Pienākums ir pierādīts tikai tad, ja pastāv kaut kas, ko cits var pārbaudīt, neprasot to jums. Tā ir pierādāmības pamatnostādne: nav svarīgi, ko jūs zināt, ka ir notikis, bet gan ko auditors, uzraudzības iestāde vai jauns atbilstības (compliance) speciālists var atrast, jums to nepaskaidrojot. Daudzi uzņēmumi tikai auditā atklāj, ka pierādījums patiešām eksistē, taču to nevar atrast.
Pierādījums nav tas pats, kas politika. Politikas dokumentā ir teikts, kāds ir nodoms; pierādījums parāda, ka šis nodoms ir arī izpildīts. Domājiet par apstiprinātu lēmumu ar datumu un apstiprinātāja vārdu, e-pasta saraksti, no kuras redzams izvērtējums, kontroles žurnālu par faktiski veiktu pārbaudi vai atskaiti, kas sakrīt ar tai pamatā esošajiem datiem. Tas, kas precīzi tiek uzskatīts par pietiekamu pierādījumu, atšķiras atkarībā no pienākuma, un kas ir uzskatāms par pierādījumu attiecībā uz pienākumu grupā ar vairākām vienībām parāda, kā šis jautājums saasinās, tiklīdz iesaistītas vairākas nodaļas vai meitasuzņēmumi. Kopīgā tēma vienmēr ir tā, ka atšķirība starp politiku un praksi bieži tiek novērtēta pārāk zemu: dokuments, kas izskatās labi, nav pierādījums, ka kāds pēc tā ir arī rīkojies. Kā šo atšķirību padarīt redzamu, ir izklāstīts sadaļā kā jūs pierādāt, ka politika ir arī prakse.
Pierādījums parasti nerodas tajā vietā, kur tas galu galā ir nepieciešams. Riska novērtējumu veic operatīvā komanda, apstiprinājums notiek e-pastā, kontrole tiek fiksēta izklājlapā, kas atrodas vien lokālā diskā. Līdz brīdim, kad auditors prasa pierādīt, ka pienākums ir izpildīts, kādam šis pierādījums ir jāatrod no jauna. Vienai vienībai tas jau ir sarežģīti; grupai ar vairākām nodaļām, valstīm vai meitasuzņēmumiem tas pārvēršas par īstiem meklējumiem. Katrai vienībai var būt savs arhīvs, sava sistēma, savs fiksēšanas veids. Kur tieši šeit rodas problēmas un kāpēc tas nav vienkārši disciplīnas jautājums, ir aprakstīts sadaļā kur pierādījumi nokļūst izkaisīti grupā ar vairākām vienībām. Grupas struktūrām specifiski ir izklāsts par to pašu jautājumu, kas šajā lapā, pielāgots tieši šai situācijai: kā glabāt pierādījumus tā, lai auditors tos atrastu grupā.
Atrodamība sākas ar piederību (owner). Pierādījums, kuram nekur nav piederības, netiek nekur uzturēts un tāpēc netiek glabāts vietā, kur kāds to var atrast. Katram pienākumam ir kāds, kas galu galā var izskaidrot, kas ir izdarīts un kāpēc; kas šī persona ir, ne vienmēr ir pašsaprotams organizācijā ar vairākām nodaļām vai vienībām. Kā šī piederība tiek noteikta un kāpēc tā automātiski nav atbilstības (compliance) nodaļas ziņā, ir aprakstīts sadaļā kas ir pienākuma īpašnieks. Tiklīdz šī piederība ir noskaidrota, nākamais jautājums nav par vēl vienu dokumentu, bet gan par struktūru, kas savieno pienākumu, īpašnieku un pierādījumu. Šo struktūru parasti sauc par control matrix, un to, ko šī matrica atrisina un ko ne, ir izklāstīts sadaļā kas ir control matrix.
Pierādāmības gadījumā bieži rodas reflekss: vairāk fiksēt, vairāk arhivēt, vairāk mapes izveidot. Tas problēmu neatrisina. Auditors, kuram vienas prasības pārbaudei jāizmeklē trīs sistēmas, to nepiedzīvo kā kontroli, lai arī pierādījums patiešām eksistē. Jautājums nav par to, cik daudz pierādījumu ir, bet vai tas ir izsekojams: no pienākuma uz īpašnieku, uz pierādījumu, uz kontroli, kas parāda, ka tas ir notikis. Bez šīs izsekojamības pierādījums paliek izkaisīts, arī tad, ja uz papīra tas ir pilnīgs.
Tas izpaužas vēl spēcīgāk, jo lielāka un sarežģītāka ir organizācija. Vienas un tās pašas Eiropas regulas nacionālās interpretācijas dažādās valstīs atšķiras, ar citiem termiņiem, citām iestādēm un citām gaidām par to, kas tiek uzskatīts par pierādījumu. Kas vienā valstī ir pietiekami, otrā automātiski tas nebūt nav. Tas padara centralizētu, izsekojamu pierādījumu struktūru nevis kārtības jautājumu, bet priekšnoteikumu, lai saglabātu pārskatu par to, kas patiešām ir fiksēts katrā valstī, katrā vienībā un attiecībā uz katru pienākumu.
Pierādījumu fiksēšana, uzturēšana un padarīšana atrodamiem pati par sevi ir darbs: dokumentu kārtošana, atsauču izveide, pārbaude, vai dosjē ir pilnīgs, pirms auditors to prasa. Daļa no šī darba ir atkārtojama un seko fiksētam modelim katram pienākumam. Kas vēlas zināt, kuru daļu no šī darba var pārņemt AI un kura daļa paliek atkarīga no cilvēka vērtējuma, to var izrēķināt ar FTE TO AI darba skenēšanas rīku (werkscan), kas katram uzdevumam norāda, cik lielas ir automatizācijas iespējas.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.