Un groupe à entités multiples connaît rarement une seule réponse à la question de savoir qui est responsable de quoi. La société mère fait rapport, mais les données naissent chez les filiales, les coentreprises ou les établissements étrangers. Dès qu'un conseil d'administration doit démontrer qu'une obligation a été respectée, se pose la question de ce qui compte exactement comme preuve et de l'endroit où se trouve actuellement cette preuve.
Un rapport annuel ou un rapport de durabilité montre un résultat, pas un processus. Pour un conseil d'administration qui veut être en maîtrise, ce qui compte n'est pas seulement le résultat final, mais aussi la trace qui y mène : qui a fourni les données, sur la base de quelle source, avec quelle approbation, et à quel moment. Pour une seule entité, cette trace se retrouve généralement au sein d'un seul service. Pour un groupe, la trace traverse plusieurs systèmes, langues et responsabilités, ce qui rend la question de ce qui compte comme preuve moins évidente qu'elle ne le paraît.
Les données relatives à la consommation d'énergie, au personnel, aux fournisseurs ou aux risques naissent généralement au niveau local, au sein de l'entité où les faits se produisent réellement. À partir de là, elles sont consolidées au niveau du groupe. Dans ce mouvement du local vers le central, la preuve se détache facilement de son origine : un chiffre atterrit dans un tableau sans qu'il soit encore possible de retracer quel établissement l'a fourni ou quelle hypothèse y est intégrée. Quiconque souhaite savoir précisément où la preuve se disperse au sein d'un groupe à entités multiples constate que cela se produit généralement aux points de transition entre systèmes, et non au sein d'un système lui-même.
Un document de politique valable pour l'ensemble du groupe décrit une norme, pas un acte. Un auditeur ou une autorité de contrôle qui demande si une obligation a été respectée demande en réalité si la politique a aussi été appliquée, et si cela peut être démontré par entité. Un document de politique établi de manière centralisée n'indique que peu de choses quant à la question de savoir si une filiale, dans un autre pays, a effectivement mis en œuvre cette politique. La manière de rendre démontrable ce passage de la norme à la pratique est décrite sur la page consacrée à comment vous démontrez que la politique est aussi une pratique au sein d'un groupe à entités multiples.
Une preuve que personne ne considère comme relevant de sa tâche n'est pas tenue à jour et n'est donc pas retrouvée au moment où elle est nécessaire. Au sein d'un groupe à entités multiples, la question de savoir qui est propriétaire d'une obligation est donc tout aussi importante que la question de ce qui doit être démontré. Sans propriétaire désigné par obligation, il existe un risque que la preuve soit rassemblée à plusieurs endroits en même temps, ou nulle part. La page consacrée à qui est propriétaire d'une obligation au sein d'un groupe à entités multiples explique comment cette attribution se rapporte à la structure du groupe.
Un document stocké quelque part n'est pas automatiquement un document qu'un auditeur retrouve aussi. Avec plusieurs entités, ayant chacune leurs propres systèmes et leurs propres habitudes d'archivage, la distance entre la conservation et la retrouvabilité est souvent plus grande qu'on ne le suppose au niveau du groupe. Ce sujet, comment conserver la preuve de manière à ce qu'elle soit retrouvable au bon moment, est développé sur la page consacrée à comment vous conservez la preuve de manière à ce qu'un auditeur la retrouve au sein d'un groupe à entités multiples.
Une couche supplémentaire de complexité : une même obligation européenne peut être mise en œuvre différemment selon le pays. Ce qui compte comme preuve suffisante dans un pays ne suffit pas dans un autre, parce que le législateur national a ajouté ses propres exigences à la base européenne. Pour un groupe disposant d'établissements dans plusieurs pays, cela signifie qu'une seule norme de preuve ne suffit pas nécessairement partout. Un exemple de ce à quoi ressemble une telle surtransposition nationale est décrit sur la page consacrée à quelles surtranspositions nationales s'appliquent en Allemagne.
Il est tentant de considérer la preuve comme quelque chose que l'on rassemble : plus il y a de documents, plus la position est solide. Pour un conseil d'administration qui doit démontrer qu'il est en maîtrise, la structure est plus importante que le volume. Pour chaque obligation, il est pertinent de savoir qui en est propriétaire, quelle preuve s'y rattache et quel contrôle démontre que cette preuve est également actuelle et fiable. Sans ce lien entre obligation, propriétaire, preuve et contrôle, une collection de documents reste précisément cela : une collection, pas une démonstration. La manière dont ce lien est consigné est décrite sur la page consacrée à ce qu'est une matrice de contrôle au sein d'un groupe à entités multiples.
Cartographier qui gère quelle preuve, où cette preuve naît et comment elle reste retrouvable, est un travail qui consiste en grande partie à ordonner des informations existantes. Une partie de ce travail d'ordonnancement, comme la remontée des données jusqu'à leur source ou le signalement de chaînons manquants, se prête à un soutien par l'IA. FTE TO AI propose un scan de travail qui calcule, par tâche, quelle part du travail peut être reprise par l'IA ; quiconque veut savoir quelle part du travail de preuve et de démonstration au sein d'un groupe s'y prête y trouve un point de départ.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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