Egy csoportpolitika nem bizonyíték. Ez egy szándék, amelyet a központ fogalmazott meg, és amelyet a legjobb esetben minden entitásnál továbbvezettek. Az, hogy ez megtörtént-e, és hogy a politikát valóban alkalmazzák-e, más kérdés, mint az, hogy a politika létezik-e. Egy vezetőségnek, amely azt akarja bizonyítani, hogy irányítása alatt tartja a folyamatokat, képesnek kell lennie áthidalni ezt a különbséget: nem csak azt kell megmutatnia, mit döntöttek el, hanem azt is, mi történik a gyakorlatban minden entitásnál, amelyre a hatókör kiterjed.
Egy több entitásból álló csoportnál a politikát általában központilag írják, és decentralizáltan hajtják végre. Ez azt jelenti, hogy a politika szövege és a gyakorlati megvalósítás közötti távolság nagyobb, mint egyetlen vállalatnál. Egy leányvállalat egy másik országban, más nyelvvel, más vezetői csapattal és néha más könyvelési hagyománnyal, úgy alkalmazza a politikát, ahogyan azt érti. Ez nem automatikusan hibás, de olyan dolog, amit külön kell megállapítani. Egy vezetőség, amely feltételezi, hogy a csoportpolitikát mindenhol azonosan alkalmazzák, olyan feltételezést tesz, amelyet ritkán ellenőriznek, amíg egy auditor vagy felügyeleti szerv nem kérdez rá.
A politika egy dokumentum. A bizonyíték más: egy tevékenység, egy jóváhagyás, egy eltérés, amelyet észleltek és nyomon követtek, egy ellenőrzés, amelyet valóban elvégeztek egy visszakövethető pillanatban. Mi számít bizonyítéknak egy kötelezettségnél attól függ, milyen jellegű a kötelezettség, de a lényeg mindig ugyanaz: bizonyíthatónak kell lennie, hogy valami megtörtént, nem csak annak, hogy meg kellett volna történnie. Egy több entitásból álló csoportnál ez a megkülönböztetés élesebbé válik, mert a politikát egy helyen írják, a bizonyítékot pedig egy egészen más helyen kell felkutatni.
A leggyakoribb probléma nem az, hogy nincs bizonyíték, hanem az, hogy a bizonyíték létezik, de szétszórva különböző entitások, rendszerek és felelősök között, anélkül hogy bárki csoportszinten átfogó képet kapna róla. Egy helyi kontroller vezetett egy táblázatot, egy leányvállalat megfelelési tisztviselője e-maileket őrzött meg, egy külső könyvvizsgáló befejezett egy munkaprogramot, amelyet sehol nem tároltak központilag. Hol szóródik szét a bizonyíték éppen ezt a mintát írja le: nem a bizonyíték hiányát, hanem annak hiányát, hogy nincs olyan hely, ahol a bizonyíték összefut. Ahogy egy csoport nagyobb és nemzetközibb lesz, ez a minta erősödik, egyszerűen azért, mert több hely van, ahol valamit rögzíthetnek, és több ember, aki azt hiszi, hogy valaki más vezeti a nyilvántartást.
Ahhoz, hogy a bizonyíthatóságot több entitáson keresztül megszervezzék, olyan struktúra szükséges, amely kötelezettségenként rögzíti, ki miért felelős, még akkor is, ha ez entitásonként különbözik. Mi a control matrix egy több entitásból álló csoportnál elmagyarázza, hogyan néz ki egy ilyen mátrix: minden kötelezettséghez egy felelős, a kötelezettséghez tartozó bizonyíték, és a kontroll, amely bizonyítja, hogy a bizonyítékot ellenőrizték. Egyetlen vállalatnál ez a mátrix áttekinthető. Egy csoportnál minden sor megsokszorozódik azon entitások számával, amelyekre a kötelezettség vonatkozik, és ez a szám ritkán egyértelmű mindenki számára a csoporton belül.
A bizonyíthatóság csak akkor bizonyíthatóság, ha a csoporton kívüli valaki követni tudja azt. Ez lehet egy külső auditor, egy felügyeleti szerv, vagy egy új vezetőségi tag, akinek át kell vennie a korábbi helyzetet. Hogyan tárolja a bizonyítékot úgy, hogy egy auditor megtalálja ezzel a megtalálhatósággal foglalkozik: nem csak azzal, hogy a bizonyíték létezik-e, hanem azzal, hogy olyan módon van-e tárolva, amely érthető annak, aki nem ismeri a csoport belső struktúráját. Több entitás esetén ez egy további bonyolultsági réteget jelent, mert a megtalálhatóságnak nem csak egy entitáson belül kell működnie, hanem az entitások között is, hogy a csoportszint összefüggő képet tudjon mutatni, ne pedig különálló dossziék halmazát.
Egy további bonyodalom egy csoportnál, hogy ugyanaz az európai kötelezettség országonként másképp alakulhat. Egy németországi leányvállalatra más nemzeti kiegészítés vonatkozhat, mint egy franciaországi leányvállalatra, még akkor is, ha az alapul szolgáló európai szabály azonos. Milyen nemzeti kiegészítések vonatkoznak Németországban és milyen nemzeti kiegészítések vonatkoznak Franciaországban megmutatják, hol válik ez a különbség konkréttá. Egy csoportpolitika, amelyet kizárólag az európai szöveg alapján írtak, ezért nem fedi le automatikusan azt, amit minden entitásnak helyi szinten bizonyítania kell. Pontosan ez az, ahol sok csoportot meglepetés ér: nem a főszabály, hanem az alatta rejlő nemzeti kiegészítés miatt.
A tulajdonosok, bizonyítékok és kontrollok feltérképezése több entitáson keresztül olyan munka, amely nagyrészt abból áll, hogy összegyűjtik, rendezik és rendszeresen frissítik olyan információt, amely már valahol létezik. Ez pontosan az a feladattípus, amelyről az FTE TO AI munkaszkennere feladatonként megvizsgálja, mekkora rész vehető át AI által, anélkül hogy ebből bármit is feltételezne az Ön szervezetének eredményéről.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.