Un gruppo con più entità raramente conosce una risposta univoca alla domanda di chi sia responsabile di cosa. La società madre riporta, ma i dati nascono presso le filiali, le joint venture o le sedi estere. Non appena un consiglio di amministrazione deve dimostrare che un obbligo è stato rispettato, nasce la domanda su cosa conti esattamente come prova e dove tale prova si trovi in questo momento.
Un bilancio annuale o una rendicontazione di sostenibilità mostra un risultato, non un processo. Per un consiglio di amministrazione che vuole essere in control, non conta solo il risultato finale, ma anche il percorso che vi ha condotto: chi ha fornito i dati, sulla base di quale fonte, con quale approvazione, e in quale momento. Con una singola entità, tale percorso si trova solitamente all'interno di un unico reparto. Con un gruppo, il percorso attraversa più sistemi, lingue e responsabilità, e questo rende la domanda su cosa conti come prova meno ovvia di quanto sembri.
I dati su consumo energetico, personale, fornitori o rischi nascono generalmente a livello locale, presso l'entità dove il fatto avviene concretamente. Da lì vengono consolidati a livello di gruppo. In questo passaggio da locale a centrale, la prova si separa facilmente dalla sua origine: una cifra finisce in un foglio di calcolo senza che sia più possibile ricostruire quale sede l'abbia fornita o quale ipotesi vi sia incorporata. Chi vuole sapere esattamente dove la prova si disperde in un gruppo con più entità, scopre che questo avviene solitamente nei passaggi tra i sistemi, non all'interno di un sistema stesso.
Un documento di policy a livello di gruppo descrive una norma, non un'azione. Un revisore o un'autorità di controllo che chiede se un obbligo sia stato rispettato, chiede in realtà se la policy sia stata anche applicata, e se ciò sia dimostrabile per ogni entità. Un documento di policy stabilito a livello centrale dice poco sulla domanda se una filiale in un altro paese abbia effettivamente attuato quella policy. Come tale passaggio dalla norma alla pratica venga rendicontato in modo dimostrabile è descritto nella pagina su come si dimostra che la policy è anche pratica in un gruppo con più entità.
Una prova che nessuno considera come proprio compito non viene tenuta aggiornata e quindi non viene nemmeno trovata nel momento in cui è necessaria. In un gruppo con più entità, la domanda su chi sia proprietario di un obbligo è quindi altrettanto importante quanto la domanda su cosa debba essere dimostrato. Senza un proprietario designato per ciascun obbligo, nasce il rischio che la prova venga raccolta in più punti contemporaneamente, oppure in nessuno. Nella pagina su chi è proprietario di un obbligo in un gruppo con più entità è descritto come tale attribuzione si rapporti alla struttura del gruppo.
Un documento archiviato da qualche parte non è automaticamente un documento che un revisore riesce anche a trovare. Con più entità, ciascuna con propri sistemi e proprie abitudini di archiviazione, la distanza tra conservare e ritrovare è spesso maggiore di quanto si presume a livello di gruppo. Questo tema, come conservare la prova in modo che sia reperibile al momento giusto, è approfondito nella pagina su come conservare la prova in modo che un revisore la trovi in un gruppo con più entità.
Uno strato aggiuntivo di complessità: lo stesso obbligo europeo può essere applicato diversamente da paese a paese. Ciò che in un paese conta come prova sufficiente, in un altro paese non basta, perché il legislatore nazionale ha aggiunto requisiti propri alla base europea. Per un gruppo con sedi in più paesi, ciò significa che un unico standard probatorio non basta automaticamente ovunque. Un esempio di come si presenta una simile intestazione nazionale è descritto nella pagina su quali intestazioni nazionali si applicano in Germania.
È tentante considerare la prova come qualcosa che si raccoglie: più documenti ci sono, più forte è la posizione. Per un consiglio di amministrazione che deve dimostrare di essere in control, la struttura è più importante del volume. Per ogni obbligo è rilevante chi ne sia proprietario, quale prova vi sia associata e quale controllo dimostri che tale prova sia anche attuale e attendibile. Senza questo collegamento tra obbligo, proprietario, prova e controllo, una raccolta di documenti resta esattamente questo: una raccolta, non una dimostrabilità. Come tale collegamento venga documentato è descritto nella pagina su cosa sia una control matrix in un gruppo con più entità.
Mappare chi gestisce quale prova, dove tale prova nasce e come resti reperibile è un lavoro che consiste in gran parte nell'ordinare informazioni già esistenti. Una parte di questo lavoro di ordinamento, come ricondurre i dati alla loro fonte o segnalare anelli mancanti, si presta al supporto dell'IA. FTE TO AI offre una scansione del lavoro che calcola, per ciascun compito, quale parte del lavoro può essere assunta dall'IA; chi vuole sapere quanta parte del lavoro di prova e dimostrabilità all'interno di un gruppo si presti a questo, trova lì un punto di partenza.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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