Skupina z več entitetami redko pozna en jasen odgovor na vprašanje, kdo je za kaj odgovoren. Matična družba poroča, vendar podatki nastajajo pri hčerinskih družbah, skupnih vlaganjih ali podružnicah v tujini. Kakor hitro mora upravni odbor dokazati, da je bila obveznost izpolnjena, se postavi vprašanje, kaj natanko šteje kot dokazilo in kje se to dokazilo trenutno nahaja.
Letno poročilo ali poročilo o trajnosti prikazuje rezultat, ne procesa. Za upravni odbor, ki želi imeti nadzor, ne šteje samo končni rezultat, temveč tudi sled do njega: kdo je podatke posredoval, na podlagi katerega vira, s kakšno odobritvijo in v katerem trenutku. Pri posamezni entiteti je to sled običajno mogoče najti znotraj enega oddelka. Pri skupini pa sled poteka skozi več sistemov, jezikov in odgovornosti, zaradi česar vprašanje, kaj šteje kot dokazilo, ni tako samoumevno, kot se zdi.
Podatki o porabi energije, osebju, dobaviteljih ali tveganjih običajno nastanejo lokalno, pri entiteti, kjer se dejansko dogajajo. Od tam se konsolidirajo na ravni skupine. V tem premiku od lokalnega proti centralnemu se dokazilo zlahka loči od svojega izvora: številka pristane v razpredelnici, ne da bi bilo še mogoče ugotoviti, katera enota jo je posredovala ali katera predpostavka je vanjo vključena. Kdor želi natančno vedeti, kje se dokazilo razprši pri skupini z več entitetami, ugotovi, da se to običajno zgodi na prehodih med sistemi, ne znotraj samega sistema.
Dokument o politiki na ravni celotne skupine opisuje standard, ne dejanja. Revizor ali nadzorni organ, ki sprašuje, ali je bila obveznost izpolnjena, dejansko sprašuje, ali je bila politika tudi izvedena in ali je to mogoče dokazati po posamezni entiteti. Centralno sprejet dokument o politiki malo pove o tem, ali je hčerinska družba v drugi državi to politiko dejansko izvajala. Kako se ta korak od standarda do prakse dokazuje, je opisano na strani o tem, kako dokažete, da je politika tudi praksa pri skupini z več entitetami.
Dokazilo, ki ga nihče ne šteje za svojo nalogo, se ne vzdržuje in ga zato tudi ni mogoče najti, ko je to potrebno. Pri skupini z več entitetami je vprašanje, kdo je lastnik obveznosti, zato prav tako pomembno kot vprašanje, kaj je treba dokazati. Brez določenega lastnika za posamezno obveznost obstaja tveganje, da se dokazilo zbira na več mestih hkrati ali pa nikjer. Na strani o tem, kdo je lastnik obveznosti pri skupini z več entitetami, je opisano, kako se ta dodelitev sklada s strukturo skupine.
Dokument, ki je nekje shranjen, ni samodejno dokument, ki ga bo revizor tudi našel. Pri več entitetah, z lastnimi sistemi in lastnimi navadami arhiviranja, je razdalja med hranjenjem in najdljivostjo pogosto večja, kot se na ravni skupine predvideva. Ta tema, kako se dokazilo hrani tako, da je mogoče najti ob pravem trenutku, je podrobno obravnavana na strani o tem, kako hranite dokazilo, da ga revizor najde pri skupini z več entitetami.
Dodatna plast kompleksnosti: ista evropska obveznost se lahko po državah izvaja različno. Kar v eni državi šteje kot zadostno dokazilo, v drugi ne zadošča, ker je nacionalni zakonodajalec evropski osnovi dodal lastne zahteve. Za skupino s podružnicami v več državah to pomeni, da en sam standard dokazovanja ni samoumevno zadosten povsod. Primer, kako takšna nacionalna nadgradnja izgleda, je opisan na strani o tem, katere nacionalne nadgradnje veljajo v Nemčiji.
Mamljivo je dokazilo obravnavati kot nekaj, kar zbirate: več dokumentov pomeni močnejši položaj. Za upravni odbor, ki mora dokazati, da ima nadzor, je struktura pomembnejša od obsega. Za vsako obveznost je relevantno, kdo je lastnik, katero dokazilo k njej sodi in katera kontrola dokazuje, da je to dokazilo tudi aktualno in zanesljivo. Brez te povezave med obveznostjo, lastnikom, dokazilom in kontrolo zbirka dokumentov ostane prav to: zbirka, ne dokazljivost. Kako se ta povezava zapiše, je opisano na strani o tem, kaj je kontrolna matrika pri skupini z več entitetami.
Ugotavljanje, kdo upravlja s katerim dokazilom, kje to dokazilo nastane in kako ostane najdljivo, je delo, ki v veliki meri obsega urejanje obstoječih informacij. Del tega urejevalnega dela, kot je sledenje podatkov do njihovega vira ali zaznavanje manjkajočih členov, je primeren za podporo z umetno inteligenco. FTE TO AI ponuja delovni pregled, ki za posamezno nalogo izračuna, kateri del dela lahko prevzame umetna inteligenca; kdor želi vedeti, koliko dela pri dokazovanju in dokazljivosti znotraj skupine se za to ponuja, tam najde izhodišče.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.