Společnost, která je aktivní ve více zemích, často předpokládá, že jedno evropské pravidlo dopadá všude stejně. To je jeden z nejvíce podceňovaných předpokladů v oblasti ESG compliance. Evropské směrnice se v jednotlivých zemích převádějí do vnitrostátní legislativy, a při tomto převodu vznikají rozdíly: v prahových hodnotách, v lhůtách, v tom, kdo přesně spadá do jejich rozsahu, a který orgán nad tím vykonává dohled. Stejná směrnice může v jedné zemi vytvořit povinnost, která v jiné zemi ještě neplatí, nebo která nabývá účinnosti až v jiném okamžiku. Kdo si seznam zemí společnosti přesně a aktuálně nezaznamená, riskuje, že ani seznam povinností, který je na tomto seznamu založen, nebude správný.
Nejde jen o zemi, kde sídlí ústředí. Relevantní je, kde jsou usazeny jednotlivé entity, kde skutečně probíhají činnosti, kde jsou zapsány dceřiné společnosti nebo provozovny, a někdy i kde se realizuje obrat. Skupina může mít v jedné zemi pouze prodejní kancelář a v jiné zemi výrobu, a tento rozdíl může mít důsledky pro to, jaká vnitrostátní pravidla se uplatní. Do tohoto přehledu patří i společné podniky, menšinové podíly a nedávno nabyté nebo odprodané entity, protože dnešní seznam zemí není automaticky stejný jako seznam zemí před rokem.
Pokud společnost otevře novou provozovnu, provede akvizici nebo omezí činnosti v nějaké zemi, může se tím změnit i to, které vnitrostátní úpravy jsou relevantní. Povinnost, která dříve neplatila, může náhle platit; povinnost, která platila, může zaniknout. Nejde o jednorázové zaznamenání a zapomenutí, ale o přehled, který se vyvíjí spolu se strukturou společnosti. Kdo to nesleduje, často změnu odhalí až ve chvíli, kdy povinnost už měla být splněna.
Faktor zemí působí společně s dalšími faktory, které spoluurčují, jaká pravidla platí, ale nenahrazuje je. Také váš sektor spoluurčuje, jaká ESG pravidla se uplatní, velikost společnosti hraje roli při stanovení prahových hodnot a povinností, a právní forma entity má vliv na to, jaká pravidla se uplatní. Země, ve které je entita usazena, často určuje, jaká vnitrostátní verze evropského pravidla se na tuto entitu vztahuje, zatímco sektor, velikost a právní forma určují, zda pravidlo v dané zemi platí. Tato stránka nepopisuje, jaké prahové hodnoty nebo lhůty platí v konkrétní zemi; tato informace se v jednotlivých zemích a v čase mění, a její aktuální znění je uvedeno ve vnitrostátní legislativě a příslušných výkladových materiálech, nikoli zde.
Sestavení seznamu zemí je prvním krokem. Vedení společnosti, které musí prokázat, že má situaci pod kontrolou, potřebuje víc než interní poznámku: potřebuje zaznamenaný zdroj, okamžik stanovení a způsob, jak doložit, že byl seznam zkontrolován z hlediska aktuálnosti. To se týká otázky co se počítá jako důkaz u dané povinnosti: seznam, který existuje pouze v hlavě jednoho zaměstnance, není důkazem. Seznam, který je zaznamenán, má vlastníka odpovědného za jeho aktuálnost a je doprovázen kontrolním mechanismem, který pravidelně ověřuje, zda došlo ke změnám, se mnohem více blíží něčemu, co může auditor nebo dozorový orgán ověřit.
Důkazy o seznamu zemí se snadno rozptýlí: struktura provozoven je uvedena v právním registru, provozní činnosti jsou v jiném systému a nejnovější akvizice je možná dohledatelná jen v e-mailové korespondenci právního oddělení. To je přesně ten vzorec, kdy se důkazy rozptýlí mezi odděleními a systémy, s tím výsledkem, že v určitém okamžiku už nikdo nemá úplný a aktuální přehled. Pro faktor, který spoluurčuje, jaká pravidla platí, představuje to riziko, které se neomezuje na jednu povinnost, ale promítá se do celého seznamu povinností, který je na něm založen.
Compliance Check, který je pro csrdcompliance.net ve vývoji, má za cíl tyto faktory, včetně seznamu zemí, spojit do přehledu povinností, kde má každá povinnost svého vlastníka, důkaz a kontrolní mechanismus. Díky tomu může vedoucí pracovník, CFO, General Counsel nebo interní auditor, který si není jistý, do čeho společnost spadá, vidět, kde má faktor zemí vliv a kde by to mělo být zaznamenáno. Nástroj se právě vyvíjí; kdo jej chce využít, jakmile bude k dispozici, se může přihlásit na čekací listinu.
Zaznamenání seznamu zemí, a každé další povinnosti, která z něj vyplývá, je práce, která částečně spočívá ve shromažďování, kontrole a udržování aktuálnosti údajů, jež v organizaci již někde existují. Je to práce, jejíž část lze případně převést na AI, a část nikoli. Pracovní scan od FTE TO AI u každého úkolu vypočítá, jaká část této práce se pro to hodí, takže je jasné, kde jsou lidé i nadále potřeba a kde je možná podpora.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.