Revizor koji provjerava dokazivost postavlja jednostavno pitanje: gdje se nalazi dokaz da je ova obveza ispunjena, i tko to može pokazati. Kod jednog entiteta to je često još pregledno. Kod grupe s više poslovnih jedinica, kćeri ili nacionalnih organizacija dokazi se raspršuju po sustavima, mapama i ljudima koji se međusobno ne poznaju. To nije nužno znak loše politike. To je često samo znak da nitko nije utvrdio gdje dokaz treba stajati, i tko je odgovoran za to da tamo i ostane.
Dokaz nije sam dokument politike. Revizor pita što dokazuje da je politika i primijenjena: odluka, odobrenje, izvještaj, dnevnik odstupanja, e-mail u kojem je odgovorna osoba nešto utvrdila. Što se točno računa razlikuje se po obvezi i po trenutku u procesu. Na što se smatra dokazom kod obveze razrađeno je koji oblici dokaza pripadaju kojoj vrsti obveze, i zašto izjava o namjeri bez primjene obično nije dovoljna.
Kod grupe s više entiteta raspršenost nastaje na nekoliko predvidivih mjesta. Svaki entitet može voditi vlastitu administraciju, u vlastitom sustavu, s vlastitim nazivima dokumenata. Lokalni direktor mogao je donijeti odluku koja nigdje nije centralno zabilježena. Matično društvo može pretpostaviti da je kći nešto uredila, bez da je to ikad provjerila. A nacionalna poslovna jedinica može podlijegati dodatnim pravilima koja grupa u cjelini ne poznaje, zbog čega se za to dokazi uopće ne prikupljaju. Što je u jednoj zemlji obvezno, ne mora biti drugdje, i obrnuto: primjeri toga stoje na koje nacionalne dopune vrijede u Njemačkoj i koje nacionalne dopune vrijede u Francuskoj. Tko gleda samo europsko pravilo, propušta dio koji je lokalno dodan, a time i dokaz koji uz to ide.
Dokaz koji nikome nije dodijeljen obično se ne održava, ili se izgubi čim netko promijeni funkciju. Pronalazivost zato ne počinje s arhivskim sustavom, nego s pitanjem tko je za svaku obvezu vlasnik: tko brine da dokaz nastane, tko ga čuva, i tko ga može pokazati kada se to zatraži. Kod grupe s više entiteta to rijetko je jedna funkcija za cijelu organizaciju. Kako ta podjela može izgledati, i zašto jedan koordinator na razini grupe obično nije dovoljan, stoji na tko je vlasnik obveze kod grupe s više entiteta.
Revizor koji traži dokaz ne gleda samo je li obveza zapisana u politici, nego je li ta politika i slijeđena. Grupa može imati izvrstan dokument politike o procjeni dobavljača, dok je u praksi samo dio entiteta tu politiku ikad primijenio. Razlika između te dvije razine, i kako tu razliku učiniti vidljivom umjesto skrivenom, razrađena je na kako dokazujete da je politika i praksa kod grupe s više entiteta. Dokaz koji se sastoji samo od tekstova politike revizoru nije dovoljan, koliko god je politika brižljivo napisana.
Da bi dokaz bio pronalaziv kroz više entiteta, pomaže po obvezi utvrditi: tko je vlasnik, koji se dokaz očekuje, i koja kontrola dokazuje da je proces ponovljiv i ne ovisi o jednoj osobi. Ta tri elementa zajedno čine pregled koji uprava može konzultirati bez da prvo mora ispitivati svaki entitet. Što takva matrica sadrži, i kako se može razlikovati po entitetu bez gubitka povezanosti, stoji na što je kontrolna matrica kod grupe s više entiteta.
Compliance Check utvrđuje koje obveze vrijede za grupu, tko je za njih vlasnik, koji dokaz uz to pristaje i koja kontrola dokazuje da proces funkcionira. To nije zamjena za reviziju, niti garancija da će revizor biti zadovoljan s onim što postoji. To je struktura koja osigurava da uprava zna gdje bi dokaz trebao biti, prije nego što ga tko zatraži.
Alat je u izradi. Tko ovo želi koristiti čim postane dostupno, može se prijaviti na listu čekanja.
Utvrđivanje i održavanje dokaza samo je po sebi posao: prikupljanje dokumenata, provjera verzija, održavanje pregleda ažurnima kroz više entiteta. Dio tog posla dovoljno je ponovljiv da se podupre umjetnom inteligencijom. Werkscan tvrtke FTE TO AI po zadatku izračunava koji dio posla za to dolazi u obzir, tako da postane jasno gdje se vrijeme troši na traženje dokaza, a gdje na njegovo stvarno ocjenjivanje.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.