Μια υποχρέωση σπάνια τηρείται από ένα μόνο τμήμα. Η πολιτική συγγράφεται από τη νομική υπηρεσία, εφαρμόζεται από την επιχειρησιακή μονάδα, ελέγχεται από τα οικονομικά και μερικές φορές επαναξιολογείται από έναν εξωτερικό φορέα. Κάθε ένα από αυτά τα βήματα αφήνει ένα ίχνος: ένα έγγραφο, ένα email, μια έγκριση, ένα αρχείο καταγραφής. Αυτό το ίχνος είναι το αποδεικτικό στοιχείο. Το πρόβλημα δεν προκύπτει επειδή δεν υπάρχει αποδεικτικό στοιχείο, αλλά επειδή κανείς δεν γνωρίζει ακριβώς πού βρίσκεται.
Οι περισσότεροι οργανισμοί λειτουργούν με έναν συνδυασμό συστημάτων που δεν έχουν σχεδιαστεί για αυτόν τον σκοπό: ένα intranet για την πολιτική, ένα σύστημα HR για τις εκπαιδεύσεις, ένα σύστημα προμηθειών για τις δηλώσεις προμηθευτών, ένα mailbox για την αλληλογραφία με μια εποπτική αρχή. Κάθε σύστημα διατηρεί το δικό του μέρος της ιστορίας. Κανένα από αυτά τα συστήματα δεν δείχνει το σύνολο. Όποιος πρέπει να αποδείξει ότι μια υποχρέωση έχει τηρηθεί, πρέπει λοιπόν πρώτα να διαπιστώσει σε ποιο σύστημα βρίσκονται τα σχετικά αποδεικτικά στοιχεία, και στη συνέχεια αν αυτά είναι ακόμα επικαιροποιημένα.
Σε μία μεμονωμένη οντότητα, αυτό αποτελεί ήδη μια πρόκληση. Σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες, εγκαταστάσεις ή χώρες, το πρόβλημα μεγαλώνει αναλόγως. Μια υποχρέωση που έχει ανατεθεί σε επίπεδο ομίλου πρέπει συχνά να αποδεικνύεται τοπικά, και το αντίστροφο. Τι σημαίνει αυτό συγκεκριμένα για τι μετράει ως αποδεικτικό στοιχείο για μια υποχρέωση εντός ενός ομίλου με πολλές οντότητες, εξαρτάται από τον τρόπο δόμησης του ομίλου και από ποια οντότητα υποβάλλει ποια αναφορά. Το ίδιο ερώτημα σχετικά με τη διασκόρπιση εξετάζεται και στο πού διασκορπίζονται τα αποδεικτικά στοιχεία σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες, όπου η δομή του ίδιου του ομίλου γίνεται παράγοντας.
Τα αποδεικτικά στοιχεία που υπάρχουν αλλά δεν είναι εντοπίσιμα, λειτουργούν σε περίπτωση ελέγχου ως αποδεικτικά στοιχεία που δεν υπάρχουν. Ένας ελεγκτής, μια εποπτική αρχή ή το ίδιο το διοικητικό συμβούλιο πρέπει να μπορούν να διαπιστώσουν ποιος ήταν υπεύθυνος για τι και πού βρίσκεται η τεκμηρίωση. Αυτό απαιτεί μια σταθερή θέση ανά υποχρέωση, όχι μια αναζήτηση μεταξύ τμημάτων τη στιγμή που τίθεται το ερώτημα. Ο τρόπος με τον οποίο οργανώνεται στην πράξη αυτή η εντοπισιμότητα περιγράφεται στο πώς διατηρείτε τα αποδεικτικά στοιχεία ώστε να τα βρίσκει ένας ελεγκτής.
