Задължение е доказано едва когато съществува нещо, което друг може да провери, без да пита вас. Това е същината на доказуемостта: не какво знаете вие, че се е случило, а какво може да открие одитор, надзорен орган или нов служител по съответствие, без да му го обяснявате. Много компании откриват едва по време на одит, че доказателството съществува, но не може да се намери.
Доказателството не е същото като политиката. Документ за политика казва какво е намерението; доказателство показва, че това намерение също е изпълнено. Помислете за одобрено решение с дата и име на одобряващия, кореспонденция по имейл, от която е видно обмислянето, дневник на проверка, която действително е извършена, или отчет, който съответства на данните в основата му. Какво точно се брои за достатъчно доказателство се различава по задължение, и какво се брои за доказателство при задължение в група с множество юридически лица показва как този въпрос се изостря, щом се появят множество обекти или дъщерни дружества. Общото е, че разликата между политика и практика често се подценява: документ, който изглежда добре, не е доказателство, че някой е действал в съответствие с него. Как тази разлика може да се направи видима, е разработено на как да докажете, че политиката е и практика.
Доказателството обикновено не се създава на мястото, където накрая е нужно. Оценка на риска се прави от оперативен отбор, одобрение става чрез имейл, проверка се записва в таблица, която се намира само на локален диск. Докато одитор поиска да се докаже, че задължение е изпълнено, някой трябва отново да издири това доказателство. При едно юридическо лице това вече е трудно; при група с множество обекти, държави или дъщерни дружества това се превръща в цяло търсене. Всяко юридическо лице може да има собствен архив, собствена система, собствен начин на записване. Къде точно това се обърква и защо не е просто въпрос на дисциплина, е описано на къде доказателството се разпилява при група с множество юридически лица. За груповите структури конкретно има разработка на същия въпрос като на тази страница, насочена към тази ситуация: как да пазите доказателства, за да ги намери одитор, при група.
Откриваемостта започва с притежание. Доказателство, което никъде няма собственик, никъде не се поддържа и следователно не се пази на място, където някой може да го намери. За всяко задължение има някой, който накрая може да обясни какво е направено и защо; кой е този човек не винаги е очевидно в организация с множество отдели или юридически лица. Как се определя това притежание и защо то не автоматично се пада на отдела по съответствие, е обяснено на кой е собственик на задължение. Щом това притежание е ясно, следващият въпрос не е още един документ, а структура, която свързва задължение, собственик и доказателство. Тази структура обикновено се нарича матрица на контролите, и какво тя решава, а какво не, е обяснено на какво е матрица на контролите.
Рефлексът при доказуемостта често е: повече записване, повече архивиране, повече папки. Това не решава проблема. Одитор, който трябва да търси в три системи, за да провери едно задължение, не изпитва усещане за контрол, дори доказателството да съществува действително. Въпросът не е колко доказателство има, а дали то може да се проследи: от задължението към собственика, към доказателството, към проверката, която показва, че се е случило. Без тази проследимост доказателството остава разпръснато, дори когато на хартия е пълно.
Това важи още по-силно, колкото по-голяма и сложна е организацията. Националните транспозиции на едно и също европейско правило се различават по държава, с различни срокове, различни органи и различни очаквания за какво се брои за доказателство. Това, което в една държава е достатъчно, не е автоматично достатъчно в друга. Това прави централна, проследима структура за доказателства не въпрос на подредба, а условие за запазване на общ поглед върху това какво действително е записано по държава, по юридическо лице и по задължение.
Запис, поддържане и осигуряване на откриваемост на доказателството само по себе си е форма на работа: подреждане на документи, установяване на препратки, проверка дали досие е пълно, преди одитор да го поиска. Част от тази работа е повтаряема и следва фиксиран модел за всяко задължение. Който иска да знае коя част от тази работа може да бъде поета от AI и коя остава зависима от човешка преценка, може да поръча изчисление с работния скенер на FTE TO AI, който посочва по задача колко пространство има за автоматизация.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.