργανωτική δομή του ομίλου. Ζητά το αποδεικτικό στοιχείο σε σχέση με την υποχρέωση, όχι από το τμήμα όπου τυχαίνει να είναι αποθηκευμένο. Αυτό σημαίνει ότι ο τρόπος με τον οποίο διατηρούνται τα αποδεικτικά στοιχεία πρέπει να είναι ανεξάρτητος από το πού τυχαίνει να έχουν δημιουργηθεί. Πώς λειτουργεί αυτό στην πράξη, και ποιες επιλογές συνδέονται με αυτό, περιγράφεται στο πώς διατηρείτε αποδεικτικά στοιχεία ώστε να τα βρίσκει ένας ελεγκτής σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες.
Ένας δεύτερος τύπος κατακερματισμού προκύπτει όταν η πολιτική και η πράξη αποκλίνουν χωρίς να το αντιλαμβάνεται κανείς. Ένα έγγραφο πολιτικής για όλο τον όμιλο μπορεί σε μία οντότητα να εφαρμόζεται πλήρως και σε μια άλλη να υπάρχει μόνο στα χαρτιά. Αυτή η διαφορά γίνεται ορατή μόνο όταν υπάρχει συστηματικός τρόπος να διαπιστωθεί ότι αυτό που έχει συμφωνηθεί έχει επίσης υλοποιηθεί. Η απόδειξη αυτού είναι ένα ξεχωριστό βήμα, ανεξάρτητο από τον καθορισμό της πολιτικής καθαυτής, και εξηγείται στο πώς αποδεικνύετε ότι η πολιτική είναι και πράξη σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες.
Για να αποφευχθεί η ανάπτυξη από κάθε οντότητα της δικής της έκδοσης αποδεικτικών στοιχείων και ευθύνης, χρησιμοποιείται συχνά ένας πίνακας όπου συγκεντρώνονται οι υποχρεώσεις, οι ιδιοκτήτες και τα αποδεικτικά στοιχεία. Αυτός ο πίνακας ονομάζεται στην πράξη control matrix, και η δομή του καθορίζει αν ένας όμιλος θα μπορεί αργότερα να αποδείξει τι έχει γίνει ή θα μπορεί μόνο να αφηγηθεί τι είχε προβλεφθεί. Οι βασικές αρχές ενός τέτοιου πίνακα, και ο λόγος για τον οποίο σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες παίρνει διαφορετική μορφή απ' ό,τι σε μία μεμονωμένη επιχείρηση, περιγράφονται στο τι είναι ένα control matrix σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες.
Το Compliance Check συγκεντρώνει αυτά τα στοιχεία: ποιες υποχρεώσεις ισχύουν, ποιος είναι ο ιδιοκτήτης, τι μετράει ως αποδεικτικό στοιχείο και ποιο control συνδέεται με αυτό. Όχι ως υποκατάστατο της ίδιας της νομοθεσίας, αλλά ως το επίπεδο που καθιστά ορατό αν μια διοίκηση μπορεί να αποδείξει ότι βρίσκεται υπό έλεγχο, ακόμη και όταν τα αποδεικτικά στοιχεία είναι διασκορπισμένα σε πολλές οντότητες και χώρες.
Η συγκέντρωση διασκορπισμένων αποδεικτικών στοιχείων είναι σε μεγάλο βαθμό αναγνωρίσιμη, επαναλαμβανόμενη εργασία: εντοπισμός του πού βρίσκεται ένα έγγραφο, έλεγχος αν είναι επικαιροποιημένο, σύνδεσή του με τη σωστή υποχρέωση και τον σωστό ιδιοκτήτη. Αυτό είναι ακριβώς το είδος εργασίας για το οποίο η werkscan της FTE TO AI υπολογίζει ποιο μέρος μπορεί να αναλάβει η AI, ώστε να γίνεται σαφές πόσο από τη συγκέντρωση και την οργάνωση των αποδεικτικών στοιχείων παραμένει χειρωνακτική εργασία και πόσο μπορεί να παραδίδεται αυτοματοποιημένα.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.