Ο ορισμός ενός ιδιοκτήτη ανά υποχρέωση δεν λύνει αυτόματα το πρόβλημα των διασκορπισμένων αποδεικτικών στοιχείων, αλλά το κάνει ορατό. Ένας ιδιοκτήτης που γνωρίζει ότι είναι υπεύθυνος, αναζητά τα αποδεικτικά στοιχεία που αντιστοιχούν στο καθήκον του, και συχνά ανακαλύπτει τότε ότι είναι διασκορπισμένα σε πολλά συστήματα ή συναδέλφους. Αυτή είναι η στιγμή που η διασκόρπιση γίνεται πρόβλημα που μπορεί να λυθεί αντί για πρόβλημα που παραμένει απαρατήρητο. Τι σημαίνει ακριβώς η ιδιοκτησία και γιατί είναι ανεξάρτητη από το ποιος εκτελεί το καθήκον, εξετάζεται στο ποιος είναι ιδιοκτήτης μιας υποχρέωσης.
Ένα άλλο σημείο όπου τα αποδεικτικά στοιχεία διασπώνται: η ύπαρξη πολιτικής δεν λέει τίποτα για την εφαρμογή της. Ένα έγγραφο που περιγράφει πώς θα έπρεπε να εξελίσσεται μια διαδικασία δεν αποτελεί απόδειξη ότι η διαδικασία εξελίσσεται πράγματι έτσι. Αυτό απαιτεί ένα άλλο είδος αποδεικτικού στοιχείου, δηλαδή αποδεδειγμένη εφαρμογή: αρχεία καταγραφής, δειγματοληψίες, αναφορές αποκλίσεων. Η διαφορά μεταξύ αυτών των δύο επιπέδων αποδεικτικών στοιχείων, και ο τρόπος με τον οποίο τα συγκρίνετε, εξηγείται στο πώς αποδεικνύετε ότι η πολιτική είναι επίσης πράξη.
Για να γίνει διαχειρίσιμη η διασκόρπιση των αποδεικτικών στοιχείων, απαιτείται μια σταθερή επισκόπηση: ανά υποχρέωση, ο ιδιοκτήτης, το αποδεικτικό στοιχείο και ο έλεγχος (control) που αποδεικνύει ότι η διαδικασία λειτουργεί. Χωρίς αυτή τη δομή, τα αποδεικτικά στοιχεία παραμένουν διασκορπισμένα μέχρι κάποιος να τα χρειαστεί, και τότε είναι συχνά πολύ αργά για να συγκεντρωθούν πλήρως. Ο τρόπος με τον οποίο δομείται μια τέτοια επισκόπηση και τι προσθέτει σε αυτή ένας έλεγχος (control) περιγράφεται στο τι είναι ένας πίνακας ελέγχων (control matrix).
Το ερώτημα αν ένας οργανισμός βρίσκεται υπό έλεγχο (in control) δεν απαντάται με μια δήλωση αλλά με αποδεικτικά στοιχεία που είναι εντοπίσιμα την κατάλληλη στιγμή. Όσο τα αποδεικτικά στοιχεία παραμένουν διασκορπισμένα σε τμήματα και συστήματα που καθένα διατηρεί το δικό του μέρος, αυτό το ερώτημα δεν μπορεί να απαντηθεί με βεβαιότητα. Η συγκέντρωση ιδιοκτήτη, αποδεικτικού στοιχείου και ελέγχου (control) ανά υποχρέωση είναι το βήμα που το κάνει δυνατό.
Η συγκέντρωση και η διαρκής επικαιροποίηση αυτών των αποδεικτικών στοιχείων αποτελεί από μόνη της εργασία, διασκορπισμένη σε πολλές μικρές εργασίες: αίτηση εγγράφων, έλεγχος εκδόσεων, επικαιροποίηση επισκοπήσεων. Η σάρωση εργασιών (werkscan) της FTE TO AI υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της μπορεί να αναληφθεί από την AI, ώστε να γίνεται σαφές ποιο μέρος αυτής της εργασίας μπορεί να διαχειριστεί η αυτοματοποίηση και ποιο μέρος παραμένει να απαιτεί ανθρώπινη κρίση.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.