Conformidade ESG
A política e a prática divergem, as provas estão dispersas e as obrigações não têm um proprietário fixo. Esta página mostra como a ferramenta organiza isso, desde a primeira introdução de dados até ao relatório para o board, e o que é solicitado ao utilizador em cada etapa. Quem quiser saber primeiro exatamente o que é a ferramenta, pode ler isso em o que é; quem quiser ver o que um relatório proporciona, encontra isso em resultados.
A primeira etapa é read-first: não se calcula nada, apenas se registam dados. O utilizador fornece os dados básicos que a verificação necessita: setor, dimensão, forma jurídica, produtos e os países onde a empresa está ativa, incluindo eventuais filiais ou estabelecimentos. Isso pode ser feito de uma só vez, mas os campos também podem ser divididos: alguém do departamento jurídico preenche a forma jurídica e a lista de países, alguém das compras ou das operações os dados dos produtos. Não é necessária uma ordem fixa, mas sim um local de armazenamento fixo: tudo se reúne num único perfil que constitui a base para a etapa seguinte.
O tempo que isto exige está sobretudo na reunião de dados que atualmente se encontram dispersos: um extrato do registo comercial, uma lista de produtos, uma visão geral dos países de atividade. O preenchimento em si é rápido; reunir os documentos certos pode demorar mais tempo, dependendo do grau de fragmentação dessa informação dentro da organização.
O perfil da empresa é confrontado com a matriz de obrigações reglia: CSRD/VSME, CSDDD, EUDR, PPWR, CBAM, regras setoriais e os complementos nacionais por país. A verificação mostra quais as obrigações que, com base nos dados fornecidos, são aplicáveis, e quais os complementos nacionais que se aplicam adicionalmente. Isto é trabalho automatizado: o perfil é comparado com um conjunto de dados, não é interpretado por um consultor. É também por isso que o resultado permanece explicável: cada resultado pode ser reconduzido a uma regra na matriz e a um campo no perfil, não a uma estimativa que não fica de outra forma registada.
O tempo de execução desta etapa está no próprio processamento, que é rápido, e na verificação posterior: confirmar se as obrigações identificadas correspondem ao que foi efetivamente indicado em termos de atividades e países.
Para cada obrigação resultante da verificação, segue-se um levantamento: o que está definido no papel (política) e o que acontece na prática, com que documento isso pode ser fundamentado. Esta etapa presta-se particularmente a ser dividida entre várias pessoas: o proprietário de uma obrigação dentro da organização fornece as provas relativas a essa componente específica, sem que essa pessoa tenha de ter uma visão geral de todo o processo. Os documentos são guardados num cofre com um registo fixo que liga a linha do relatório à fonte e ao documento comprovativo, de modo a que mais tarde seja possível reconstituir em que se baseia uma conclusão.
Esta etapa costuma consumir mais tempo, porque as provas frequentemente estão dispersas por departamentos e sistemas que não estão habituados a partilhar informação entre si. O tempo exato depende do número de obrigações resultantes da verificação e do grau de completude da documentação já existente.
Os resultados do levantamento de lacunas são reunidos numa matriz de controlo: para cada obrigação, um proprietário, um controlo, uma frequência e um registo. As lacunas são inseridas num roteiro de remediação, por ordem de risco, alinhado com a estrutura de risco já existente. Tudo isso resulta num relatório de uma página para o board: cumprido, lacuna ou risco por obrigação, ponderado por probabilidade e consequência, com, além do lado do risco, também o lado da oportunidade referido de forma factual, como uma melhor informação sobre fornecedores ou custos mais baixos.
O relatório destina-se a ser discutido numa reunião do conselho de administração, não a ser folheado por alto: uma página, com a matriz e o roteiro como documentos subjacentes para quem quiser ir mais a fundo.
Uma verificação única mostra um estado num determinado momento. Uma repetição mostra a diferença: que lacunas foram colmatadas, que novas obrigações surgiram porque a legislação mudou ou as atividades da empresa se alteraram. A subscrição do horizon-scanner sinaliza alterações entretanto: o que está a mudar, quem é afetado e o que deve acontecer em consequência, de modo a que a verificação seguinte não contenha surpresas que já pudessem ter sido detetadas nesse intervalo.
A ferramenta não constrói o seu próprio registo de obrigações; funciona com base na matriz de obrigações reglia e nos conjuntos de dados dos módulos reglia. Não existem processos já realizados para os quais se possa remeter: a ferramenta estrutura o que existe, não comprova historial. E o botão está atualmente em modo de lista de espera; ainda não existe uma Compliance Check ativa com a qual se possa começar.
Quem quiser realizar o processo por conta própria, utiliza o registo, a matriz de controlo e o roteiro com o cofre de provas e um relatório trimestral para o board. Quem quiser trabalhar de forma parcialmente acompanhada, faz-se apoiar por um parceiro na investigação política-vs-prática e na formação do board. Quem quiser subcontratar totalmente o processo, entrega todo o percurso de compliance a um parceiro, com esta verificação como medição inicial. Mais informações sobre a regulamentação subjacente encontram-se na base de conhecimento.
Seja qual for a via escolhida, as lacunas e o roteiro são, no fim de contas, trabalho: tarefas que alguém tem de realizar, horas que têm de vir de algum lado, sistemas que as têm de registar. Quem quiser traduzir isso em capacidade e afetação de recursos, encontra um ponto de partida para tal na verificação de trabalho da [FTE to AI](https://ftetoai.com).
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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