Konsernilla, jossa on useita yksiköitä, on harvoin yhtä vastausta kysymykseen kuka on vastuussa mistä. Emoyhtiö raportoi, mutta tiedot syntyvät tytäryhtiöissä, yhteisyrityksissä tai ulkomaisissa toimipaikoissa. Kun johdon on osoitettava, että velvoite on täytetty, syntyy kysymys siitä, mikä tarkalleen lasketaan todisteeksi ja missä tämä todiste tällä hetkellä sijaitsee.
Vuosikertomus tai kestävyysraportti näyttää lopputuloksen, ei prosessia. Johdolle, joka haluaa olla hallinnassa, ei ratkaise vain lopputulos, vaan myös polku sinne: kuka on toimittanut tiedot, mihin lähteeseen perustuen, millä hyväksynnällä ja millä hetkellä. Yhdellä yksiköllä tämä polku löytyy tavallisesti yhdeltä osastolta. Konsernissa polku kulkee useiden järjestelmien, kielten ja vastuualueiden läpi, minkä vuoksi kysymys siitä, mikä lasketaan todisteeksi, ei ole niin itsestään selvä kuin se kuulostaa.
Tiedot energiankulutuksesta, henkilöstöstä, toimittajista tai riskeistä syntyvät tavallisesti paikallisesti, siinä yksikössä, jossa asia tosiasiallisesti tapahtuu. Sieltä ne konsolidoidaan konsernitasolle. Tässä liikkeessä paikallisesta keskitettyyn todiste irtoaa helposti alkuperästään: luku päätyy laskentataulukkoon niin, että ei enää voi jäljittää, mikä toimipaikka sen on toimittanut tai mitä oletuksia siihen sisältyy. Se, kuka haluaa tarkalleen tietää, missä todiste hajoaa konsernissa, jossa on useita yksiköitä, näkee, että tämä tapahtuu tavallisesti järjestelmien välisissä siirtymissä, ei yhden järjestelmän sisällä.
Konsernin laajuinen toimintaperiaatedokumentti kuvaa normin, ei toimenpidettä. Auditoija tai valvoja, joka kysyy, on velvoite täytetty, kysyy tosiasiassa, on toimintaperiaatetta myös sovellettu, ja onko se osoitettavissa yksikkökohtaisesti. Keskitetysti vahvistettu toimintaperiaateasiakirja kertoo vähän siitä, onko tytäryhtiö toisessa maassa tosiasiallisesti toteuttanut tämän toimintaperiaatteen. Se, miten tämä askel normista käytäntöön tehdään osoitettavaksi, on kuvattu sivulla miten osoitat, että toimintaperiaate on myös käytäntöä konsernissa, jossa on useita yksiköitä.
Todiste, jota kukaan ei pidä omana tehtävänään, ei säily eikä sitä siksi löydy sillä hetkellä, kun sitä tarvitaan. Konsernissa, jossa on useita yksiköitä, kysymys siitä, kuka on velvoitteen omistaja, on siksi yhtä tärkeä kuin kysymys siitä, mitä on osoitettava. Ilman nimettyä omistajaa jokaiselle velvoitteelle syntyy riski, että todistetta kerätään useissa paikoissa samanaikaisesti, tai ei missään. Sivulla kuka on velvoitteen omistaja konsernissa, jossa on useita yksiköitä kerrotaan, miten tämä jako suhtautuu konsernin rakenteeseen.
Asiakirja, joka on tallennettu jonnekin, ei ole automaattisesti asiakirja, jonka auditoija myös löytää. Useissa yksiköissä, joilla on omat järjestelmät ja omat arkistointitavat, etäisyys säilyttämisen ja löytämisen välillä on usein suurempi kuin konsernitasolla oletetaan. Tämä aihe, se miten todiste säilytetään niin, että se on löydettävissä oikealla hetkellä, on käsitelty sivulla miten säilytät todisteen niin, että auditoija löytää sen konsernissa, jossa on useita yksiköitä.
Yksi lisäkerros monimutkaisuutta: samaa eurooppalaista velvoitetta voidaan soveltaa eri tavoin maasta riippuen. Se, mikä lasketaan yhdessä maassa riittäväksi todisteeksi, ei riitä toisessa maassa, koska kansallinen lainsäätäjä on lisännyt omia vaatimuksia eurooppalaiseen perustaan. Konsernille, jolla on toimipaikkoja useissa maissa, tämä tarkoittaa, että yksi todistestandardi ei itsestään selvästi riitä kaikkialla. Esimerkki siitä, miltä tällainen kansallinen lisäys näyttää, on kuvattu sivulla mitkä kansalliset lisäykset pätevät Saksassa.
On houkuttelevaa nähdä todiste asiana, jota kerätään: mitä enemmän asiakirjoja, sitä vahvempi asema. Johdolle, jonka on osoitettava olevansa hallinnassa, rakenne on tärkeämpi kuin määrä. Jokaisen velvoitteen kohdalla on olennaista, kuka on omistaja, mikä todiste siihen kuuluu ja mikä kontrolli osoittaa, että tämä todiste on myös ajantasainen ja luotettava. Ilman tätä yhteyttä velvoitteen, omistajan, todisteen ja kontrollin välillä asiakirjakokoelma pysyy juuri sinä: kokoelmana, ei osoitettavuutena. Se, miten tämä yhteys kirjataan, on kuvattu sivulla mikä on kontrollimatriisi konsernissa, jossa on useita yksiköitä.
Kartoittaminen, kuka hallinnoi mitä todistetta, missä todiste syntyy ja miten se pysyy löydettävissä, on työtä, joka koostuu suurelta osin olemassa olevan tiedon järjestämisestä. Osa tästä järjestävästä työstä, kuten tietojen jäljittäminen lähteeseensä tai puuttuvien lenkkien havaitseminen, soveltuu AI:n tukemaan. FTE TO AI tarjoaa työskannauksen, joka laskee tehtäväkohtaisesti, kuinka suuri osa työstä on siirrettävissä AI:lle; se, kuka haluaa tietää, kuinka suuri osa todiste- ja osoittamistyöstä konsernin sisällä soveltuu tähän, löytää siitä lähtökohdan.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.