Egy több entitásból álló csoportnál ritkán van egyetlen válasz arra a kérdésre, hogy ki miért felelős. Az anyavállalat jelent, de az adatok a leányvállalatoknál, joint venture-öknél of buitenlandse vestigingen. Zodra een bestuur moet aantonen dat een verplichting is nagekomen, ontstaat de vraag wat daarvoor precies als bewijs geldt en waar dat bewijs op dit moment ligt.
Amint egy vezetésnek bizonyítania kell, hogy egy kötelezettséget betartottak, felmerül a kérdés, hogy pontosan mi számít erre bizonyítéknak, és hol található jelenleg az a bizonyíték.
Egy éves beszámoló vagy fenntarthatósági jelentés egy eredményt mutat, nem egy folyamatot. Egy vezetés számára, amely irányítás alatt kívánja tartani a helyzetet, nem csak a végeredmény számít, hanem az odáig vezető nyomvonal is: ki adta meg az adatokat, milyen forrás alapján, milyen jóváhagyással, és melyik időpontban. Egyetlen entitásnál ez a nyomvonal többnyire egy osztályon belül megtalálható. Egy csoportnál a nyomvonal több rendszeren, nyelven és felelősségi körön keresztül halad, és ez kevésbé nyilvánvalóvá teszi a kérdést, mi számít bizonyítéknak, mint amilyennek első hallásra tűnik.
Az energiafogyasztásra, a személyzetre, a beszállítókra vagy a kockázatokra vonatkozó adatok általában lokálisan keletkeznek, azon entitásnál, ahol az esemény tényszerűen történik. Onnan konszolidálják őket csoportszintre. E lokálisból centrálisba tartó mozgás során a bizonyíték könnyen elszakad az eredetétől: egy szám bekerül egy táblázatba anélkül, hogy még nyomon követhető lenne, melyik telephely adta meg, vagy milyen feltételezés van benne. Aki pontosan tudni akarja, hol vész el a bizonyíték egy több entitásból álló csoportnál, azt látja, hogy ez többnyire a rendszerek közötti átmeneteknél történik, nem egy rendszeren belül.
Egy csoportszintű szabályzati dokumentum egy normát ír le, nem egy cselekvést. Egy auditor vagy felügyeleti szerv, amely azt kérdezi, hogy egy kötelezettséget betartottak-e, valójában azt kérdezi, hogy a szabályzatot alkalmazták-e is, és hogy ez entitásonként bizonyítható-e. Egy centrálisan megállapított szabályzati dokumentum kevés mondanivalóval bír arról a kérdésről, hogy egy másik országban lévő leányvállalat azt a szabályzatot valóban végrehajtotta-e. Hogy ez a normától a gyakorlatig tartó lépés hogyan tehető bizonyíthatóvá, arról a hogyan bizonyítja, hogy a szabályzat gyakorlat is egy több entitásból álló csoportnál című oldalon olvashat.
Egy bizonyíték, amelyet senki nem tekint saját feladatának, nem kerül nyilvántartásba, és így nem is található meg akkor, amikor szükség van rá. Egy több entitásból álló csoportnál ezért az a kérdés, ki a tulajdonosa egy kötelezettségnek, éppolyan fontos, mint az, mit kell bizonyítani. Kijelölt tulajdonos hiányában kötelezettségenként fennáll a kockázat, hogy a bizonyítékot egyszerre több helyen gyűjtik, vagy sehol. A ki a tulajdonosa egy kötelezettségnek egy több entitásból álló csoportnál című oldalon olvasható, hogyan viszonyul ez a kijelölés a csoport struktúrájához.
Egy dokumentum, amelyet valahol tárolnak, nem automatikusan olyan dokumentum, amelyet egy auditor is megtalál. Több entitásnál, saját rendszerekkel és saját archiválási szokásokkal, a megőrzés és a visszakeresés közötti távolság gyakran nagyobb, mint csoportszinten feltételezik. Ez a téma, hogy a bizonyítékot hogyan őrizzük meg úgy, hogy a megfelelő pillanatban megtalálható legyen, a hogyan őrzi meg a bizonyítékot úgy, hogy egy auditor megtalálja egy több entitásból álló csoportnál című oldalon van kifejtve.
Egy további bonyolító tényező: ugyanazt az európai kötelezettséget országonként másképp lehet érvényesíteni. Amit egy országban elegendő bizonyítéknak tekintenek, egy másik országban nem felel meg, mert a nemzeti jogalkotó saját követelményeket adott hozzá az európai alaphoz. Egy több országban telephellyel rendelkező csoport számára ez azt jelenti, hogy egyetlen bizonyítási standard nem eleve elégséges mindenhol. Egy példa arra, hogyan néz ki egy ilyen nemzeti fejléc, a milyen nemzeti fejlécek érvényesek Németországban című oldalon van leírva.
Csábító a bizonyítékot olyasminek tekinteni, amit összegyűjtünk: minél több dokumentum, annál erősebb a pozíció. Egy vezetés számára, amelynek bizonyítania kell, hogy irányítás alatt tartja a helyzetet, a struktúra fontosabb, mint a mennyiség. Kötelezettségenként az a releváns, ki a tulajdonos, milyen bizonyíték tartozik hozzá, és milyen kontroll bizonyítja, hogy ez a bizonyíték aktuális és megbízható is. E kapcsolat nélkül a kötelezettség, a tulajdonos, a bizonyíték és a kontroll között egy dokumentumgyűjtemény pontosan az marad: egy gyűjtemény, nem bizonyíthatóság. Hogy ez a kapcsolat hogyan kerül rögzítésre, arról a mi az a control matrix egy több entitásból álló csoportnál című oldalon olvashat.
Annak feltérképezése, ki kezeli melyik bizonyítékot, hol keletkezik az a bizonyíték, és hogyan marad visszakeresehető, nagyrészt olyan munka, amely a meglévő információ rendezéséből áll. Ennek a rendező munkának egy része, mint az adatok forrásra visszavezetése vagy a hiányzó láncszemek jelzése, alkalmas AI általi támogatásra. Az FTE TO AI egy munkaszkennelést kínál, amely feladatonként kiszámítja, mennyi munka vehető át AI által; aki tudni szeretné, mennyi a bizonyítási és bizonyíthatósági munkából egy csoporton belül erre alkalmas, ott talál egy kiindulópontot.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.