Juhtorgan, kellel palutakse tõendada, et see on kontrolli all, ei saa piirduda väitega, et poliitika on olemas. Peab olema struktuur, mis näitab iga kohustuse kohta, kes on vastutav, milline tõend on olemas ja milline kontroll tagab, et see tõend jääb kehtima. Sellist struktuuri nimetatakse control-matrixiks. See ei ole aruandlusvorm ega mall, mille täidetakse auditori jaoks; see on viis, kuidas organisatsioon saab endale selgitada, mis toimub ja miks see on piisav.
Control-matrix koosneb enamast kui kohustuste loetelust. Iga kohustuse kohta on fikseeritud vähemalt kolm asja: kes on omanik, milline on tõend selle kohta, et kohustus on täidetud, ja milline kontroll tagab, et see tõend jääb ajakohaseks ja õigeks. Omaniku puudumisel ei ole kohustus mitte kellegi ülesanne. Tõendi puudumisel on kohustus kavatsus. Kontrolli puudumisel on tõend hetkeülevaade, mis vananeb kohe, kui organisatsioon muutub. Kes on kohustuse omanik mitme üksusega grupis ei ole seetõttu detail, mis täidetakse hiljem, vaid esimene asi, mis peab olema paigas, enne kui maatriks midagi tähendab.
Mis kehtib tõendina, erineb kohustuse ja riigi kaupa, kus kohustus kehtib. Euroopa õigusnorm, mis põhitekstis näib üheselt mõistetav, saab riiklikus ülevõtmises sageli erineva sisu: teistsugune tõendivorm, teistsugune sagedus, teistsugune organ, kes selle kinnitama peab. Maatriks, mis sellele ruumi ei jäta, näib täielik, kuid ei ole. Täpseks käsitluseks selle kohta, mis konkreetsel juhul tõendina kehtib, on mis kehtib tõendina kohustuse puhul mitme üksusega grupis lähtekoht, mitte käesolev leht.
Mitme üksuse, mitme riigi või mitme osakonnaga grupis tekib tõend harva ühte kohta. Poliitika kuulub juriidilisele osakonnale, rakendamine kohalikule allüksusele, aruandlus rahandusosakonnale ja heakskiit juhtorganile, mis ei näe tervikpilti igapäevaselt. Control-matrix, mis seda ei kaardista, varjab, et killustatus on tegelik risk. Ei mitte poliitika puudumine, vaid võimetus leida tõendit, et poliitikat on ka rakendatud. Kus see täpselt viltu läheb ja miks see esineb grupistruktuuride puhul sagedamini kui üksiku üksuse puhul, on käsitletud leheküljel kus tõend läheb killustunuks mitme üksusega grupis.
Maatriks ei lahenda seda killustatust, kogudes kõik ühte kohta — see on sageli teostamatu ja ka mittevajalik. Mida maatriks aga teeb, on näidata, kus iga tõenditükk asub ja kes saab selle poole viidata hetkel, kui seda küsitakse. See on teistsugune eesmärk kui tsentraliseerimine: küsimus on leitavuses, mitte kogumises.
Sagedane viga control-matrixis on see, et tõend koosneb poliitikadokumendist endast. Poliitikadokument näitab, et organisatsioon on midagi otsustanud, mitte et see toimub. Auditor või järelevaataja, kes esitab täpsustavaid küsimusi, soovib teada, kuidas poliitika kajastub konkreetses, korduvas tegevuses: registreeritud heakskiit, teostatud kontroll, tuvastatud ja käsitletud kõrvalekalle. Kuidas see vahe praktikas toimib, on selgitatud leheküljel kuidas te tõendate, et poliitika on ka praktika mitme üksusega grupis. Control-matrix, mis seda vahet ei tee, annab valekindlustunde: paberil täielik, praktikas kaitsmatu.
Control-matrixi väärtus ei sõltu sellest, kui täielik see on koostamise hetkel, vaid sellest, kui hästi see peab vastu hetkel, kui väljastpoolt tulnud isik selle kohta küsib. See tähendab, et tõend ei tohi lihtsalt olemas olla, vaid tuleb säilitada viisil, mida auditor, kellel puuduvad organisatsiooni eelteadmised, saab jälgida. Maatriks, mis viitab tõendile, mida enam kedagi ei leia, on praktikas tühi maatriks. Mida selleks säilitamise ja struktuuri osas vajatakse, on kirjas leheküljel kuidas te säilitate tõendi nii, et auditor selle leiab mitme üksusega grupis. Mitme üksusega grupi puhul on see omaette tähelepanupunkt, sest kohapeal salvestatud tõend on harva iseenesest nähtav neile, kes annavad aru grupitasandil. Rohkem maatriksi ülesehitusest sellises struktuuris on leheküljel mis on control-matrix mitme üksusega grupis.
Control-matrix näitab, kes peab millist tõendit koguma, ajakohasena hoidma ja näidata suutma. See on töö, mis kordub: samasugune kontroll, samasugune kogumine, samasugune verifitseerimine, ikka ja jälle, sageli mitme üksuse ja riigi lõikes samaaegselt. Kui see kordumine on nähtav, tekib küsimus, milline osa sellest on ülesanne, mida kellegi tuleb teha ikka ja jälle, ja milline osa on piisavalt süsteemne, et seda teisiti korraldada. FTE TO AI töömõõtja arvutab tööülesande kaupa, kui suure osa sellest töökoormusest saab AI üle võtta, lähtudes ülesannetest, nagu need on control-matrixis juba kirjeldatud.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.