Obbligu li jeżisti fuq il-karta iżda m'għandu ebda sid, ma jeżistix għal awditur. Din hija l-qofol ta' fejn ħafna organizzazzjonijiet jitfgħu l-labra. Ġie identifikat obbligu ta' rappurtar, ġiet miktuba politika, iżda l-mistoqsija min jiżgura kuljum li l-politika tiġi implimentata u min jista' juri li dan qed iseħħ, tibqa' bla tweġiba. Mingħajr isem marbut ma' obbligu ma hemm ebda kontroll, u mingħajr kontroll ma hemm ebda konformità li tista' tintwera.
Sjieda ta' obbligu hija aktar minn isem f'organigramma. Tfisser li persuna waħda jew funzjoni waħda hija responsabbli għal tliet affarijiet: li l-obbligu jiġi eżegwit, li l-evidenza ta' dan tiġi rreġistrata, u li din l-evidenza tinstab fil-mument li xi ħadd jitlobha. Sid li jaf biss li kompitu jappartjeni lilu, iżda ma jistax juri x'ġie rreġistrat minn dan, fil-prattika mhuwiex sid iżda sempliċi isem f'lista.
Dan id-distinzjoni hija eżattament fejn ħafna sistemi ta' kontroll intern ma jilħqux il-livell mixtieq. Il-politika tiġi stabbilita fil-livell tal-bord, l-implimentazzjoni ssir fil-livell tad-dipartiment, u l-konnessjoni bejniethom rari ssir espliċita. Kif tista' ssir din il-konnessjoni, u għaliex il-politika u l-prattika jiddevergu mingħajr din il-konnessjoni, huwa deskritt f'kif turi li l-politika hija wkoll prattika.
F'organizzazzjoni sempliċi, is-sid ta' obbligu normalment għadu jinstab: hemm entità legali waħda, bord wieħed, sett wieħed ta' kotba. F'grupp b'diversi entitajiet, dan jinbidel. Obbligu li japplika fuq livell ta' grupp, irid jiġi eżegwit xi mkien fl-organizzazzjoni, u dan jista' jkun fuq livell tal-grupp, fuq livell ta' kumpanija operattiva, jew imqassam fuq diversi entitajiet li kull waħda minnhom tipprovdi parti mill-informazzjoni.
Il-mistoqsija min hu s-sid ssir mbagħad mistoqsija dwar l-istruttura: liema entità tikkonsolida d-data, liema entità tipprovdi d-data sottostanti, u min hu responsabbli jekk waħda minn dawk il-konnessjonijiet tkun nieqsa. Din il-mistoqsija tinqala' spiss u b'mod speċifiku fl-istrutturi tal-grupp li għaliha hemm trattament separat: min hu s-sid ta' obbligu f'grupp b'diversi entitajiet jitratta kif tinqasam din ir-responsabbiltà u fejn din il-qsim tmur ħażin.
Sjieda u evidenza jmorru id f'id, iżda fil-prattika jitfarrqu minn xulxin. Sid jiġi nominat abbażi ta' skema organizzattiva, filwaqt li l-evidenza tal-eżekuzzjoni tiġi rreġistrata xi mkien ieħor: f'email, f'spreadsheet fuq disk lokali, f'sistema li tintuża biss f'kumpanija operattiva waħda. Min irid jagħti kont fuq livell tal-grupp, irid l-ewwel isib fejn tinsab l-evidenza qabel ma jista' juri li l-obbligu ġie ssodisfat.
Dan il-problema mhuwiex inċidentali, huwa strutturali f'kull organizzazzjoni magħmula minn diversi partijiet. Eżatt hawnhekk ikompli fejn l-evidenza ssir imxerrda f'grupp b'diversi entitajiet: liema postijiet f'organizzazzjoni jiġġeneraw evidenza mingħajr ma xi ħadd jiġbor dik l-evidenza ċentralment, u għaliex dan jinnota biss fil-mument li awditur jitolbu.
Mhux kull dokument li jiġi ppreżentat jgħodd bħala evidenza għal awditur. Dokument ta' politika juri li hemm intenzjoni, mhux li dik l-intenzjoni ġiet implimentata. Minuti ta' laqgħa tal-bord juru li suġġett ġie diskuss, mhux li deċiżjoni ġiet segwita. L-evidenza trid ikollha linja diretta lejn l-obbligu li għandha tiġġustifika: min għamel xiex, meta, u kif ġie dan irreġistrat.
F'grupp b'diversi entitajiet, din il-mistoqsija ssir aktar kumplessa, minħabba li l-evidenza tista' tinħoloq fuq livelli differenti u ma kull livell għandu l-istess forza ta' konvinzjoni. X'jgħodd speċifikament bħala evidenza f'dik is-sitwazzjoni, u għaliex evidenza minn entità waħda mhijiex automatikament evidenza għall-obbligu tal-grupp, huwa spjegat f'x'jgħodd bħala evidenza għal obbligu f'grupp b'diversi entitajiet.
Lista ta' sidien hija punt tat-tluq, mhux sistema. Biex tkun tabilħaqq f'kontroll b'mod li jista' jintwera, kull obbligu jrid ikun marbut ma' sid, mal-evidenza li dak is-sid jipprovdi, u ma' kontroll li jistabbilixxi jekk dik l-evidenza hijiex kompluta u attwali. Din il-konnessjoni ħafna drabi tiġi rreġistrata f'matriċi ta' kontroll, ħarsa ġenerali li għal kull obbligu turi min hu responsabbli u kif dan jiġi kkontrollat. X'inhi eżattament matriċi ta' kontroll u għaliex lista ta' sidien mingħajr dik il-matriċi ma żżommx quddiem awditjar, huwa trattat f'x'inhi matriċi ta' kontroll.
Sew importanti hija l-mistoqsija fejn tinżamm dik l-evidenza, u jekk awditur jistax isibha mingħajr l-għajnuna tal-organizzazzjoni. Sistema li tiddependi mill-għarfien ta' impjegat wieħed, mhijiex sistema iżda riskju. Kif l-evidenza tinżamm b'mod li tibqa' tista' tinstab, anke meta grupp ikun magħmul minn diversi entitajiet, huwa deskritt f'kif tinżamm l-evidenza b'mod li awditur isibha f'grupp b'diversi entitajiet.
L-allokazzjoni tas-sjieda u l-organizzazzjoni tal-evidenza huma xogħol: it-tħejjija ta' ħarsiet ġenerali, il-ġbir ta' dokumentazzjoni, iż-żamma ta' rekord ta' min ipprovda xiex. Parti minn dak ix-xogħol huwa repetittiv u jsegwi mudell fiss, li jagħmlu adattat għal appoġġ mill-AI. Il-werkscan ta' FTE TO AI jikkalkola għal kull kompitu liema parti minn dak ix-xogħol tista' tittieħed, sabiex isir viżibbli fejn in-nies jibqgħu meħtieġa għall-evalwazzjoni u fejn is-sistemi jistgħu jieħdu f'idejhom il-ġbir u l-organizzazzjoni tal-evidenza.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.