Група с няколко юридически лица рядко има един-единствен отговор на въпроса кой за какво носи отговорност. Дружеството-майка изготвя отчетите, но данните се създават при дъщерните дружества, съвместните предприятия или чуждестранните представителства. Веднага щом ръководството трябва да докаже, че е изпълнено определено задължение, възниква въпросът какво точно се счита за доказателство и къде се намира това доказателство в момента.
Годишният доклад или доклад за устойчивост показва резултат, а не процес. За ръководство, което иска да бъде в контрол, значение има не само крайният резултат, но и следата към него: кой е предоставил данните, на базата на какъв източник, с какво одобрение и в какъв момент. При едно юридическо лице тази следа обикновено може да се открие в рамките на един отдел. При група тя минава през множество системи, езици и отговорности, което прави въпроса какво се счита за доказателство по-малко очевиден, отколкото звучи.
Данните за енергийно потребление, персонал, доставчици или рискове обикновено се създават локално, при юридическото лице, където се случва фактическото събитие. От там те се консолидират на групово равнище. При това движение от локално към централно ниво доказателството лесно се откъсва от своя произход: число се озовава в електронна таблица, без вече да може да се проследи кое представителство го е предоставило или какво предположение е вградено в него. Който иска да разбере точно къде доказателството се разпилява при група с няколко юридически лица, вижда, че това обикновено се случва при преходите между системи, а не в рамките на самата система.
Общ за групата документ за политика описва норма, а не действие. Одитор или регулаторен орган, който пита дали е изпълнено задължение, всъщност пита дали политиката е била и приложена, и дали това може да бъде доказано за всяко юридическо лице поотделно. Централно приет документ за политика казва малко за въпроса дали дъщерно дружество в друга държава действително е прилагало тази политика. Как тази стъпка от норма към практика се прави доказуема, е описано на страницата за как доказвате, че политиката е и практика при група с няколко юридически лица.
Доказателство, което никой не смята за своя задача, не се поддържа и следователно не се намира в момента, когато е необходимо. При група с няколко юридически лица въпросът кой е собственик на дадено задължение е затова толкова важен, колкото и въпросът какво трябва да бъде доказано. Без определен собственик за всяко задължение възниква риск доказателството да се събира на няколко места едновременно или никъде. На страницата за кой е собственик на задължение при група с няколко юридически лица е описано как това разпределение се съотнася към структурата на групата.
Документ, който е съхранен някъде, не е автоматично документ, който одиторът наистина открива. При няколко юридически лица, със собствени системи и собствени навици за архивиране, разстоянието между съхраняване и намиране често е по-голямо, отколкото се предполага на групово равнище. Тази тема — как доказателството се съхранява така, че да е намираемо в подходящия момент — е разработена на страницата за как съхранявате доказателство така, че одиторът да го открие при група с няколко юридически лица.
Допълнителен слой сложност: едно и също европейско задължение може да бъде прилагано различно във всяка държава. Това, което в една държава се счита за достатъчно доказателство, не е достатъчно в друга, защото националният законодател е добавил собствени изисквания към европейската основа. За група с представителства в няколко държави това означава, че един стандарт за доказателство не непременно е достатъчен навсякъде. Пример за това как изглежда такова национално допълнение е описан на страницата за какви национални допълнения важат в Германия.
Привлекателно е доказателството да се разглежда като нещо, което се събира: колкото повече документи, толкова по-силна позицията. За ръководство, което трябва да докаже, че е в контрол, структурата е по-важна от обема. За всяко задължение е релевантно кой е собственик, какво доказателство му принадлежи и какъв контрол показва, че това доказателство е актуално и надеждно. Без тази връзка между задължение, собственик, доказателство и контрол сбор от документи остава точно това: сбор, а не доказуемост. Как тази връзка се документира е описано на страницата за какво е контролна матрица при група с няколко юридически лица.
Картографирането на кой управлява какво доказателство, къде се създава то и как остава намираемо е работа, която в голяма степен се състои от подреждане на съществуваща информация. Част от тази подреждаща работа, като проследяването на данни до техния източник или сигнализирането на липсващи звена, е подходяща за подпомагане чрез изкуствен интелект. FTE TO AI предлага работен анализ, който за всяка задача изчислява каква част от работата може да бъде поета от изкуствен интелект; който иска да разбере колко от работата по доказателства и доказуемост в рамките на група е подходяща за това, намира там отправна точка.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.