O obligație este rareori îndeplinită de un singur departament. Politica este scrisă de departamentul juridic, executată de business, verificată de finance și uneori reevaluată de o parte externă. Fiecare dintre aceste etape lasă o urmă: un document, un e-mail, o aprobare, un registru. Acea urmă este dovada. Problema nu apare pentru că nu există dovezi, ci pentru că nimeni nu știe exact unde se află acestea.
Majoritatea organizațiilor lucrează cu o combinație de sisteme care nu au fost construite pentru acest scop: un intranet pentru politici, un sistem HR pentru training-uri, un sistem de achiziții pentru declarațiile furnizorilor, o cutie poștală pentru corespondența cu un organism de supraveghere. Fiecare sistem păstrează propria sa parte din poveste. Niciunul dintre aceste sisteme nu arată imaginea completă. Cine trebuie să demonstreze că o obligație a fost respectată trebuie deci mai întâi să afle în care sistem se află dovada relevantă, și apoi dacă acea dovadă este încă actuală.
La o singură entitate, aceasta este deja o provocare. La un grup cu mai multe entități, sedii sau țări, problema crește proporțional. O obligație stabilită la nivel de grup trebuie de multe ori demonstrată local, și invers. Ceea ce înseamnă concret acest lucru pentru ce contează ca dovadă pentru o obligație în interiorul unui grup cu mai multe entități, depinde de modul în care este structurat grupul și de entitatea care depune ce raportare. Aceeași întrebare despre dispersare în sine reapare în unde se dispersează dovezile într-un grup cu mai multe entități, unde structura grupului însuși devine un factor.
O dovadă care există, dar nu poate fi găsită, funcționează la un control ca o dovadă care nu există. Un auditor, un organism de supraveghere sau consiliul de administrație însuși trebuie să poată verifica cine a fost responsabil pentru ce și unde se află fundamentarea. Acest lucru necesită un loc fix pentru fiecare obligație, nu o căutare prin departamente în momentul în care se pune întrebarea. Modul în care această găsibilitate este organizată în practică este descris în cum păstrați dovezile astfel încât un auditor să le găsească.
Desemnarea unui proprietar pentru fiecare obligație nu rezolvă automat problema dovezilor dispersate, dar o face vizibilă. Un proprietar care știe că este responsabil caută dovada care corespunde sarcinii sale și descoperă adesea că aceasta este dispersată în mai multe sisteme sau la mai mulți colegi. Acesta este momentul în care dispersarea devine o problemă care poate fi rezolvată, în loc de o problemă care rămâne neobservată. Ce înseamnă exact proprietatea și de ce este independentă de cel care execută sarcina, este tratat în cine este proprietarul unei obligații.
Un alt punct în care dovada se fragmentează: existența unei politici nu spune nimic despre modul în care este implementată. Un document care descrie cum ar trebui să se desfășoare un proces nu este o dovadă că procesul se desfășoară efectiv astfel. Acest lucru necesită un alt tip de dovadă, anume implementarea demonstrabilă: loguri, verificări prin eșantionare, rapoarte de abateri. Diferența dintre aceste două straturi de dovezi și modul în care le puneți una lângă alta este explicată pe cum demonstrați că politica este și practică.
Pentru a face gestionabilă dispersarea dovezilor, este necesar un tablou fix: pentru fiecare obligație, proprietarul, dovada și controlul care demonstrează că procesul funcționează. Fără această structură, dovada rămâne dispersată până când cineva are nevoie de ea, și atunci este de multe ori prea târziu pentru a o mai colecta complet. Modul în care este construit un astfel de tablou și ce adaugă un control în cadrul acestuia este descris pe ce este o matrice de control.
Întrebarea dacă o organizație este în control nu este răspunsă cu o declarație, ci cu dovezi care pot fi găsite la momentul potrivit. Cât timp acea dovadă este dispersată în departamente și sisteme care fiecare păstrează propria sa parte, această întrebare nu poate fi răspunsă cu certitudine. Reunirea proprietarului, dovezii și controlului pentru fiecare obligație este pasul care face acest lucru posibil.
Colectarea și actualizarea acelei dovezi este ea însăși o muncă, dispersată în multe sarcini mici: solicitarea documentelor, verificarea versiunilor, actualizarea tablourilor. Scanul de lucru al FTE TO AI calculează pentru fiecare sarcină ce parte din aceasta poate fi preluată de AI, astfel încât să devină clar ce parte din această muncă poate fi automatizată și ce parte continuă să necesite evaluare umană.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.