Prasību reti izpilda tikai viena nodaļa. Politiku raksta juridiskais departaments, īsteno biznesa daļa, pārbauda finanses un dažkārt vēlreiz izvērtē ārējā puse. Katrs no šiem soļiem atstāj pēdas: dokumentu, e-pastu, apstiprinājumu, žurnālu. Šīs pēdas ir pierādījums. Problēma nerodas tāpēc, ka pierādījuma nav, bet tāpēc, ka neviens precīzi nezina, kur tas atrodas.
Lielākā daļa organizāciju strādā ar sistēmu kombināciju, kas nav būvēta tieši šim mērķim: intraneta lapa politikai, HR sistēma apmācībām, iepirkumu sistēma piegādātāju deklarācijām, pasta kastīte korespondencei ar uzraudzības iestādi. Katra sistēma glabā savu daļu no stāsta. Neviena no šīm sistēmām neparāda kopējo skatu. Kam ir jāpierāda, ka prasība ir izpildīta, tam vispirms jāizdomā, kurā sistēmā atrodas attiecīgais pierādījums, un tad – vai šis pierādījums vēl ir aktuāls.
Vienam vienam uzņēmumam tas jau ir izaicinājums. Grupai ar vairākām vienībām, filiālēm vai valstīm problēma pieaug līdz ar to. Prasība, kas noteikta grupas līmenī, bieži jāpierāda lokāli, un otrādi. Ko tas konkrēti nozīmē, aprakstīts kas skaitās kā pierādījums prasībai grupā ar vairākām vienībām, un tas ir atkarīgs no tā, kā grupa ir strukturēta un kura vienība kādu pārskatu iesniedz. Tas pats jautājums par izplatību parādās kur pierādījumi izplatās grupā ar vairākām vienībām, kur grupas struktūra pati par sevi kļūst par faktoru.
Pierādījums, kas eksistē, bet nav atrodams, pārbaudes brīdī darbojas tāpat kā pierādījums, kas neeksistē. Auditoram, uzraugam vai pašai valdei ir jāspēj pārbaudīt, kurš par ko bija atbildīgs un kur atrodas pamatojums. Tas nozīmē, ka katrai prasībai jābūt noteiktai, pastāvīgai vietai, nevis meklēšanai starp nodaļām brīdī, kad jautājums tiek uzdots. Kā šāda atrodamība praktiski tiek nodrošināta, aprakstīts kā glabāt pierādījumus, lai auditors tos atrastu.
Atbildīgās personas noteikšana katrai prasībai automātiski neatrisina izplatītu pierādījumu problēmu, bet padara to redzamu. Atbildīgā persona, kas zina, ka viņa ir atbildīga, dodas meklēt pierādījumu, kas atbilst tās uzdevumam, un tad bieži atklāj, ka tas ir izkaisīts pāri vairākām sistēmām vai kolēģiem. Tas ir brīdis, kad izplatība kļūst par problēmu, ko var risināt, nevis par problēmu, kas paliek nepamanīta. Kas precīzi ir atbildība un kāpēc tā nav saistīta ar to, kurš uzdevumu izpilda, aprakstīts kurš ir prasības atbildīgā persona.
Cits punkts, kur pierādījums izšķīst: politikas esamība neko nepasaka par tās izpildi. Dokuments, kas aprakstīts, kā process būtu jānotiek, nav pierādījums tam, ka process tā tiešām notiek. Tam nepieciešams cita veida pierādījums, tieši – pierādāma izpilde: žurnāli, izlases pārbaudes, atkāpju pārskati. Atšķirība starp šiem diviem pierādījumu slāņiem un to, kā tos salikt kopā, aprakstīta kā pierādīt, ka politika ir arī prakse.
Lai izplatītu pierādījumu padarītu pārvaldāmu, nepieciešams pastāvīgs pārskats: katrai prasībai – atbildīgā persona, pierādījums un kontrole, kas parāda, ka process darbojas. Bez šādas struktūras pierādījums paliek izkaisīts, līdz kādam tas ir nepieciešams, un tad bieži ir jau par vēlu to pilnībā savākt. Kā šāds pārskats ir izveidots un ko tam pievieno kontrole, aprakstīts kas ir kontroles matrica.
Jautājums, vai organizācija ir kontrolē, netiek atbildēts ar deklarāciju, bet ar pierādījumu, kas ir atrodams pareizajā brīdī. Kamēr šis pierādījums ir izkaisīts starp nodaļām un sistēmām, no kurām katra glabā savu daļu, uz šo jautājumu nevar atbildēt ar pārliecību. Atbildīgās personas, pierādījuma un kontroles savienošana katrai prasībai ir solis, kas to padara iespējamu.
Šī pierādījuma vākšana un aktualizēšana pati ir darbs, kas izkaisīts pa daudziem sīkiem uzdevumiem: dokumentu pieprasīšana, versiju pārbaude, pārskatu atjaunināšana. FTE TO AI darba skenēšana katram uzdevumam izrēķina, kādu daļu no tā var pārņemt AI, lai būtu skaidrs, kādu daļu no šī darba var automatizēt un kādai daļai vēl nepieciešams cilvēka veikts novērtējums.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.