En forpligtelse bliver sjældent efterlevet af én afdeling. Politikker skrives af juridisk afdeling, udføres af forretningen, kontrolleres af finans og bliver nogle gange vurderet igen af en ekstern part. Hver af disse trin efterlader et spor: et dokument, en e-mail, en godkendelse, en logbog. Det spor er beviset. Problemet opstår ikke, fordi der ikke findes bevis, men fordi ingen ved præcis, hvor det ligger.
De fleste organisationer arbejder med en kombination af systemer, der ikke er bygget til dette formål: et intranet for politikker, et HR-system for uddannelser, et indkøbssystem for leverandørerklæringer, en mailboks for korrespondance med en tilsynsmyndighed. Hvert system opbevarer sin egen del af historien. Ingen af disse systemer viser det samlede billede. Den, der skal påvise, at en forpligtelse er efterlevet, må derfor først finde ud af, i hvilket system det relevante bevis findes, og derefter om det bevis stadig er aktuelt.
For en enkelt enhed er dette allerede en udfordring. For en gruppe med flere enheder, afdelinger eller lande vokser problemet med den. En forpligtelse, der er placeret på gruppeniveau, skal ofte påvises lokalt, og omvendt. Hvad det konkret betyder for hvad der tæller som bevis for en forpligtelse inden for en gruppe med flere enheder, afhænger af, hvordan gruppen er struktureret, og hvilken enhed der indsender hvilken rapportering. Det samme spørgsmål om spredning i sig selv går igen i hvor bevis spredes i en gruppe med flere enheder, hvor gruppens struktur i sig selv bliver en faktor.
Bevis, der findes, men ikke kan findes, fungerer ved en kontrol som bevis, der ikke findes. En revisor, en tilsynsmyndighed eller ledelsen selv skal kunne fastslå, hvem der var ansvarlig for hvad, og hvor dokumentationen ligger. Det kræver et fast sted per forpligtelse, ikke en søgning gennem afdelinger i det øjeblik spørgsmålet stilles. Hvordan denne søgbarhed indrettes i praksis, er beskrevet i hvordan De opbevarer bevis, så en revisor kan finde det.
At udpege en ejer per forpligtelse løser ikke automatisk problemet med spredt bevis, men gør det synligt. En ejer, der ved, at han er ansvarlig, går på jagt efter det bevis, der hører til hans opgave, og opdager da ofte, at det er spredt over flere systemer eller kolleger. Det er det øjeblik, hvor spredning bliver et problem, der kan løses, i stedet for et problem, der forbliver ubemærket. Hvad ejerskab præcis indebærer, og hvorfor det er uafhængigt af, hvem der udfører opgaven, behandles i hvem der ejer en forpligtelse.
Et andet punkt, hvor bevis falder i stykker: eksistensen af en politik siger ikke noget om dens udførelse. Et dokument, der beskriver, hvordan en proces bør forløbe, er ikke bevis for, at processen faktisk forløber sådan. Det kræver en anden type bevis, nemlig påviselig udførelse: logs, stikprøver, afvigelsesrapporter. Forskellen mellem disse to lag af bevis, og hvordan De sammenholder dem, er forklaret på hvordan De påviser, at politik også er praksis.
For at gøre spredt bevis håndterbart er der brug for et fast overblik: for hver forpligtelse ejeren, beviset og den kontrol, der påviser, at processen fungerer. Uden den struktur forbliver bevis spredt, indtil nogen har brug for det, og så er det ofte for sent at samle det fuldstændigt. Hvordan et sådant overblik er opbygget, og hvad en kontrol tilføjer til det, er beskrevet på hvad en kontrolmatrix er.
Spørgsmålet om, hvorvidt en organisation er i kontrol, besvares ikke med en erklæring, men med bevis, der kan findes på det rette tidspunkt. Så længe dette bevis er spredt over afdelinger og systemer, der hver opbevarer deres egen del, kan spørgsmålet ikke besvares med sikkerhed. At samle ejer, bevis og kontrol per forpligtelse er det skridt, der gør det muligt.
At samle dette bevis og holde det aktuelt er selv også arbejde, spredt over mange små opgaver: indhente dokumenter, kontrollere versioner, opdatere overblik. Arbejdsscanningen fra FTE TO AI beregner per opgave, hvilken del af det, der kan overtages af AI, så det bliver klart, hvilken del af dette arbejde automatisering kan håndtere, og hvilken del stadig kræver menneskelig vurdering.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.