Auditorius, kuris tikrina įrodomumą, užduoda paprastą klausimą: kur yra įrodymas, kad ši prievolė buvo įvykdyta, ir kas gali tai parodyti. Vieno subjekto atveju tai dažnai vis dar apžvelgiama. Grupėje su keliais padaliniais, dukterinėmis bendrovėmis ar šalių organizacijomis įrodymai išsiskaido tarp sistemų, aplankų ir žmonių, kurie vienas kito nepažįsta. Tai nebūtinai prastos politikos ženklas. Tai dažnai tik ženklas, kad niekas nenustatė, kur turi būti įrodymai ir kas yra atsakingas už tai, kad jie ir toliau tenlik.
Įrodymas nėra pati politikos dokumentas. Auditorius klausia, kas parodo, kad politika buvo ir pritaikyta: sprendimas, patvirtinimas, ataskaita, nukrypimų žurnalas, el. laiškas, kuriame atsakingas asmuo kažką nustatė. Kas tiksliai laikoma įrodymu, skiriasi pagal prievolę ir pagal procesą etapą. Puslapyje kas laikoma įrodymu vykdant prievolę išdėstyta, kokios įrodymų formos atitinka kokį prievolės tipą, ir kodėl vien ketinimų pareiškimas be pritaikymo dažniausiai nepakanka.
Grupėje su keliais subjektais išsiskaidymas atsiranda kelete numatomų vietų. Kiekvienas subjektas gali tvarkyti savo apskaitą, naudoti savo sistemą, taikyti savo dokumentų pavadinimų sistemą. Vietinis direktorius gali būti priėmęs sprendimą, kuris niekur centralizuotai nebuvo užfiksuotas. Patronuojanti bendrovė gali manyti, kad dukterinė bendrovė kažką sutvarkė, tačiau niekada to nepatvirtinusi. O nacionalinis padalinys gali priklausyti papildomoms taisyklėms, apie kurias grupė kaip visuma nežino, todėl tam skirti įrodymai visai nerenkami. Kas viena šalyje yra privaloma, kitur nebūtinai taip yra, ir atvirkščiai: pavyzdžiai apie tai pateikti puslapiuose kokie nacionaliniai papildymai taikomi Vokietijoje ir kokie nacionaliniai papildymai taikomi Prancūzijoje. Kas žiūri tik į Europos taisyklę, praleidžia dalį, kuri buvo pridėta vietoje, taigi ir su tuo susijusius įrodymus.
Įrodymai, kurių niekam nepriskirta, dažniausiai nesaugomi arba pasimeta, kai kas nors pakeičia pareigas. Todėl randamumas prasideda ne nuo archyvavimo sistemos, o nuo klausimo, kas yra kiekvienos prievolės savininkas: kas pasirūpina, kad įrodymas atsirastų, kas jį saugo ir kas gali jį parodyti, kai to paprašoma. Grupėje su keliais subjektais tai retai yra viena funkcija visai organizacijai. Kaip toks pasiskirstymas gali atrodyti ir kodėl vieno koordinatoriaus grupės lygmenyje dažniausiai nepakanka, aprašyta puslapyje kas yra prievolės savininkas grupėje su keliais subjektais.
Auditorius, kuris ieško įrodymų, tikrina ne tik ar prievolė yra užrašyta politikoje, bet ir ar ta politika buvo faktiškai laikomasi. Grupė gali turėti puikų politikos dokumentą apie tiekėjų vertinimą, tačiau praktiškai tik dalis subjektų kada nors tą politiką pritaikė. Skirtumas tarp šių dviejų lygmenų ir kaip jį padaryti matomą, o ne paslėptą, išdėstyta puslapyje kaip parodyti, kad politika yra ir praktika grupėje su keliais subjektais. Įrodymas, kurį sudaro vien politikos tekstai, auditoriui yra nepakankamas, nesvarbu, kaip kruopščiai politika parašyta.
Siekiant, kad įrodymai būtų randami keliuose subjektuose, naudinga kiekvienai prievolei fiksuoti: kas yra savininkas, koks įrodymas tikimasi ir kokia kontrolė parodo, kad procesas yra pakartojamas ir nepriklauso nuo vieno asmens. Šie trys elementai kartu sudaro apžvalgą, kuria valdyba gali naudotis, nereikėdama pirma teirautis kiekvieno subjekto. Kas tokia matrica reiškia ir kaip ji gali skirtis tarp subjektų neprarandant ryšio, aprašyta puslapyje kas yra kontrolės matrica grupėje su keliais subjektais.
Compliance Check nustato, kokios prievolės taikomos grupei, kas jų savininkas, koks įrodymas joms tinka ir kokia kontrolė parodo, kad procesas veikia. Tai nėra audito pakaitalas ir nėra garantija, kad auditorius bus patenkintas tuo, kas paruošta. Tai struktūra, dėl kurios valdyba žino, kur turėtų būti įrodymas, prieš kam nors apie tai paklausiant.
Įrankis šiuo metu kuriamas. Norintys juo pasinaudoti, kai jis bus pasiekiamas, gali užsiregistruoti laukiančiųjų sąraše.
Įrodymų fiksavimas ir jų saugojimas yra pats savaime darbas: dokumentų rinkimas, versijų tikrinimas, apžvalgų atnaujinimas keliuose subjektuose. Dalis šio darbo yra pakankamai pasikartojanti, kad ją būtų galima paremti dirbtiniu intelektu. FTE TO AI darbo skanavimas pagal užduotį apskaičiuoja, kokia dalis darbo tam tinkama, kad būtų aišku, kur laikas skiriamas įrodymų paieškai, o kur – jų faktiniam įvertinimui.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.