Spoločnosť, ktorá je aktívna vo viacerých krajinách, často predpokladá, že jedno európske pravidlo dopadne všade rovnako. To je jeden z najviac podceňovaných predpokladov v ESG-compliance. Európske smernice sa v každej krajine transponujú do národnej legislatívy, a pri tejto transpozícii vznikajú rozdiely: v prahoch, v lehotách, v tom, kto presne spadá pod pravidlo, a v tom, ktorý orgán vykonáva dohľad. Tá istá smernica môže v jednej krajine viesť k povinnosti, ktorá v inej krajine ešte neplatí, alebo nadobúda účinnosť v inom momente. Kto si presne a aktuálne nezaznamenáva zoznam krajín spoločnosti, riskuje, že ani zoznam povinností, ktorý na ňom stavia, nebude správny.
Nejde len o krajinu, v ktorej sídli hlavná kancelária. Relevantné je, kde sú usadené entity, kde skutočne prebiehajú činnosti, kde sú zapísané dcérske spoločnosti alebo pobočky, a niekedy aj kde sa realizuje obrat. Skupina môže v jednej krajine mať len predajnú kanceláriu a v inej výrobu, a tento rozdiel môže mať vplyv na to, ktoré národné pravidlá sa uplatňujú. Do tohto prehľadu patria aj joint ventures, menšinové podiely a nedávno získané alebo odpredané entity, pretože dnešný zoznam krajín nie je automaticky rovnaký ako zoznam krajín z minulého roka.
Ak spoločnosť otvorí novú pobočku, uskutoční akvizíciu alebo obmedzí činnosti v niektorej krajine, môže sa tým zmeniť aj to, ktoré národné úpravy sú relevantné. Povinnosť, ktorá predtým neplatila, môže náhle začať platiť; povinnosť, ktorá platila, môže zaniknúť. Nejde o jednorazové zaznamenanie a zabudnutie, ale o prehľad, ktorý sa vyvíja spolu so štruktúrou spoločnosti. Kto to nesleduje, zmenu často odhalí až v momente, keď povinnosť už mala byť splnená.
Faktor krajiny pôsobí spoločne s inými faktormi, ktoré spoluurčujú, ktoré pravidlá platia, ale nenahrádza ich. Tak aj vaše odvetvie spoluurčuje, ktoré ESG-pravidlá sa uplatňujú, veľkosť spoločnosti hraje úlohu pri určovaní prahov a povinností, a právna forma entity spôsobuje rozdiel v tom, ktoré pravidlá sa uplatňujú. Krajina, v ktorej je entita usadená, často určuje, ktorá národná verzia európskeho pravidla sa na túto entitu vzťahuje, zatiaľ čo odvetvie, veľkosť a právna forma určujú, či pravidlo v danej krajine platí. Táto stránka nepopisuje, aké prahy alebo lehoty platia v konkrétnej krajine; tieto informácie sa menia podľa krajiny a podľa momentu, a ich aktuálne znenie sa nachádza v národnej legislatíve a súvisiacich výkladoch, nie tu.
Zostavenie zoznamu krajín je prvý krok. Predstavenstvo, ktoré musí preukázať, že má situáciu pod kontrolou, potrebuje viac než interný poznámkový záznam: potrebuje zaznamenaný zdroj, moment stanovenia, a spôsob, ako preukázať, že zoznam bol skontrolovaný z hľadiska aktuálnosti. To sa dotýka otázky čo sa počíta ako dôkaz pri povinnosti: zoznam, ktorý existuje iba v hlave jedného zamestnanca, nie je dôkazom. Zoznam, ktorý je zaznamenaný, má vlastníka zodpovedného za jeho aktuálnosť, a má kontrolu, ktorá periodicky preveruje, či nastali zmeny, sa viac blíži niečomu, čo môže overiť audítor alebo dozorný orgán.
Dôkazy o zozname krajín sa ľahko rozptýlia: štruktúra pobočiek je v právnom registri, operačné činnosti sú v inom systéme, a najnovšia akvizícia sa možno nachádza iba v e-mailovej korešpondencii právneho oddelenia. Presne to je vzor, pri ktorom sa dôkazy rozptýlia medzi oddelenia a systémy, s dôsledkom, že v určitom momente nikto nemá úplný a aktuálny prehľad. Pre faktor, ktorý spoluurčuje, ktoré pravidlá platia, je to riziko, ktoré sa neobmedzuje na jednu povinnosť, ale prejavuje sa v celom zozname povinností, ktorý na ňom stavia.
Compliance Check, ktorý sa vyvíja pre csrdcompliance.net, má za cieľ spojiť tieto faktory, vrátane zoznamu krajín, do prehľadu povinností, kde má každá povinnosť svojho vlastníka, dôkaz a kontrolu. Vďaka tomu môže riaditeľ, CFO, General Counsel alebo interný audítor, ktorý si nie je istý, pod čo spoločnosť spadá, vidieť, kde má faktor krajiny vplyv a kde by sa to malo zaznamenať. Nástroj sa ešte vyvíja; kto ho chce využiť hneď, ako bude k dispozícii, sa môže prihlásiť na čakaciu listinu.
Zaznamenanie zoznamu krajín, a každej ďalšej povinnosti, ktorá z neho vyplýva, je práca, ktorá čiastočne spočíva v zbieraní, kontrole a udržiavaní aktuálnosti údajov, ktoré už niekde v organizácii existujú. Je to práca, ktorej časť môže prevziať AI, a časť nie. Pracovný skener FTE TO AI vypočíta pre každú úlohu, aká časť tejto práce sa na to hodí, aby bolo jasné, kde sú ľudia stále potrební a kde je možná podpora.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.