Grupp b'diversi entitajiet rarament għandu post wieħed fejn tinġabar flimkien l-evidenza tal-konformità. Sussidjarja waħda żżomm il-politika f'sistema lokali tal-kwalità, oħra f'diska kondiviża, u t-tielet waħda f'moħħ impjegat wieħed li ilu snin jipprepara l-istess rapport. Sakemm ħadd ma jistaqsi dwarha, dan jaħdem. Fil-mument li awditur, regolatur, jew il-bord innifsu jrid jara minn xiex tikkonsisti obbligazzjoni u kif tinżamm konformità magħha, jirriżulta li l-evidenza hija mxerrda, skaduta, jew tista' tiġi trasferita biss verbalment.
Dokument ta' politika mhuwiex evidenza ta' konformità. Huwa intenzjoni. L-evidenza hija dak li juri li dik l-intenzjoni ġiet fil-fatt implimentata: proċedura ffirmata, reġistru ta' kontrolli mwettqa, email fejn deviazzjoni ġiet irrappurtata u segwita, rapport li jaqbel mad-data sottostanti. F'grupp b'diversi entitajiet, il-mistoqsija mhijiex biss x'inhi l-evidenza, iżda wkoll fejn għandha tinżamm u min huwa responsabbli għaliha. Mingħajr dik it-tweġiba, iċ-ċans jiddetermina min jista' jsib l-evidenza, u dan mhuwiex bażi biex bord jiddikjara li l-organizzazzjoni hija taħt kontroll.
L-evidenza tispiċċa mxerrda tul il-linji li fihom grupp innifsu huwa maqsum: skont l-entità, skont il-pajjiż, skont il-funzjoni. Kumpanija omm tista' tistabbilixxi politika fil-livell tal-grupp kollu, filwaqt li kull sussidjarja timplimentaha u tiddokumentaha bil-mod tagħha, jew ma tiddokumentahiex xejn għax lokalment ħadd ma jaf li hija obbligatorja. Ma' dan jiżdied il-livell nazzjonali. L-istess obbligazzjoni Ewropea tista' tiġi implimentata b'mod differenti skont il-pajjiż, b'termini differenti, b'awtoritajiet kompetenti differenti, jew b'rekwiżiti addizzjonali differenti. Dak li f'pajjiż wieħed jgħodd bħala evidenza suffiċjenti, mhux dejjem jgħodd f'pajjiż ieħor. Min iħares biss lejn ir-regola tal-grupp kollu, jitlef il-fatt li liema rekwiżiti nazzjonali addizzjonali japplikaw fil-Ġermanja hija mistoqsija differenti minn liema rekwiżiti nazzjonali addizzjonali japplikaw fi Franza, u li għalhekk l-evidenza wkoll trid tinbena u tinżamm b'mod differenti skont il-pajjiż.
Ukoll b'mod funzjonali, l-evidenza tispiċċa mxerrda. L-affarijiet legali jżommu l-kuntratti, il-finanzi jżommu r-rapporti, ir-riżorsi umani jżommu r-reġistrazzjonijiet tat-taħriġ, u ħadd mit-tlieta ma għandu ħarsa ġenerali kompluta. F'fużjoni, akkwiżizzjoni jew riorganizzazzjoni, dan il-problema jikber: l-evidenza li kienet f'entità waħda ma tinqalibx awtomatikament meta r-responsabbiltà tinbidel.
Il-mistoqsija min irid ikun kapaċi jsib l-evidenza hija marbuta mal-mistoqsija min huwa s-sid ta' obbligazzjoni. F'grupp b'diversi entitajiet, dak is-sid mhuwiex awtomatikament il-persuna l-eqreb lejn is-suġġett; jista' jkun il-kumpanija omm, direttur lokali, jew funzjoni maħtura fil-livell tal-grupp kollu. Mingħajr tweġiba ddokumentata għal min huwa s-sid ta' obbligazzjoni f'grupp b'diversi entitajiet tinħoloq sitwazzjoni fejn kulħadd jassumi li ħaddieħor jamministra l-evidenza, sakemm tintalab u ħadd ma jkun kapaċi jipprovdiha.
Awditur li jitlob evidenza ma jżommx kont tal-istruttura organizzattiva interna tal-grupp. Huwa jitlob l-evidenza marbuta mal-obbligazzjoni, mhux mad-dipartiment fejn din tinsab bi kumbinazzjoni. Dan ifisser li l-mod kif tinżamm l-evidenza jrid ikun indipendenti minn fejn din inqalgħet bi kumbinazzjoni. Kif dan jaħdem fil-prattika, u liema deċiżjonijiet jiġu magħhom, huwa deskritt f'kif iżżomm l-evidenza sabiex awditur isibha f'grupp b'diversi entitajiet.
Forma oħra ta' tifrik tinħoloq meta l-politika u l-prattika jiddevjaw minn xulxin mingħajr ma ħadd jinnutah. Dokument ta' politika fil-livell tal-grupp kollu jista' jiġi applikat b'mod sħiħ f'entità waħda u jeżisti biss fuq il-karta f'oħra. Dik id-differenza tidher biss meta jkun hemm mod sistematiku biex jiġi stabbilit li dak li ġie miftiehem ġie fil-fatt implimentat. L-issimostrar ta' dan huwa pass separat, indipendenti mill-istabbiliment tal-politika nnifisha, u huwa spjegat f'kif turi li l-politika hija wkoll prattika f'grupp b'diversi entitajiet.
Biex jiġi evitat li kull entità tiżviluppa l-verżjoni tagħha stess ta' evidenza u responsabbiltà, ħafna drabi jintuża ħarsa ġenerali fejn l-obbligazzjonijiet, is-sidien u l-evidenza jinżammu flimkien. Dik il-ħarsa ġenerali tissejjaħ fil-prattika control matrix, u l-istruttura tagħha tiddetermina jekk grupp jistax aktar tard juri x'sar jew jistax biss jirrakkonta x'kien maħsub. Il-prinċipji ta' matriċi bħal din, u għaliex f'grupp b'diversi entitajiet tieħu forma differenti minn f'impriża waħda, huma deskritti f'x'inhi control matrix f'grupp b'diversi entitajiet.
Il-Compliance Check tiġbor flimkien dawn il-partijiet: liema obbligazzjonijiet japplikaw, min huwa s-sid, x'jgħodd bħala evidenza, u liema control tinħtieġ magħha. Mhux bħala sostitut għar-regolamentazzjoni nnifisha, iżda bħala l-livell li juri jekk bord jistax jipprova li huwa taħt kontroll, anki meta l-evidenza tkun mxerrda fost diversi entitajiet u pajjiżi.
Il-ġbir flimkien tal-evidenza mxerrda huwa fil-parti l-kbira tiegħu xogħol rikonoxxibbli u repetibbli: li tara fejn jinsab dokument, li tivverifika jekk huwiex aġġornat, li torbtu mal-obbligazzjoni u s-sid it-tajbin. Dan huwa eżatt it-tip ta' xogħol li l-werkscan ta' FTE TO AI jikkalkula liema parti minnu tista' tittieħed mill-IA, sabiex isir ċar kemm mill-ġbir u l-organizzazzjoni tal-evidenza jibqa' xogħol manwali u kemm minnu jista' jiġi awtomatizzat.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.