Skupina s viacerými entitami zriedka pozná jednu odpoveď na otázku, kto je za čo zodpovedný. Materská spoločnosť podáva správy, ale údaje vznikajú u dcérskych spoločností, spoločných podnikov alebo zahraničných pobočiek. Akonáhle musí vedenie preukázať, že bola splnená určitá povinnosť, vzniká otázka, čo presne sa v tomto prípade považuje za dôkaz a kde sa tento dôkaz momentálne nachádza.
Výročná správa alebo správa o udržateľnosti ukazuje výsledok, nie proces. Pre vedenie, ktoré chce mať kontrolu nad situáciou, nie je dôležitý len konečný výsledok, ale aj cesta, ktorá k nemu viedla: kto údaje poskytol, na základe akého zdroja, s akým schválením a v akom okamihu. Pri jednej entite sa táto cesta zvyčajne dá vysledovať v rámci jedného oddelenia. Pri skupine prechádza táto cesta viacerými systémami, jazykmi a zodpovednosťami, a preto je otázka, čo sa počíta ako dôkaz, menej samozrejmá, než sa na prvý pohľad zdá.
Údaje o spotrebe energie, personáli, dodávateľoch alebo rizikách zvyčajne vznikajú lokálne, u entity, kde sa daná skutočnosť odohráva. Odtiaľ sa konsolidujú na úroveň skupiny. Pri tomto pohybe od lokálneho k centrálnemu sa dôkaz ľahko odpojí od svojho pôvodu: číslo skončí v tabuľke, bez toho aby sa dalo ešte spätne určiť, ktorá pobočka ho poskytla alebo aký predpoklad je v ňom zahrnutý. Kto presne chce vedieť, kde sa dôkaz stráca v skupine s viacerými entitami, zistí, že sa to zvyčajne odohráva na prechodoch medzi systémami, nie v rámci jedného systému samotného.
Dokument s politikou platnou pre celú skupinu popisuje normu, nie skutok. Audítor alebo dozorný orgán, ktorý sa pýta, či bola povinnosť splnená, sa v podstate pýta, či bola politika aj skutočne uplatnená, a či je to preukázateľné pre každú entitu. Centrálne stanovený dokument politiky málo hovorí o tom, či dcérska spoločnosť v inej krajine túto politiku skutočne uplatnila. Ako sa tento krok od normy k praxi preukázateľne zdokumentuje, je popísané na stránke o tom, ako preukážete, že politika je aj praxou v skupine s viacerými entitami.
Dôkaz, ktorý nikto nepovažuje za svoju úlohu, sa neudržiava a teda ani nenájde vo chvíli, keď je potrebný. V skupine s viacerými entitami je preto otázka, kto je vlastníkom povinnosti, rovnako dôležitá ako otázka, čo sa má dokazovať. Bez určeného vlastníka pre každú povinnosť vzniká riziko, že dôkaz sa zbiera na viacerých miestach naraz, alebo nikde. Na stránke o tom, kto je vlastníkom povinnosti v skupine s viacerými entitami sa dozviete, ako sa toto pridelenie viaže na štruktúru skupiny.
Dokument, ktorý je niekde uložený, nie je automaticky dokumentom, ktorý audítor aj nájde. Pri viacerých entitách, s vlastnými systémami a vlastnými zvykmi archivácie, je vzdialenosť medzi uchovávaním a vyhľadateľnosťou často väčšia, než sa na úrovni skupiny predpokladá. Táto téma, ako sa dôkaz uchováva tak, aby bol vo správnom okamihu vyhľadateľný, je rozpracovaná na stránke o tom, ako uchovávate dôkaz tak, aby ho audítor našiel v skupine s viacerými entitami.
Ďalšia vrstva zložitosti: rovnaká európska povinnosť môže byť v každej krajine implementovaná odlišne. Čo sa v jednej krajine počíta za dostatočný dôkaz, nemusí v inej krajine stačiť, pretože národný zákonodarca doplnil vlastné požiadavky k európskemu základu. Pre skupinu s pobočkami v viacerých krajinách to znamená, že jeden dôkazný štandard nemusí samozrejme stačiť všade. Príklad toho, ako takýto národný doplnok vyzerá, je popísaný na stránke o tom, aké národné doplnky platia v Nemecku.
Je lákavé vnímať dôkaz ako niečo, čo sa zbiera: čím viac dokumentov, tým silnejšia pozícia. Pre vedenie, ktoré musí preukázať, že má kontrolu nad situáciou, je štruktúra dôležitejšia než objem. Pri každej povinnosti je relevantné, kto je vlastníkom, aký dôkaz k nej patrí a aká kontrola preukazuje, že tento dôkaz je aktuálny a spoľahlivý. Bez tohto spojenia medzi povinnosťou, vlastníkom, dôkazom a kontrolou zostáva zbierka dokumentov len tým, čo je: zbierkou, nie preukázateľnosťou. Ako sa toto spojenie zaznamenáva, je popísané na stránke o tom, čo je maticа kontrol v skupine s viacerými entitami.
Zmapovanie toho, kto správuje aký dôkaz, kde tento dôkaz vzniká a ako zostáva vyhľadateľný, je práca, ktorá vo veľkej miere pozostáva z usporiadania existujúcich informácií. Časť tejto usporiadateľskej práce, ako je vyhľadávanie zdroja údajov alebo signalizovanie chýbajúcich článkov, sa hodí na podporu prostredníctvom AI. FTE TO AI ponúka pracovný scan, ktorý pre každú úlohu vypočíta, akú časť práce môže prevziať AI; kto chce vedieť, koľko z dôkaznej a preukazovacej práce v rámci skupiny sa na to hodí, nájde tam východiskový bod.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.