Une entreprise active dans plusieurs pays part souvent du principe qu'une même règle européenne produit le même effet partout. C'est l'une des hypothèses les plus sous-estimées en matière de conformité ESG. Les directives européennes sont transposées pays par pays en droit national, et cette transposition génère des différences : dans les seuils, dans les délais, dans qui exactement est concerné et dans quelle instance exerce le contrôle. Une même directive peut créer, dans un pays, une obligation qui, dans un autre, ne s'applique pas encore, ou n'entre en vigueur qu'à un autre moment. Qui ne consigne pas la liste des pays de l'entreprise de manière précise et actuelle risque de voir la liste des obligations qui en découle également erronée.
Il ne s'agit pas seulement du pays où se situe le siège. Est pertinent le lieu où les entités sont établies, où les activités se déroulent réellement, où les filiales ou établissements sont immatriculés, et parfois aussi où le chiffre d'affaires est réalisé. Un groupe peut n'avoir qu'un bureau de vente dans un pays et une production dans un autre, et cette distinction peut avoir des conséquences sur les règles nationales applicables. Les coentreprises, les participations minoritaires et les entités récemment acquises ou cédées doivent également figurer dans cet aperçu, car la liste des pays d'aujourd'hui n'est pas automatiquement celle d'il y a un an.
Si l'entreprise ouvre un nouvel établissement, procède à une acquisition ou réduit ses activités dans un pays, cela peut également modifier les têtes de chapitre nationales pertinentes. Une obligation qui ne s'appliquait pas auparavant peut soudainement s'appliquer ; une obligation qui s'appliquait peut disparaître. Il ne s'agit pas d'une consignation ponctuelle qu'on oublie ensuite, mais d'un aperçu qui évolue avec la structure de l'entreprise. Qui ne le tient pas à jour ne découvre souvent le changement qu'au moment où une obligation aurait déjà dû être respectée.
Le facteur pays agit conjointement avec, mais pas à la place, d'autres facteurs qui déterminent également quelles règles s'appliquent. Ainsi, votre secteur détermine également en partie quelles règles ESG s'appliquent, la taille de l'entreprise joue aussi un rôle dans la détermination des seuils et obligations, et la forme juridique de l'entité fait aussi une différence quant aux règles applicables. Le pays dans lequel une entité est établie détermine souvent quelle version nationale d'une règle européenne s'applique à cette entité, tandis que le secteur, la taille et la forme juridique déterminent si la règle s'applique dans ce pays. Cette page ne décrit pas quels seuils ou délais s'appliquent dans un pays spécifique ; cette information change selon le pays et selon le moment, et le texte actuel de celle-ci figure dans la législation nationale et les notes explicatives correspondantes, pas ici.
Dresser une liste de pays est une première étape. Un conseil d'administration qui doit démontrer qu'il maîtrise la situation a besoin de plus qu'une note interne : il a besoin d'une source consignée, d'un moment d'établissement, et d'une manière de montrer que la liste a été vérifiée quant à son actualité. Cela touche à la question de ce qui compte comme preuve pour une obligation : une liste qui n'existe que dans la tête d'un seul collaborateur n'est pas une preuve. Une liste consignée, avec un propriétaire responsable de sa mise à jour, et avec un contrôle qui vérifie périodiquement s'il y a eu des changements, se rapproche davantage de quelque chose qu'un auditeur ou un régulateur peut contrôler.
La preuve relative à la liste des pays se disperse facilement : la structure des établissements figure dans un registre juridique, les activités opérationnelles figurent dans un autre système, et la dernière acquisition ne se retrouve peut-être que dans un échange d'e-mails du service juridique. C'est exactement le schéma dans lequel la preuve se disperse entre les services et les systèmes, avec pour conséquence que plus personne, à un moment donné, ne dispose d'un aperçu complet et actuel. Pour un facteur qui déterminC en partie quelles règles s'appliquent, c'est un risque qui ne se limite pas à une seule obligation, mais qui se répercute sur l'ensemble de la liste des obligations qui en découle.
La Compliance Check, en cours de développement pour csrdcompliance.net, est destinée à réunir ces facteurs, dont la liste des pays, dans un aperçu des obligations avec, pour chaque obligation, un propriétaire, la preuve et un contrôle. Ainsi, un administrateur, un CFO, un General Counsel ou un auditeur interne qui n'est pas certain de ce à quoi l'entreprise est soumise peut voir où le facteur pays a une influence et où cela devrait être consigné. L'outil est en cours de construction ; qui souhaite l'utiliser dès qu'il sera disponible peut s'inscrire sur la liste d'attente.
La consignation de la liste des pays, et de toute autre obligation qui en découle, est un travail qui consiste en partie à collecter, vérifier et tenir à jour des données qui existent déjà quelque part dans l'organisation. C'est un travail dont une partie est susceptible d'être reprise par l'IA, et une partie non. Le scan de travail de FTE TO AI calcule, pour chaque tâche, quelle part de ce travail s'y prête, afin de faire apparaître clairement où l'humain reste nécessaire et où un soutien est possible.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
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