Kohustust täidetakse harva ühe osakonna sees. Reeglid koostab juriidiline osakond, rakendab äriüksus, kontrollib finantsosakond ja mõnikord hindab uuesti väline osapool. Igast neist etappidest jääb maha jälg: dokument, e-kiri, kinnitus, logi. See jälg on tõend. Probleem ei tulene sellest, et tõendit ei ole, vaid sellest, et keegi ei tea täpselt, kus see asub.
Enamik organisatsioone kasutab kombinatsiooni süsteemidest, mida ei ole selleks otstarbeks ehitatud: intranet reeglite jaoks, personalisüsteem koolituste jaoks, hankesüsteem tarnijate deklaratsioonide jaoks, postkast järelevalveasutusega peetava kirjavahetuse jaoks. Igas süsteemis säilib oma osa loost. Ükski neist süsteemidest ei näita tervikpilti. Kes peab tõendama, et kohustus on täidetud, peab esmalt välja selgitama, millises süsteemis asjakohane tõend asub, ja seejärel, kas see tõend on veel aktuaalne.
Üksiku üksuse puhul on see juba väljakutse. Mitme üksusega, tegevuskohaga või riigiga grupi puhul kasvab probleem kaasa. Kohustus, mis on määratud grupi tasandil, tuleb tihti tõendada kohalikul tasandil, ja vastupidi. Mida see konkreetselt tähendab teemale mis loetakse tõendiks kohustuse puhul mitme üksusega grupis, sõltub sellest, kuidas grupp on struktureeritud ja milline üksus millist aruandlust esitab. Sama küsimus hajumise kohta kordub artiklis kus tõendid hajuvad mitme üksusega grupis, kus grupi struktuur muutub omakorda mõjuriks.
Tõend, mis eksisteerib, kuid ei ole leitav, toimib kontrolli käigus nagu tõend, mida ei ole olemas. Audiitor, järelevalveasutus või juhatus enda peab saama tuvastada, kes mille eest vastutas ja kus alusdokumendid asuvad. See eeldab kindlat asukohta iga kohustuse jaoks, mitte otsingut osakondade vahel hetkel, kui küsimus esitatakse. Kuidas selline leitavus praktikas korraldatakse, on kirjeldatud artiklis kuidas hoida tõendeid nii, et audiitor need leiab.
Kohustusele omaniku määramine ei lahenda hajunud tõendite probleemi automaatselt, kuid muudab selle nähtavaks. Omanik, kes teab, et ta on vastutav, otsib tema ülesandega seotud tõendit ja avastab tihti, et see on hajutatud mitme süsteemi või kolleegi vahel. See on hetk, mil hajumine muutub probleemiks, mida saab lahendada, mitte probleemiks, mis jääb märkamatuks. Mida omanikuks olemine täpselt tähendab ja miks see on eraldiseisev sellest, kes ülesannet täidab, on käsitletud artiklis kes on kohustuse omanik.
Veel üks punkt, kus tõend laguneb: reeglite olemasolu ei ütle midagi selle rakendamise kohta. Dokument, mis kirjeldab, kuidas protsess peaks toimuma, ei ole tõend, et protsess ka nii toimub. See eeldab teistsugust tõendit, nimelt tõendatud rakendamist: logid, valikkontrollid, kõrvalekaldearuanded. Erinevus nende kahe tõendikihi vahel ja kuidas neid kõrvutada, on selgitatud artiklis kuidas tõestada, et reeglid on ka praktika.
Hajutatud tõendite haldamiseks on vajalik kindel ülevaade: iga kohustuse kohta omanik, tõend ja kontroll, mis näitab, et protsess töötab. Sellise struktuurita jääb tõend hajutatuna seisma, kuni keegi seda vajab, ja siis on tihti juba hilja seda täielikult koguda. Kuidas selline ülevaade on koostatud ja mida kontroll sellele lisab, on kirjeldatud artiklis mis on control matrix.
Küsimusele, kas organisatsioon on kontrolli all, ei vastata avaldusega, vaid tõendiga, mis on õigel hetkel leitav. Kuni see tõend on hajutatud osakondade ja süsteemide vahel, mis igaüks säilitavad oma osa, ei saa sellele küsimusele kindlusega vastata. Omaniku, tõendi ja kontrolli kokkuviimine iga kohustuse kohta on samm, mis seda võimalikuks teeb.
Selle tõendi kogumine ja ajakohasena hoidmine on ka ise töö, mis on hajutatud paljude väikeste ülesannete vahel: dokumentide küsimine, versioonide kontrollimine, ülevaadete uuendamine. FTE TO AI töövoo-skaneering arvutab iga ülesande jaoks välja, kui suure osa sellest saab AI üle võtta, mistõttu selgub, milline osa sellest tööst on automatiseeritav ja milline osa vajab endiselt inimlikku hinnangut.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.