Skupina s viacerými entitami len zriedka má jedno miesto, kde sa zbieha dôkaz o dodržiavaní predpisov. Jedna dcérska spoločnosť uchováva politiku v lokálnom systéme kvality, druhá na zdieľanom disku, tretia v hlave jedného zamestnanca, ktorý už roky zostavuje rovnaké hlásenie. Kým sa na to nikto nepýta, funguje to. V okamihu, keď auditor, dozorný orgán alebo samotné vedenie chce vidieť, z čoho povinnosť pozostáva a ako sa dodržiava, ukáže sa, že dôkaz je rozdrobený, zastaraný alebo prenosný iba ústne.
Dokument politiky nie je dôkazom dodržiavania predpisov. Je to zámer. Dôkaz je to, čo preukazuje, že tento zámer bol aj vykonaný: podpísaný postup, denník vykonaných kontrol, e-mail, v ktorom bola nahlásená a riešená odchýlka, hlásenie, ktoré nadväzuje na podkladové údaje. Pri skupine s viacerými entitami nejde len o otázku, čo je dôkaz, ale aj kde by mal byť uložený a kto je za neho zodpovedný. Bez odpovede na túto otázku o tom, kto dokáže dôkaz nájsť, rozhoduje náhoda, a to nie je základ, na ktorom by vedenie mohlo vyhlásiť, že organizácia má situáciu pod kontrolou.
Dôkaz sa rozptyľuje podľa línií, podľa ktorých je skupina sama rozdelená: podľa entity, podľa krajiny, podľa funkcie. Materská spoločnosť môže stanoviť celoskupinovú politiku, zatiaľ čo každá dcérska spoločnosť ju vykonáva a dokumentuje svojím vlastným spôsobom, alebo ju nedokumentuje vôbec, pretože lokálne nikto nevie, že je to povinné. K tomu sa pridáva národná vrstva. Rovnaká európska povinnosť môže byť v každej krajine implementovaná odlišne, s vlastnými lehotami, vlastnými príslušnými orgánmi alebo vlastnými doplňujúcimi požiadavkami. Čo sa v jednej krajine považuje za dostatočný dôkaz, neplatí v inej. Kto sa pozerá len na celoskupinové pravidlo, prehliadne, že aké národné doplnky platia v Nemecku je iná otázka ako aké národné doplnky platia vo Francúzsku, a že dôkaz sa teda musí v každej krajine budovať a uchovávať odlišne.
Aj funkčne sa dôkaz rozptyľuje. Právne oddelenie uchováva zmluvy, financie uchovávajú hlásenia, HR uchováva záznamy o školeniach, a nikto z týchto troch nemá úplný prehľad. Pri fúzii, akvizícii alebo reorganizácii sa tento problém zväčšuje: dôkaz, ktorý bol pri jednej entite, sa automaticky nepresúva spolu s ňou, keď sa zodpovednosť presúva.
Otázka, kto musí byť schopný nájsť dôkaz, súvisí s otázkou, kto je vlastníkom povinnosti. Pri skupine s viacerými entitami nie je tento vlastník automaticky osoba, ktorá je téme najbližšie; môže to byť materská spoločnosť, lokálny riaditeľ, alebo funkcia, ktorá je určená na úrovni celej skupiny. Bez zdokumentovanej odpovede na otázku kto je vlastníkom povinnosti pri skupine s viacerými entitami vzniká situácia, v ktorej si každý myslí, že dôkaz správuje niekto iný, až do okamihu, keď sa oň požiada a nikto ho nedokáže predložiť.
Auditor, ktorý žiada o dôkaz, neberie ohľad na vnútornú organizačnú štruktúru skupiny. Žiada o dôkaz k povinnosti, nie k oddeleniu, kde je náhodou uložený. To znamená, že spôsob, akým sa dôkaz uchováva, musí byť oddelený od toho, kde náhodou vznikol. Ako to funguje v praxi a aké rozhodnutia s tým súvisia, je popísané v ako uchovávate dôkaz tak, aby ho auditor našiel pri skupine s viacerými entitami.
Druhá forma rozdrobenosti vzniká, keď sa politika a prax rozchádzajú bez toho, aby si to niekto všimol. Celoskupinový dokument politiky môže byť v jednej entite plne uplatňovaný a v druhej existovať len na papieri. Tento rozdiel je viditeľný až vtedy, keď existuje systematický spôsob, ako overiť, že to, čo bolo dohodnuté, sa aj vykonalo. Toto preukázanie je samostatný krok, oddelený od samotného stanovenia politiky, a je vysvetlené v ako preukážete, že politika je aj praxou pri skupine s viacerými entitami.
Aby sa predišlo tomu, že si každá entita vytvorí vlastnú verziu dôkazu a zodpovednosti, často sa používa prehľad, v ktorom sú spolu uvedené povinnosti, vlastníci a dôkaz. Tento prehľad sa v praxi nazýva control matrix, a jeho štruktúra rozhoduje o tom, či skupina neskôr dokáže preukázať, čo bolo vykonané, alebo len prerozprávať, čo bolo zamýšľané. Základné princípy takejto matice, a prečo pri skupine s viacerými entitami nadobúda inú formu než pri jedinom podniku, sú popísané na stránke čo je control matrix pri skupine s viacerými entitami.
Compliance Check spája tieto časti: aké povinnosti platia, kto je ich vlastníkom, čo sa počíta ako dôkaz a aká control k tomu patrí. Nie ako náhrada samotnej regulácie, ale ako vrstva, ktorá zviditeľňuje, či vedenie dokáže preukázať, že má situáciu pod kontrolou, aj keď je dôkaz rozptýlený medzi viacero entít a krajín.
Zhromažďovanie rozptýleného dôkazu je do veľkej miery rozpoznateľná, opakovateľná práca: overiť, kde sa dokument nachádza, skontrolovať, či je aktuálny, spojiť ho so správnou povinnosťou a vlastníkom. Presne to je typ úlohy, pri ktorej pracovná analýza od FTE TO AI vypočíta, akú časť môže prevziať AI, takže je jasné, koľko zo zberu a usporiadania dôkazu zostáva manuálnou prácou a koľko z toho môže byť dodané automatizovane.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.