Grupas politika nav pierādījums. Tā ir nodoms, kas noteikts galvenajā birojā un, labākajā gadījumā, arī nodots tālāk katrai juridiskajai vienībai. Vai tas ir noticis un vai politika tiek tiešām piemērota, ir citāds jautājums nekā tas, vai politika eksistē. Valdei, kas vēlas pierādīt, ka tā kontrolē situāciju, jāspēj pārtiltot šo atšķirību: ne tikai parādīt, kas ir nolemts, bet arī to, kas praksē notiek katrā juridiskajā vienībā, uz kuru attiecas šis darbības lauks.
Grupā ar vairākām juridiskām vienībām politika parasti ir centralizēti rakstīta un decentralizēti īstenota. Tas nozīmē, ka atstarpe starp politikas tekstu un praksi darba vietā ir lielāka nekā vienā uzņēmumā. Meitasuzņēmums citā valstī, ar citu valodu, citu vadības komandu un dažreiz citu grāmatvedības tradīciju, piemēro politiku tā, kā tas šo politiku saprot. Tas automātiski nav kļūda, bet tas ir kas, ko jānoskaidro atsevišķi. Valde, kas pieņem, ka grupas politika visur tiek piemērota identiski, izdara pieņēmumu, kas reti tiek pārbaudīts, kamēr revidents vai uzraudzības institūcija par to nepajautā.
Politika ir dokuments. Pierādījums ir kas citāds: darbība, apstiprinājums, novirze, kas ir konstatēta un kurai ir bijusi seku novēršana, kontrole, kas ir tiešām veikta brīdī, kuru var izsekot. Kas skaitās par pierādījumu attiecībā uz kādu pienākumu ir atkarīgs no šī pienākuma rakstura, bet pamatā tas ir vienmēr tas pats: jāspēj pierādīt, ka kas ir noticis, ne tikai to, ka tam būtu vajadzējis notikt. Grupā ar vairākām juridiskām vienībām šī atšķirība kļūst asāka, jo politika ir rakstīta vienā vietā, un pierādījums jāsavāc pavisam citā vietā.
Biežākā problēma nav tā, ka pierādījuma nav, bet gan tā, ka pierādījums eksistē, izklīdis pa dažādām juridiskajām vienībām, sistēmām un atbildīgajām personām, bez tā, ka kāds grupas līmenī pār to gūst pārskatu. Vietējais kontrolieris ir uzturējis izklājlapu, meitasuzņēmuma atbilstības speciālists ir saglabājis e-pastus, ārējais revidents ir pabeidzis darba programmu, kas nekur nav centralizēti glabāta. Kur pierādījumi izklīst ir precīzi šis modelis: nav pierādījuma trūkums, bet trūkst vietas, kur pierādījums sanāk kopā. Jo lielāka un starptautiskāka grupa, jo šis modelis pastiprinās, vienkārši tāpēc, ka ir vairāk vietu, kur kaut ko var fiksēt, un vairāk cilvēku, kas domā, ka to uztur kāds cits.
Lai organizētu pierādāmību pār vairākām juridiskajām vienībām, ir nepieciešama struktūra, kas katram pienākumam fiksē, kas par ko ir atbildīgs, arī tad, ja tas atšķiras pēc juridiskās vienības. Kas ir kontroles matrica grupā ar vairākām juridiskām vienībām izskaidro, kā šāda matrica izskatās: katram pienākumam - īpašnieks, pierādījums, kas pie šī pienākuma pieder, un kontrole, kas parāda, ka pierādījums ir pārbaudīts. Vienā uzņēmumā šāda matrica ir pārskatāma. Grupā katra rinda vairojas ar juridisko vienību skaitu, uz kurām pienākums attiecas, un šis skaits reti ir vienādi skaidrs visiem grupas ietvaros.
Pierādāmība ir pierādāmība tikai tad, ja kāds no ārpuses to var izsekot. Tas var būt ārējais revidents, uzraudzības institūcija vai jauns valdes loceklis, kam jāpārņem iepriekšējā situācija. Kā jūs glabājat pierādījumus, lai revidents tos atrastu attiecas uz šo atrodamību: ne tikai to, vai pierādījums eksistē, bet vai tas ir uzglabāts tā, lai tas būtu saprotams kādam, kas nezina grupas iekšējo struktūru. Vairāku juridisko vienību gadījumā tas ir papildu sarežģītības slānis, jo atrodamībai nav jāfunkcionē tikai vienas juridiskās vienības ietvaros, bet arī starp juridiskajām vienībām, lai grupas līmenis varētu parādīt saskaņotu attēlu, nevis atsevišķu dokumentu kolekciju.
Papildu sarežģītība grupā ir tā, ka viena un tā pati Eiropas prasība katrā valstī var izpausties atšķirīgi. Meitasuzņēmums Vācijā var pakļauties citādai nacionālajai izstrādei nekā meitasuzņēmums Francijā, kaut arī pamatā esošais Eiropas noteikums ir identisks. Kādas nacionālās papildu prasības ir spēkā Vācijā un kādas nacionālās papildu prasības ir spēkā Francijā parāda, kur šī atšķirība kļūst konkrēta. Grupas politika, kas rakstīta, pamatojoties tikai uz Eiropas tekstu, tāpēc automātiski nesedz to, ko katrai juridiskajai vienībai vietēji jāpierāda. Tieši tur daudzas grupas tiek pārsteigtas: ne pamatnoteikuma dēļ, bet nacionālās papildu prasības dēļ, kas atrodas tam pamatā.
Īpašnieku, pierādījumu un kontroļu kartēšana pār vairākām juridiskajām vienībām ir darbs, kas lielā mērā sastāv no informācijas apkopošanas, kārtošanas un regulāras uzturēšanas - informācijas, kas jau kaut kur eksistē. Tas ir tieši tāda veida uzdevums, par kuru FTE TO AI darba skenēšana pēta, kāda daļa var tikt uzņemta AI, uzdevums pēc uzdevuma, neizdarot nekādus pieņēmumus par rezultātu jūsu organizācijai.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.