Obveza koja postoji na papiru, ali nema vlasnika, za revizora ne postoji. To je srž problema na kojem se mnoge organizacije zapliću. Identificirana je obveza izvještavanja, napisana je politika, ali pitanje tko svakodnevno brine da se politika provodi i tko može dokazati da se to događa, ostaje neodgovoreno. Bez imena uz obvezu ne postoji kontrola, a bez kontrole nema dokazive usklađenosti.
Vlasništvo nad obvezom je više od imena u organizacijskoj shemi. To znači da je jedna osoba ili jedna funkcija odgovorna za tri stvari: da se obveza izvršava, da se dokaz o tome bilježi, i da je taj dokaz pronalaziv u trenutku kada nekoga zatraži. Vlasnik koji samo znade da zadatak njemu pripada, ali ne može pokazati što je od toga zabilježeno, u praksi nije vlasnik nego samo ime na popisu.
Ova razlika je upravo mjesto na kojem mnogi interni sustavi kontrole zaostaju. Politika se utvrđuje na razini uprave, provedba se odvija na razini odjela, a poveznica između toga rijetko se čini eksplicitnom. Kako se ta poveznica može ostvariti, i zašto se politika i praksa razilaze bez te poveznice, opisano je u kako dokazujete da je politika i praksa.
Kod jedinstvene organizacije vlasnika obveze uglavnom je moguće pronaći: postoji jedan pravni subjekt, jedna uprava, jedan skup knjiga. Kod grupe s više subjekata to se mijenja. Obveza koja vrijedi na razini grupe mora se negdje u organizaciji izvršiti, a to može biti na razini grupe, na razini radnog društva, ili raspodijeljeno na više subjekata koji svaki isporučuju dio informacija.
Pitanje tko je vlasnik tada postaje pitanje o strukturi: koji subjekt konsolidira podatke, koji subjekt isporučuje temeljne podatke, i tko je odgovoran kada jedna od tih poveznica izostane. Ovo pitanje javlja se tako često i tako specifično kod grupnih struktura da postoji zasebna obrada za to: tko je vlasnik obveze kod grupe s više subjekata razrađuje kako se ta odgovornost raspoređuje i gdje ta raspodjela zapinje.
Vlasništvo i dokaz idu zajedno, ali u praksi se razdvajaju. Vlasnik se određuje na temelju organizacijske sheme, dok se dokaz izvršenja bilježi negdje drugdje: u e-mailu, u tablici na lokalnom disku, u sustavu koji se koristi samo kod jednog radnog društva. Onaj koji na razini grupe mora polagati odgovornost, mora prvo istražiti gdje se dokaz nalazi prije nego što može pokazati da je obveza ispunjena.
Ovaj problem nije incidentalan, on je strukturan kod svake organizacije koja se sastoji od više dijelova. Baš na ovome mjestu gdje dokaz postaje raspršen kod grupe s više subjekata ide dalje: koja mjesta u organizaciji stvaraju dokaz bez da ga netko središnje prikuplja, i zašto se to primjećuje tek u trenutku kada revizor to zatraži.
Ne svaki dokument koji se isporuči računa se kao dokaz za revizora. Dokument politike dokazuje da postoji namjera, ne da je ta namjera izvršena. Zapisnik sa sjednice uprave dokazuje da je tema raspravljena, ne da je odluka provedena. Dokaz mora imati izravnu vezu s obvezom koju treba potkrijepiti: tko je što učinio, kada, i kako je to zabilježeno.
Kod grupe s više subjekata ovo pitanje postaje složenije, jer dokaz može nastati na različitim razinama, a ne svaka razina ima jednaku dokaznu snagu. Što se u toj situaciji konkretno računa kao dokaz, i zašto dokaz jednog subjekta nije automatski dokaz za obvezu grupe, razrađeno je u što se računa kao dokaz kod obveze kod grupe s više subjekata.
Popis vlasnika je polazna točka, nije sustav. Da bi se dokazivo bilo pod kontrolom, svaka obveza mora biti povezana s vlasnikom, s dokazom koji taj vlasnik isporučuje, i s kontrolom koja utvrđuje je li taj dokaz potpun i aktualan. Ta poveznica se često bilježi u kontrolnoj matrici, pregledu koji po obvezi prikazuje tko je odgovoran i kako se to kontrolira. Što kontrolna matrica konkretno obuhvaća i zašto popis vlasnika bez te matrice ne opstaje pri reviziji, obrađeno je u što je kontrolna matrica.
Jednako je važno pitanje gdje se taj dokaz čuva, i može li ga revizor pronaći bez pomoći organizacije. Sustav koji ovisi o znanju jednog zaposlenika nije sustav nego rizik. Kako se dokaz čuva tako da ostane pronalaziv, čak i kada se grupa sastoji od više subjekata, opisano je u kako čuvate dokaz tako da ga revizor pronađe kod grupe s više subjekata.
Dodjela vlasništva i uspostava dokazne dokumentacije je posao: izrada pregleda, prikupljanje dokumentacije, praćenje tko je što isporučio. Dio tog posla je repetitivan i slijedi utvrđen obrazac, što ga čini prikladnim za podršku putem AI-a. Radna skeniranja tvrtke FTE TO AI izračunavaju po zadatku koji se dio tog posla može preuzeti, tako da postaje vidljivo gdje su ljudi i dalje potrebni za procjenu, a gdje sustavi mogu preuzeti prikupljanje i uređivanje dokaza.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.