Eine Gruppe mit mehreren Entitäten kennt selten eine einzige Antwort auf die Frage, wer wofür verantwortlich ist. Die Muttergesellschaft berichtet, doch die Daten entstehen bei Tochtergesellschaften, Joint Ventures oder ausländischen Niederlassungen. Sobald ein Vorstand nachweisen muss, dass eine Verpflichtung erfüllt wurde, entsteht die Frage, was dafür genau als Nachweis gilt und wo sich dieser Nachweis derzeit befindet.
Ein Jahresbericht oder ein Nachhaltigkeitsbericht zeigt ein Ergebnis, keinen Prozess. Für einen Vorstand, der in control sein möchte, zählt nicht nur das Endergebnis, sondern auch die Spur dorthin: wer die Daten geliefert hat, auf Basis welcher Quelle, mit welcher Genehmigung, und zu welchem Zeitpunkt. Bei einer einzelnen Entität ist diese Spur meist innerhalb einer Abteilung zu finden. Bei einer Gruppe verläuft die Spur durch mehrere Systeme, Sprachen und Verantwortlichkeiten hindurch, und das macht die Frage, was als Nachweis zählt, weniger selbstverständlich, als sie klingt.
Daten zu Energieverbrauch, Personal, Lieferanten oder Risiken entstehen in der Regel lokal, bei der Entität, wo es tatsächlich geschieht. Von dort aus werden sie auf Gruppenebene konsolidiert. In dieser Bewegung von lokal zu zentral löst sich der Nachweis leicht von seinem Ursprung: Eine Zahl landet in einer Tabelle, ohne dass noch nachvollziehbar ist, welche Niederlassung sie geliefert hat oder welche Annahme darin verarbeitet ist. Wer genau wissen möchte, wo bei einer Gruppe mit mehreren Entitäten Nachweis verstreut wird, sieht, dass dies meist an den Übergängen zwischen Systemen geschieht, nicht innerhalb eines Systems selbst.
Ein gruppenweites Richtliniendokument beschreibt eine Norm, keine Handlung. Ein Auditor oder eine Aufsichtsbehörde, die fragt, ob eine Verpflichtung erfüllt wurde, fragt im Grunde, ob die Richtlinie auch angewendet wurde, und ob dies pro Entität nachweisbar ist. Ein zentral festgelegtes Richtliniendokument sagt wenig darüber aus, ob eine Tochtergesellschaft in einem anderen Land diese Richtlinie tatsächlich umgesetzt hat. Wie dieser Schritt von der Norm zur Praxis nachweisbar gemacht wird, ist auf der Seite über wie Sie nachweisen, dass Richtlinie auch Praxis ist bei einer Gruppe mit mehreren Entitäten beschrieben.
Nachweis, den niemand als seine Aufgabe betrachtet, wird nicht gepflegt und daher auch nicht gefunden, wenn er benötigt wird. Bei einer Gruppe mit mehreren Entitäten ist die Frage, wer Eigentümer einer Verpflichtung ist, daher genauso wichtig wie die Frage, was bewiesen werden muss. Ohne benannten Eigentümer pro Verpflichtung entsteht das Risiko, dass Nachweis an mehreren Stellen gleichzeitig gesammelt wird, oder nirgends. Auf der Seite über wer Eigentümer einer Verpflichtung ist bei einer Gruppe mit mehreren Entitäten steht, wie diese Zuweisung sich zur Struktur der Gruppe verhält.
Ein Dokument, das irgendwo gespeichert ist, ist nicht automatisch ein Dokument, das ein Auditor auch vorfindet. Bei mehreren Entitäten, mit eigenen Systemen und eigenen Archivierungsgewohnheiten, ist der Abstand zwischen Aufbewahren und Auffinden oft größer, als auf Gruppenebene angenommen wird. Dieses Thema, wie Nachweis so aufbewahrt wird, dass er zum richtigen Zeitpunkt auffindbar ist, ist auf der Seite über wie Sie Nachweis aufbewahren, damit ein Auditor ihn findet bei einer Gruppe mit mehreren Entitäten ausgearbeitet.
Eine zusätzliche Komplexitätsebene: Dieselbe europäische Verpflichtung kann pro Land unterschiedlich ausgestaltet werden. Was in einem Land als ausreichender Nachweis gilt, reicht in einem anderen Land nicht aus, weil der nationale Gesetzgeber eigene Anforderungen zur europäischen Basis hinzugefügt hat. Für eine Gruppe mit Niederlassungen in mehreren Ländern bedeutet dies, dass ein einheitlicher Nachweisstandard nicht selbstverständlich überall ausreicht. Ein Beispiel dafür, wie eine solche nationale Ergänzung aussieht, ist auf der Seite über welche nationalen Ergänzungen in Deutschland gelten beschrieben.
Es ist verlockend, Nachweis als etwas zu betrachten, das man sammelt: je mehr Dokumente, desto stärker die Position. Für einen Vorstand, der nachweisen muss, in control zu sein, ist Struktur wichtiger als Volumen. Pro Verpflichtung ist relevant, wer Eigentümer ist, welcher Nachweis dazugehört und welche Control nachweist, dass dieser Nachweis auch aktuell und zuverlässig ist. Ohne diese Verknüpfung zwischen Verpflichtung, Eigentümer, Nachweis und Control bleibt eine Sammlung von Dokumenten genau das: eine Sammlung, keine Nachweisbarkeit. Wie diese Verknüpfung festgehalten wird, ist auf der Seite über was eine Control-Matrix ist bei einer Gruppe mit mehreren Entitäten beschrieben.
Die Übersicht darüber zu erstellen, wer welchen Nachweis verwaltet, wo dieser Nachweis entsteht und wie er auffindbar bleibt, ist eine Arbeit, die größtenteils aus dem Ordnen bestehender Informationen besteht. Ein Teil dieser ordnenden Arbeit, wie das Zurückführen von Daten auf ihre Quelle oder das Signalisieren fehlender Verbindungen, eignet sich für Unterstützung durch KI. FTE TO AI bietet einen Werkscan, der pro Aufgabe berechnet, welcher Teil der Arbeit von KI übernommen werden kann; wer wissen möchte, wie viel der Nachweis- und Nachweisbarkeitsarbeit innerhalb einer Gruppe sich dafür eignet, findet dort einen Ausgangspunkt.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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