Uma empresa ativa em vários países parte frequentemente do princípio de que uma regra europeia produz o mesmo efeito em todos os lugares. Esta é uma das suposições mais subestimadas em conformidade ESG. As diretivas europeias são transpostas país a país para a legislação nacional, e nessa transposição surgem diferenças: em limiares, em prazos, em quem exatamente é abrangido e em qual entidade exerce a supervisão. A mesma diretiva pode gerar numa obrigação num país que ainda não se aplica noutro, ou que só entra em vigor num momento diferente. Quem não registar a lista de países da empresa de forma precisa e atualizada corre o risco de a lista de obrigações baseada nela também estar incorreta.
Não se trata apenas do país onde está sediada a sede. É relevante onde as entidades estão estabelecidas, onde as atividades efetivamente ocorrem, onde as subsidiárias ou filiais estão registadas, e por vezes também onde a receita é gerada. Um grupo pode ter apenas um escritório de vendas num país e produção noutro, e essa distinção pode ter consequências para quais regras nacionais se aplicam. Também as joint ventures, as participações minoritárias e as entidades recentemente adquiridas ou alienadas devem constar nesse levantamento, pois a lista de países de hoje não é automaticamente a lista de países de há um ano.
Se a empresa abrir uma nova filial, realizar uma aquisição, ou reduzir atividades num país, isso pode alterar também quais cabeçalhos nacionais são relevantes. Uma obrigação que antes não se aplicava pode subitamente aplicar-se; uma obrigação que se aplicava pode deixar de existir. Não se trata de registar uma vez e esquecer, mas de um levantamento que acompanha a estrutura da empresa. Quem não mantiver isto atualizado descobre frequentemente a alteração apenas no momento em que uma obrigação já deveria ter sido cumprida.
O fator país funciona em conjunto com, mas não em substituição de, outros fatores que também determinam quais regras se aplicam. Assim, também o seu setor determina em parte quais regras ESG se aplicam, a dimensão da empresa desempenha um papel na determinação de limiares e obrigações, e a forma jurídica da entidade faz diferença em quais regras se aplicam. O país onde uma entidade está estabelecida determina frequentemente qual versão nacional de uma regra europeia se aplica a essa entidade, enquanto o setor, a dimensão e a forma jurídica determinam se a regra se aplica dentro desse país. Esta página não descreve quais limiares ou prazos se aplicam num país específico; essa informação varia por país e por momento, e o texto atual encontra-se na legislação nacional e nas respetivas notas explicativas, não aqui.
Elaborar uma lista de países é um primeiro passo. Uma administração que precise de demonstrar que está no controlo necessita de mais do que uma nota interna: precisa de uma fonte registada, um momento de definição, e uma forma de mostrar que a lista foi verificada quanto à sua atualidade. Isto toca na questão do que conta como prova numa obrigação: uma lista que só existe na cabeça de um colaborador não é prova. Uma lista que está registada, com um responsável encarregado de a manter atualizada, e com um controlo que verifica periodicamente se houve alterações, aproxima-se mais de algo que um auditor ou supervisor pode verificar.
A prova relativa à lista de países dispersa-se facilmente: a estrutura de estabelecimento está num registo jurídico, as atividades operacionais estão noutro sistema, e a aquisição mais recente talvez só se encontre numa troca de e-mails do departamento jurídico. Este é exatamente o padrão em que a prova se dispersa por departamentos e sistemas, com a consequência de que, a certo ponto, ninguém tem já uma visão completa e atualizada. Para um fator que determina em parte quais regras se aplicam, este é um risco que não se limita a uma única obrigação, mas que se propaga por toda a lista de obrigações baseada nele.
A Compliance Check, atualmente em desenvolvimento para a csrdcompliance.net, destina-se a reunir estes fatores, incluindo a lista de países, num levantamento de obrigações com, para cada obrigação, um responsável, a prova e um controlo. Assim, um administrador, CFO, General Counsel ou auditor interno que não tenha certeza de a que a empresa está sujeita pode ver onde o fator país tem influência e onde isso deveria ser registado. A ferramenta está em construção; quem quiser utilizá-la assim que estiver disponível pode inscrever-se na lista de espera.
O registo da lista de países, e de qualquer outra obrigação que dela resulte, é um trabalho que consiste em parte em recolher, verificar e manter atualizados dados que já existem em algum lugar da organização. É um trabalho do qual uma parte poderá eventualmente ser assumida pela IA, e outra parte não. A análise de trabalho da FTE TO AI calcula, por tarefa, qual parte desse trabalho se presta a isso, tornando claro onde as pessoas continuam a ser necessárias e onde é possível haver apoio.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.