Prievolė yra įrodyta tik tada, kai egzistuoja kažkas, ką kitas asmuo gali patikrinti nesikreipdamas į jus. Tai yra įrodomumo esmė: ne tai, ką jūs žinote, kad įvyko, bet tai, ką auditorius, priežiūros institucija ar naujas atitikties pareigūnas gali surasti be to, kad jums reikėtų tai paaiškinti. Daugelis įmonių tik audito metu atranda, kad įrodymai iš tiesų egzistuoja, tačiau jų neįmanoma surasti.
Įrodymas nėra tas pats, kas politika. Politikos dokumentas nurodo, kokia yra intencija; įrodymas parodo, kad ta intencija buvo ir įgyvendinta. Pavyzdžiui, patvirtintas sprendimas su data ir tvirtinančio asmens vardu, e-laiškų susirašinėjimas, iš kurio matomas svarstymas, patikrinimo, kuris faktiškai buvo atliktas, žurnalas, arba ataskaita, kuri atitinka pagrindinius duomenis. Kas tiksliai laikoma pakankamu įrodymu, skiriasi pagal prievolę, ir kas laikoma įrodymu, kai prievolė taikoma grupei su keliais subjektais parodo, kaip šis klausimas paaštrėja, kai atsiranda keli padaliniai ar dukterinės bendrovės. Bendra tendencija yra ta, kad skirtumas tarp politikos ir praktikos dažnai nuvertinamas: gerai atrodantis dokumentas nėra įrodymas, kad kas nors iš tiesų juo vadovavosi. Kaip šį skirtumą padaryti matomą, aptariama kaip įrodyti, kad politika yra ir praktika.
Įrodymai dažniausiai nesukuriami tada ir toje vietoje, kur galiausiai jų prireikia. Rizikos įvertinimą atlieka operacinė komanda, patvirtinimas įvyksta e-laiške, patikrinimas fiksuojamas skaičiuoklėje, kuri yra tik vietiniame diske. Kai auditorius paprašo įrodyti, kad prievolė buvo įvykdyta, kažkam reikia tuos įrodymus surasti iš naujo. Vienam subjektui tai sudėtinga; grupei su keliais padaliniais, šalimis ar dukterinėmis bendrovėmis tai tampa tikra paieška. Kiekvienas subjektas gali turėti savo archyvą, savo sistemą, savo fiksavimo būdą. Kur tiksliai tai nutrūksta ir kodėl tai nėra vien tik disciplinos klausimas, aprašyta kur įrodymai pasklinda grupėje su keliais subjektais. Grupių struktūroms specifiškai yra šio pačio klausimo išsamesnis nagrinėjimas, pritaikytas tai situacijai: kaip išsaugoti įrodymus, kad auditorius juos rastų grupėje.
Surandamumas pradeda nuo nuosavybės (atsakomybės). Įrodymas, kuris niekur neturi savininko, niekur nėra tvarkomas ir todėl nėra saugomas vietoje, kur kas nors galėtų jį rasti. Kiekvienai prievolei yra kažkas, kas galiausiai gali paaiškinti, kas buvo padaryta ir kodėl; kas tai yra, ne visada savaime suprantama organizacijoje su keliais padaliniais ar subjektais. Kaip nustatoma ta atsakomybė ir kodėl ji automatiškai nepriklauso atitikties skyriui, aprašyta kas yra prievolės savininkas. Kai atsakomybė aiški, kitas klausimas nėra dar vienas dokumentas, o struktūra, kuri susieja prievolę, savininką ir įrodymą. Ta struktūra dažniausiai vadinama kontrolės matrica, ir kas ta matrica išsprendžia ir ko ne, aptariama kas yra kontrolės matrica.
Įrodomumo atveju dažnas refleksas yra: daugiau fiksuoti, daugiau archyvuoti, daugiau kurti aplankų. Tai problemos neišsprendžia. Auditorius, kuriam tenka peržiūrėti tris sistemas, norint patikrinti vieną prievolę, tai nesuvokia kaip kontrolės, net jei įrodymas iš tiesų egzistuoja. Klausimas nėra, kiek įrodymų yra, o ar juos galima susieti: nuo prievolės iki savininko, iki įrodymo, iki patikrinimo, kuris parodo, kad tai įvyko. Be tokio susiejimo įrodymai lieka pasklidę, net jei popieriuje jie yra išsamūs.
Tai dar svarbiau, kai organizacija yra didesnė ir sudėtingesnė. Nacionalinės to pačio Europos reglamento nuostatos skiriasi pagal šalį, su skirtingais terminais, skirtingomis institucijomis ir skirtingais lūkesčiais dėl to, kas laikoma įrodymu. Kas vienoje šalyje yra pakankama, kitoje automatiškai tokia nėra. Todėl centralizuota, susiejama įrodymų struktūra nėra vien tvarkingumo klausimas, o būtina sąlyga, norint turėti apžvalgą, kas iš tiesų buvo užfiksuota pagal šalį, subjektą ir prievolę.
Įrodymų fiksavimas, tvarkymas ir surandamumo užtikrinimas savaime yra darbas: dokumentų rūšiavimas, nuorodų kūrimas, tikrinimas, ar byla yra išsami, prieš auditoriui paklausiant. Dalis šio darbo yra pasikartojanti ir seka fiksuotą modelį pagal prievolę. Kas norėtų sužinoti, kurią šio darbo dalį gali perimti AI ir kuri dalis liks priklausoma nuo žmogiškojo sprendimo, gali tai apskaičiuoti naudodamasis FTE TO AI darbo skenavimu, kuris pagal užduotį parodo, kiek galimybių yra automatizavimui.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.