Mitme üksusega grupis on harva ühest vastust küsimusele, kes mille eest vastutab. Emaettevõte annab aru, kuid andmed tekivad tütarettevõtetes, ühisettevõtetes või välismaistes tegevuskohtades. Kui juhatus peab tõendama, et kohustus on täidetud, tekib küsimus, mis täpselt loetakse selle kohta tõendiks ja kus see tõend praegu asub.
Aastaaruanne või jätkusuutlikkuse aruanne näitab tulemust, mitte protsessi. Juhatuse jaoks, kes soovib olla olukorra üle kontrolli all, loeb mitte ainult lõpptulemus, vaid ka sinnajõudmise jälg: kes andmed esitas, mis allika põhjal, millise heakskiiduga ja mis ajal. Ühe üksuse puhul on see jälg üldjuhul leitav ühest osakonnast. Grupi puhul kulgeb jälg mitme süsteemi, keele ja vastutusala läbi, mistõttu küsimus, mis loetakse tõendiks, ei ole nii ilmselge, kui see kõlab.
Andmed energiatarbimise, personali, tarnijate või riskide kohta tekivad üldjuhul kohapeal, üksuses, kus tegevus tegelikult toimub. Sealt konsolideeritakse need grupi tasandile. Sellel liikumisel kohalikult tasandilt keskseks kaob tõend kergesti oma algallikast: arv jõuab tabelisse, ilma et oleks jälgitav, milline tegevuskoht selle esitas või milline eeldus sinna sisse on arvestatud. Kes soovib täpselt teada, kus tõend läheb hajusaks mitme üksusega grupis, näeb, et see juhtub enamasti süsteemide vahelistel üleminekukohtadel, mitte süsteemi sees.
Grupiülene poliitikadokument kirjeldab normi, mitte tegevust. Audiitor või järelevaataja, kes küsib, kas kohustus on täidetud, küsib sisuliselt, kas poliitikat on ka rakendatud, ja kas seda saab üksuste kaupa tõendada. Keskselt kehtestatud poliitikadokument ütleb vähe selle kohta, kas mõnes teises riigis tegutsev tütarettevõte on seda poliitikat tegelikult rakendanud. Kuidas see samm normist praktikani tõendatavaks muutub, on kirjeldatud lehel kuidas te tõendate, et poliitika on ka praktika mitme üksusega grupis.
Tõendit, mida keegi enda ülesandeks ei pea, ei hoita ajakohasena ega leitagi hetkel, kui seda vajatakse. Mitme üksusega grupis on küsimus, kes on kohustuse omanik, seetõttu sama oluline kui küsimus, mida tuleb tõendada. Kui igal kohustusel puudub määratud omanik, tekib risk, et tõendit kogutakse mitmes kohas korraga või ei kogutagi üldse. Lehel kes on kohustuse omanik mitme üksusega grupis on selgitatud, kuidas see määramine suhestub grupi struktuuriga.
Kuskil hoitav dokument ei ole automaatselt dokument, mida audiitor ka üles leiab. Mitme üksuse puhul, millel on omad süsteemid ja omad arhiveerimistavad, on vahemaa säilitamise ja leitavuse vahel sageli suurem, kui grupi tasandil eeldatakse. Sellest teemast, kuidas tõendit hoida nii, et see on õigel ajal leitav, räägitakse lähemalt lehel kuidas te hoiate tõendit nii, et audiitor selle leiab mitme üksusega grupis.
Üks lisakeerukuse kiht: sama Euroopa kohustust võidakse riikide lõikes erinevalt rakendada. See, mida ühes riigis loetakse piisavaks tõendiks, ei ole teises riigis piisav, kuna riiklik seadusandja on Euroopa alusele lisanud oma nõuded. Grupi jaoks, kellel on tegevuskohad mitmes riigis, tähendab see, et üks tõendustandard ei kehti iseenesest kõikjal. Näide sellest, milline selline riiklik lisanõue välja näeb, on kirjeldatud lehel millised riiklikud lisanõuded kehtivad Saksamaal.
On ahvatlev vaadata tõendit kui midagi, mida kogutakse: mida rohkem dokumente, seda tugevam positsioon. Juhatuse jaoks, kes peab tõendama, et olukord on kontrolli all, on struktuur olulisem kui kogus. Iga kohustuse puhul on oluline, kes on omanik, milline tõend sellega kaasneb ja milline kontrollimeede tõendab, et see tõend on ka ajakohane ja usaldusväärne. Ilma selle seoseta kohustuse, omaniku, tõendi ja kontrollimeetme vahel jääb dokumentide kogum vaid kogumiks, mitte tõendatuseks. Kuidas see seos dokumenteeritakse, on kirjeldatud lehel mis on kontrollmaatriks mitme üksusega grupis.
Selle kaardistamine, kes millist tõendit haldab, kus see tõend tekib ja kuidas see leitavana püsib, on töö, mis suures osas seisneb olemasoleva teabe korrastamises. Osa sellest korrastavast tööst, näiteks andmete allikani viimine või puuduvate lülide märkamine, sobib AI toetuse jaoks. FTE TO AI pakub töölõikude analüüsi, mis arvutab ülesande kaupa, kui suure osa töö saab AI üle võtta; kes soovib teada, kui palju tõendus- ja aruandekohustuse tööst grupis selleks sobib, leiab sealt lähtepunkti.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.