Grupa złożona z wielu podmiotów rzadko ma jedną odpowiedź na pytanie, kto za co odpowiada. Spółka matka raportuje, ale dane powstają u spółek zależnych, w joint venture'ach lub w zagranicznych filiach. Gdy zarząd musi wykazać, że obowiązek został wypełniony, pojawia się pytanie, co dokładnie liczy się jako dowód i gdzie ten dowód się w danym momencie znajduje.
Roczne sprawozdanie lub raport dotyczący zrównoważonego rozwoju pokazuje wynik, nie proces. Dla zarządu, który chce mieć kontrolę nad sytuacją, liczy się nie tylko końcowy wynik, ale również ścieżka, która do niego doprowadziła: kto dostarczył dane, na podstawie jakiego źródła, z jaką zgodą i w którym momencie. W przypadku jednego podmiotu tę ścieżkę zwykle można odnaleźć w ramach jednego działu. W przypadku grupy ścieżka przebiega przez wiele systemów, języków i zakresów odpowiedzialności, co sprawia, że pytanie, co liczy się jako dowód, jest mniej oczywiste, niż się wydaje.
Dane dotyczące zużycia energii, personelu, dostawców czy ryzyk powstają zazwyczaj lokalnie, w podmiocie, w którym faktycznie mają miejsce. Od tego momentu są konsolidowane na poziomie grupy. W tym ruchu od lokalnego do centralnego dowód łatwo odłącza się od swojego źródła: liczba trafia do arkusza kalkulacyjnego, bez możliwości ustalenia, która filia ją dostarczyła lub jakie założenie zostało w niej uwzględnione. Kto chce dokładnie wiedzieć, gdzie dowód rozprasza się w grupie z wieloma podmiotami, zauważy, że dzieje się to zwykle na przejściach między systemami, nie w ramach samego systemu.
Dokument polityki obowiązujący w całej grupie opisuje normę, nie czynność. Audytor lub organ nadzoru, który pyta, czy obowiązek został wypełniony, faktycznie pyta, czy polityka została zastosowana i czy da się to wykazać dla każdego podmiotu. Centralnie ustalony dokument polityki niewiele mówi o tym, czy spółka zależna w innym kraju faktycznie tę politykę wdrożyła. Jak ten krok od normy do praktyki można wykazać, opisano na stronie dotyczącej tego, jak wykazuje się, że polityka jest również praktyką w grupie z wieloma podmiotami.
Dowód, który nikt nie uważa za swoje zadanie, nie jest prowadzony, a więc nie zostanie znaleziony w chwili, gdy jest potrzebny. W grupie z wieloma podmiotami pytanie, kto jest właścicielem obowiązku, jest więc równie ważne jak pytanie, co należy udowodnić. Bez wyznaczonego właściciela dla każdego obowiązku powstaje ryzyko, że dowód jest zbierany w wielu miejscach jednocześnie albo nigdzie. Na stronie dotyczącej tego, kto jest właścicielem obowiązku w grupie z wieloma podmiotami opisano, jak to przypisanie odnosi się do struktury grupy.
Dokument, który gdzieś jest przechowywany, nie jest automatycznie dokumentem, który audytor faktycznie odnajdzie. W przypadku wielu podmiotów, z własnymi systemami i własnymi zwyczajami archiwizacji, odległość między przechowywaniem a odnajdywaniem jest często większa, niż zakłada się na poziomie grupy. Ten temat, czyli sposób przechowywania dowodu, aby był odnajdywalny w odpowiednim momencie, jest omówiony na stronie dotyczącej tego, jak przechowuje się dowód, aby audytor go znalazł w grupie z wieloma podmiotami.
Dodatkowa warstwa złożoności: ten sam europejski obowiązek może być w różnych krajach wdrażany odmiennie. To, co w jednym kraju liczy się jako wystarczający dowód, w innym kraju może nie wystarczać, ponieważ krajowy ustawodawca dodał własne wymagania do europejskiej podstawy. Dla grupy z filiami w wielu krajach oznacza to, że jeden standard dowodowy nie jest automatycznie wystarczający wszędzie. Przykład tego, jak wygląda taka krajowa nakładka, opisano na stronie dotyczącej tego, jakie krajowe nakładki obowiązują w Niemczech.
Łatwo jest postrzegać dowód jako coś, co się zbiera: im więcej dokumentów, tym silniejsza pozycja. Dla zarządu, który musi wykazać, że posiada kontrolę nad sytuacją, struktura jest ważniejsza niż ilość. Dla każdego obowiązku istotne jest, kto jest właścicielem, jaki dowód mu odpowiada i jaka kontrola potwierdza, że ten dowód jest aktualny i wiarygodny. Bez tego powiązania między obowiązkiem, właścicielem, dowodem i kontrolą zbiór dokumentów pozostaje właśnie tym: zbiorem, nie dowodliwością. Jak takie powiązanie zostaje ustalone, opisano na stronie dotyczącej tego, co to jest matryca kontroli w grupie z wieloma podmiotami.
Zmapowanie tego, kto zarządza jakim dowodem, gdzie ten dowód powstaje i jak pozostaje odnajdywalny, to praca, która w dużej mierze polega na porządkowaniu istniejących informacji. Część tej porządkującej pracy, jak odnajdywanie źródła danych czy wskazywanie brakujących ogniw, nadaje się do wsparcia przez AI. FTE TO AI oferuje skan pracy, który dla każdego zadania oblicza, jaką część pracy może przejąć AI; kto chce wiedzieć, jaka część pracy związanej z dowodami i wykazywaniem zgodności w ramach grupy się do tego nadaje, znajdzie tam punkt wyjścia.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.