Saistība, kas pastāv uz papīra, bet kurai nav īpašnieka, auditoram nepastāv. Tas ir kodols tam, kur daudzas organizācijas apstājas. Ir identificēta pārskatu sniegšanas saistība, ir izstrādāta politika, bet jautājums, kurš ik dienu rūpējas par to, lai politika tiktu īstenota, un kurš var pierādīt, ka tas notiek, paliek neatbildēts. Bez vārda pie saistības nav kontroles, un bez kontroles nav pierādāmas atbilstības.
Saistības īpašumtiesības ir vairāk nekā vārds organizācijas struktūrā. Tas nozīmē, ka viena persona vai viena funkcija ir atbildīga par trim lietām: ka saistība tiek izpildīta, ka tiek dokumentēts tā pierādījums, un ka šis pierādījums ir atrodams brīdī, kad kāds to pieprasa. Īpašnieks, kurš tikai zina, ka uzdevums viņam pieder, bet nevar parādīt, kas no tā ir dokumentēts, praksē nav īpašnieks, bet vārds sarakstā.
Tieši šī atšķirība ir tā, kur daudzas iekšējās kontroles sistēmas nedarbojas pareizi. Politika tiek noteikta valdes līmenī, izpilde notiek nodaļas līmenī, un saikne starp tām reti tiek skaidri noteikta. Kā šo saikni tomēr var veidot, un kāpēc politika un prakse bez šīs saiknes atšķiras, ir aprakstīts kā jūs pierādāt, ka politika ir arī prakse.
Vienkāršā organizācijā saistības īpašnieku parasti vēl var atrast: ir viena juridiska vienība, viena valde, viena grāmatvedības sistēma. Grupā ar vairākām vienībām tas mainās. Saistība, kas ir spēkā grupas līmenī, jāizpilda kaut kur organizācijā, un tas var būt grupas līmenī, darbības sabiedrības līmenī vai izplatīts vairākās vienībās, kuras katra sniedz daļu no informācijas.
Jautājums, kurš ir īpašnieks, tad kļūst par jautājumu par struktūru: kura vienība konsolidē datus, kura vienība piegādā pamatā esošos datus, un kurš ir atbildīgs, ja kāda no šīm saitēm iztrūkst. Šis jautājums grupu struktūrās ir tik biežs un tik specifisks, ka tam ir veltīta atsevišķa nodaļa: kurš ir saistības īpašnieks grupā ar vairākām vienībām aplūko, kā šī atbildība sadalās un kur šī sadale noiet greizi.
Īpašumtiesības un pierādījumi pieder kopā, bet praksē tie atšķiras. Īpašnieks tiek norīkots, pamatojoties uz organizācijas shēmu, kamēr izpildes pierādījums tiek dokumentēts kaut kur citur: e-pastā, izklājlapā uz lokāla diska, sistēmā, kas izmantota tikai vienā darbības sabiedrībā. Tam, kuram grupas līmenī jāatskaitās, vispirms jāizpēta, kur atrodas pierādījums, pirms viņš var parādīt, ka saistība ir izpildīta.
Šī problēma nav gadījuma rakstura, tā ir strukturāla katrā organizācijā, kas sastāv no vairākām daļām. Tieši šeit kur pierādījumi izkliedējas grupā ar vairākām vienībām turpina: kuras vietas organizācijā rada pierādījumus, bez tam, ka kāds tos centralizēti apkopo, un kāpēc tas atklājas tikai brīdī, kad auditors to pieprasa.
Ne katrs iesniegtais dokuments auditoram skaitās par pierādījumu. Politikas dokuments pierāda, ka pastāv nodoms, nevis to, ka šis nodoms ir īstenots. Valdes sēdes protokols pierāda, ka temats ir apspriests, nevis to, ka lēmums ir izpildīts. Pierādījumam jābūt tiešai saiknei ar saistību, kuru tam jāapstiprina: kurš ko izdarījis, kad, un kā tas ir dokumentēts.
Grupā ar vairākām vienībām šis jautājums kļūst sarežģītāks, jo pierādījumi var radīties dažādos līmeņos, un ne katram līmenim ir tāda pati pierādījuma vērtība. Kas šajā situācijā konkrēti skaitās par pierādījumu, un kāpēc vienas vienības pierādījums nav automātiski pierādījums grupas saistībai, ir izklāstīts kas skaitās par pierādījumu saistībai grupā ar vairākām vienībām.
Īpašnieku sarakts ir sākumpunkts, nevis sistēma. Lai pierādāmi būtu kontrolē, katrai saistībai jābūt saistītai ar īpašnieku, ar pierādījumu, ko šis īpašnieks sniedz, un ar kontroli, kas nosaka, vai šis pierādījums ir pilnīgs un aktuāls. Šī saikne bieži tiek dokumentēta kontroles matricā - pārskatā, kas par katru saistību parāda, kurš ir atbildīgs un kā tas tiek kontrolēts. Ko tieši ietver kontroles matrica un kāpēc īpašnieku saraksts bez šīs matricas neiztur auditu, ir aplūkots kas ir kontroles matrica.
Tikpat svarīgs ir jautājums, kur šis pierādījums tiek glabāts, un vai auditors to var atrast bez organizācijas palīdzības. Sistēma, kas ir atkarīga no viena darbinieka zināšanām, nav sistēma, bet risks. Kā pierādījumu glabāt tā, lai tas paliktu atrodams, arī tad, kad grupa sastāv no vairākām vienībām, ir aprakstīts kā jūs glabājat pierādījumus, lai auditors tos atrastu grupā ar vairākām vienībām.
Īpašumtiesību piešķiršana un pierādījumu sistēmas izveide ir darbs: pārskatu sastādīšana, dokumentācijas apkopošana, uzskaite par to, kurš ko ir iesniedzis. Daļa no šī darba ir atkārtojama un seko noteiktam modelim, tāpēc tas ir piemērots atbalstam ar AI. FTE TO AI darba skenēšana aprēķina par katru uzdevumu, kuru daļu no šī darba var pārņemt, tā parādot, kur cilvēki joprojām ir nepieciešami vērtēšanai un kur sistēmas var pārņemt pierādījumu apkopošanu un kārtošanu.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.