Kohustus on tõendatud alles siis, kui on olemas midagi, mida keegi teine saab kontrollida, ilma et peaks teilt küsima. See on tõendatavuse tuum: mitte see, mida te teate olevat toimunud, vaid see, mida audiitor, järelevaataja või uus vastavusametnik suudab üles leida, ilma et te peaksite seda selgitama. Paljud ettevõtted avastavad alles auditi käigus, et tõend on tegelikult olemas, kuid pole leitav.
Tõend ei ole sama mis põhimõte. Põhimõttedokument ütleb, mis oli kavatsus; tõend näitab, et see kavatsus ka tegelikult ellu viidi. Mõelge heakskiidetud otsusele koos kuupäeva ja heakskiitja nimega, e-kirjavahetusele, kust nähtub kaalutlus, kontrollpäevikule tegelikult teostatud kontrolli kohta või aruandele, mis vastab aluseks olevatele andmetele. Mis täpselt loetakse piisavaks tõendiks, erineb kohustuse kaupa, ja mis loetakse tõendiks kohustuse puhul mitme üksusega grupis näitab, kuidas see küsimus teravneb, kui lisandub mitu tegevuskohta või tütarettevõtet. Ühine joon on see, et vahet põhimõtte ja praktika vahel alahinnatakse tihti: dokument, mis näeb hea välja, ei ole tõend, et keegi selle järgi ka tegutses. Kuidas seda vahet nähtavaks teha, on lahti kirjutatud lehel kuidas te tõendate, et põhimõte on ka praktika.
Tõend ei teki tavaliselt seal, kus seda lõpuks vaja on. Riskihinnangu koostab operatiivmeeskond, heakskiit toimub e-kirjas, kontroll dokumenteeritakse tabelis, mis on ainult kohalikus kettas. Selleks ajaks, kui audiitor palub tõendada, et kohustus on täidetud, peab keegi selle tõendi taasleidma. Ühe üksuse puhul on see juba raske; grupis, kus on mitu tegevuskohta, riiki või tütarettevõtet, muutub see omaette otsinguks. Igal üksusel võib olla oma arhiiv, oma süsteem, oma dokumenteerimisviis. Kus see täpselt viltu läheb ja miks see ei ole ainult distsipliini küsimus, on kirjeldatud lehel kus tõend läheb hajali mitme üksusega grupis. Grupistruktuuride kohta on olemas käesolevaga sarnase küsimuse spetsiifiline lahtikirjutus: kuidas te säilitate tõendeid, et audiitor need leiaks grupis.
Leitavus algab omanikuõigusest. Tõendil, millel puudub omanik, ei peeta kusagil arvestust ja seda ei säilitata seega ka kohas, kust keegi selle leiaks. Igal kohustusel on lõppkokkuvõttes keegi, kes suudab selgitada, mida tehti ja miks; kes see on, ei ole mitmete osakondade või üksustega organisatsioonis alati iseenesestmõistetav. Kuidas see omanikuõigus määratakse ja miks see ei kuulu automaatselt vastavusosakonnale, on kirjas lehel kes on kohustuse omanik. Kui omanikuõigus on selge, on järgmine küsimus mitte veel üks dokument, vaid struktuur, mis seob kohustuse, omaniku ja tõendi omavahel. Sellist struktuuri nimetatakse enamasti kontrollmaatriksiks, ja mida see maatriks lahendab ja mida mitte, on selgitatud lehel mis on kontrollmaatriks.
Tõendatavuse puhul on tavapärane refleks: rohkem dokumenteerida, rohkem arhiveerida, rohkem kaustu luua. See ei lahenda probleemi. Audiitor, kes peab ühe kohustuse kontrollimiseks läbi kolme süsteemi otsima, ei tunneta seda kui kontrolli all olemist, isegi kui tõend tegelikult olemas on. Küsimus ei ole selles, kui palju tõendeid on, vaid kas need on jälgitavad: kohustusest omanikuni, tõendini, kontrollini, mis näitab, et see on toimunud. Ilma sellise jälgitavuseta jääb tõend hajali, ka kui see paberil täielik on.
See kehtib tugevamalt, mida suurem ja keerukam organisatsioon on. Ühe Euroopa reegli riigisisesed ülevõtmised erinevad riigi kaupa, teiste tähtaegade, teiste asutuste ja teiste ootustega selle kohta, mis loetakse tõendiks. Mis on ühes riigis piisav, ei ole seda automaatselt teises. See muudab tsentraalse, jälgitava tõendistruktuuri mitte korralikkuse küsimuseks, vaid tingimuseks, et säilitada ülevaade sellest, mis on riigi, üksuse ja kohustuse kaupa tegelikult dokumenteeritud.
Tõendite dokumenteerimine, arvestuse pidamine ja leitavaks muutmine on iseenesest töö vorm: dokumentide korrastamine, viidete loomine, kontrollimine, kas toimik on täielik enne, kui audiitor selle küsib. Osa sellest tööst on korduv ja järgib fikseeritud mustrit kohustuse kaupa. Kes soovib teada, kui suure osa sellest töö saab AI üle võtta ja kui suur osa jääb sõltuma inimlikust otsustusest, saab selle välja arvutada FTE TO AI töökaardistuse abil, mis näitab ülesande kaupa, kui palju ruumi automatiseerimisele on.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.