Mitme üksusega grupil on harva üks koht, kus vastavuse tõendusmaterjal kokku tuleb. Üks tütarettevõte peab arvestust kohalikus kvaliteedisüsteemis, teine ühises kettajagamiskaustas, kolmandas asub see ühe töötaja peas, kes on aastaid koostanud sama aruande. Kuni keegi ei küsi, toimib see. Hetkel, kui audiitor, järelevalveasutus või juhtorgan ise soovib näha, millest kohustus koosneb ja kuidas seda täidetakse, ilmneb, et tõendusmaterjal on killustunud, vananenud või ainult suuliselt edastatav.
Poliitikadokument ei ole vastavuse tõend. See on kavatsus. Tõend on see, mis näitab, et kavatsus on ka ellu viidud: allkirjastatud protseduur, teostatud kontrollide logi, e-kiri, milles kõrvalekaldest on teavitatud ja sellega on tegeletud, aruanne, mis vastab aluseks olevatele andmetele. Mitme üksusega grupis ei ole küsimus ainult see, mis on tõend, vaid ka see, kus see peaks asuma ja kes selle eest vastutab. Ilma selle vastuseta otsustab juhus, kes tõendit leida suudab, ja see ei ole alus, mille põhjal juhtorgan saaks kinnitada, et organisatsioon on kontrolli all.
Tõendusmaterjal hajub piki jooni, mille kaudu grupp ise on jagatud: üksuste kaupa, riikide kaupa, funktsioonide kaupa. Emaettevõte võib kehtestada grupiülese poliitika, samal ajal kui igaüks tütarettevõte rakendab ja dokumenteerib seda oma moel, või ei dokumenteeri üldse, kuna kohapeal ei tea keegi, et see on kohustuslik. Sellele lisandub riiklik kiht. Sama Euroopa kohustus võib olla riigiti erinevalt rakendatud, oma tähtaegade, oma pädevate asutuste või oma täiendavate nõuetega. Mis ühes riigis kehtib piisava tõendina, ei kehti seda teises. Kes vaatab ainult grupiülest reeglit, jääb kahe silma vahele, et millised riiklikud lisanõuded kehtivad Saksamaal on teine küsimus kui millised riiklikud lisanõuded kehtivad Prantsusmaal, ja et tõendusmaterjal tuleb seega ka riigiti erinevalt koguda ja säilitada.
Hajub tõend ka funktsionaalselt. Juriidiline osakond hoiab lepinguid, finantsosakond hoiab aruandeid, personaliosakond hoiab koolituste registreid, ja kellelgi kolmest ei ole täielikku ülevaadet. Ühinemise, ülevõtmise või reorganiseerimise korral muutub see probleem suuremaks: tõend, mis kuulus ühele üksusele, ei liigu automaatselt kaasa, kui vastutus nihkub.
Küsimus, kes peab suutma tõendit leida, on seotud küsimusega, kes on kohustuse omanik. Mitme üksusega grupis ei ole see omanik automaatselt isik, kes on teemale kõige lähemal; see võib olla emaettevõte, kohalik juht või grupiüleselt määratud funktsioon. Ilma kirjaliku vastuseta küsimusele kes on kohustuse omanik mitme üksusega grupis tekib olukord, kus kõik eeldavad, et tõendit haldab keegi teine, kuni hetkeni, kui seda küsitakse ja keegi ei suuda seda esitada.
Audiitor, kes tõendit nõuab, ei arvesta grupi sisemise organisatsiooniga. Ta küsib tõendit kohustuse järgi, mitte osakonna järgi, kus see juhuslikult on salvestatud. See tähendab, et tõendusmaterjali säilitamise viis peab olema sõltumatu sellest, kus see juhuslikult tekkis. Kuidas see praktikas toimib ja mis valikud sellega kaasnevad, on kirjeldatud lehel kuidas säilitada tõendeid nii, et audiitor need mitme üksusega grupis leiab.
Teine killustumise vorm tekib, kui poliitika ja praktika lähevad lahku, ja keegi ei märka seda. Grupiülene poliitikadokument võib ühes üksuses olla täielikult rakendatud ja teises eksisteerida ainult paberil. See erinevus tuleb nähtavaks alles, kui on olemas süstemaatiline viis kinnitada, et kokkulepitu on ka ellu viidud. Selle tõendamine on eraldi etapp, mis erineb poliitika kehtestamisest, ja on selgitatud lehel kuidas tõendada, et poliitika on ka praktika mitme üksusega grupis.
Selleks et vältida olukorda, kus igal üksusel tekib oma versioon tõendusmaterjalist ja vastutusest, kasutatakse tihti ülevaadet, kus kohustused, omanikud ja tõendusmaterjal on koos esitatud. Sellist ülevaadet nimetatakse praktikas kontrollimaatriksiks, ja selle koostamine määrab, kas grupp saab hiljem tõestada, mida tehti, või saab ta ainult jutustada, mida kavatseti. Sellise maatriksi põhimõtted, ja põhjus, miks see mitme üksusega grupis erineb ühe ettevõtte maatriksist, on kirjeldatud lehel mis on kontrollimaatriks mitme üksusega grupis.
Vastavuskontroll (Compliance Check) toob need osad kokku: millised kohustused kehtivad, kes on omanik, mis loetakse tõendiks ja mis kontroll sellega kaasneb. Mitte regulatsiooni ennast asendades, vaid kihina, mis muudab nähtavaks, kas juhtorgan saab tõestada, et ta on kontrolli all, ka kui tõendusmaterjal on hajutatud mitme üksuse ja riigi vahel.
Hajutatud tõendite kokku koondamine on suures osas äratuntav, korduv töö: tuvastamine, kus dokument asub, kontrollimine, kas see on ajakohane, seostamine õige kohustuse ja omanikuga. See on täpselt selline ülesanne, mille puhul FTE TO AI töövoo analüüs arvutab, kui suure osa saab AI üle võtta, nii et selgub, kui palju tõendite kogumisest ja korrastamisest jääb käsitööks ja kui palju sellest saab automatiseeritult tarnida.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.