O politică de grup nu este o dovadă. Este o intenție stabilită de la sediul central și care, în cele mai bune cazuri, a fost și transmisă către fiecare entitate. Dacă acest lucru s-a întâmplat, și dacă politica este și efectiv aplicată, este o întrebare diferită de aceea dacă politica există. Un consiliu de administrație care dorește să demonstreze că are lucrurile sub control trebuie să poată acoperi această diferență: nu doar să arate ce s-a decis, ci și ce se întâmplă în practică la fiecare entitate care intră sub sfera de aplicare.
La un grup cu mai multe entități, politica este de obicei scrisă centralizat și executată descentralizat. Aceasta înseamnă că distanța dintre textul politicii și practica de pe teren este mai mare decât la o singură companie. O filială dintr-o altă țară, cu o altă limbă, o altă echipă de conducere și, uneori, o altă tradiție contabilă, aplică politica așa cum o înțelege ea. Acest lucru nu este automat greșit, dar este ceva ce trebuie constatat separat. Un consiliu de administrație care presupune că politica de grup este aplicată identic pretutindeni face o presupunere care este rareori verificată până când un auditor sau un organism de supraveghere o cere.
Politica este un document. Dovada este altceva: o activitate, o aprobare, o abatere care a fost semnalată și urmată, un control care a fost efectiv efectuat la un moment care poate fi identificat. Ce contează ca dovadă la o obligație depinde de natura acelei obligații, dar esența este mereu aceeași: trebuie să se poată demonstra că ceva s-a întâmplat, nu doar că ar fi trebuit să se întâmple. La un grup cu mai multe entități, această distincție devine mai acută, pentru că politica este scrisă într-un loc, iar dovada trebuie adunată dintr-un loc complet diferit.
Cea mai frecventă problemă nu este că nu există dovezi, ci că dovezile există, dispersate în diferite entități, sisteme și persoane responsabile, fără ca nimeni la nivel de grup să aibă o imagine de ansamblu. Un controller local a ținut o foaie de calcul, un responsabil de conformitate al unei filiale a păstrat e-mailuri, un auditor extern a finalizat un program de lucru care nu este stocat nicăieri centralizat. Unde se dispersează dovezile este exact acest tipar: nu absența dovezilor, ci absența unui loc unde dovezile se adună. Pe măsură ce un grup este mai mare și mai internațional, acest tipar se intensifică, simplu pentru că există mai multe locuri unde ceva poate fi înregistrat și mai multe persoane care presupun că altcineva ține evidența.
Pentru a organiza demonstrabilitatea pe mai multe entități, este necesară o structură care să stabilească, pentru fiecare obligație, cine este responsabil pentru ce, chiar și atunci când acest lucru diferă de la o entitate la alta. Ce este o matrice de control la un grup cu mai multe entități explică cum se prezintă o astfel de matrice: pentru fiecare obligație un proprietar, dovada care este legată de acea obligație și controlul care demonstrează că dovada a fost verificată. La o singură companie, această matrice este ușor de gestionat. La un grup, fiecare rând se multiplică cu numărul de entități cărora li se aplică obligația, iar acest număr este rareori la fel de clar pentru toată lumea din interiorul grupului.
Demonstrabilitatea devine demonstrabilitate reală doar atunci când o persoană din afara grupului o poate urmări. Poate fi un auditor extern, un organism de supraveghere sau un membru nou al consiliului de administrație care trebuie să preia situația precedentă. Cum păstrați dovezile astfel încât un auditor să le găsească tratează exact această capacitate de a fi găsit: nu doar dacă dovada există, ci dacă este stocată într-un mod care este ușor de înțeles pentru o persoană care nu cunoaște structura internă a grupului. La mai multe entități, aceasta este un strat suplimentar de complexitate, pentru că această capacitate de a fi găsit trebuie să funcționeze nu doar în interiorul unei entități, ci și între entități, astfel încât nivelul de grup să poată prezenta o imagine coerentă, în loc de o colecție de dosare separate.
O complicație suplimentară la un grup este că aceeași obligație europeană poate fi implementată diferit de la o țară la alta. O filială din Germania poate intra sub o altă implementare națională decât o filială din Franța, chiar dacă norma europeană de bază este identică. Ce titluri naționale se aplică în Germania și ce titluri naționale se aplică în Franța arată unde această diferență devine concretă. O politică de grup scrisă doar pe baza textului european nu acoperă automat, prin urmare, ceea ce fiecare entitate trebuie să demonstreze local. Exact acolo sunt surprinse pe nepregătite multe grupuri: nu de regula principală, ci de titlul național care se află dedesubt.
Cartografierea proprietarilor, a dovezilor și a controalelor pe mai multe entități este o muncă formată în mare parte din colectarea, ordonarea și actualizarea repetată a unor informații care deja există undeva. Acesta este exact tipul de sarcină pentru care scanul de lucru al FTE TO AI examinează ce parte poate fi preluată de AI, sarcină cu sarcină, fără a presupune nimic despre rezultatul pentru organizația dumneavoastră.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.