Podjetje, ki deluje v več državah, pogosto predpostavlja, da ima eno evropsko pravilo povsod enak učinek. To je ena od najbolj podcenjenih predpostavk pri skladnosti z ESG. Evropske direktive se v vsaki državi prenesejo v nacionalno zakonodajo, in pri tem prenosu nastanejo razlike: v pragovih, v terminih, v tem, kdo natančno spada v obveznost, in katera institucija izvaja nadzor. Ista direktiva lahko v eni državi ustvari obveznost, ki v drugi državi še ne velja, ali začne veljati šele ob drugem trenutku. Kdor seznama držav podjetja ne določi natančno in ga ne posodablja, tvega, da tudi seznam obveznosti, ki na njem temelji, ne bo pravilen.
Ne gre le za državo, kjer je sedež podjetja. Pomembno je, kje so ustanovljeni subjekti, kje dejansko potekajo dejavnosti, kje so registrirane hčerinske družbe ali poslovalnice, in včasih tudi, kje se ustvarja prihodek. Skupina lahko v eni državi ima le prodajno pisarno, v drugi pa proizvodnjo, in ta razlika lahko vpliva na to, katera nacionalna pravila se uporabljajo. Tudi skupna vlaganja, manjšinski deleži ter pred kratkim pridobljeni ali odsvojeni subjekti sodijo v ta pregled, saj današnji seznam držav ni samodejno enak seznamu iz preteklega leta.
Če podjetje odpre novo poslovalnico, izvede prevzem ali zmanjša dejavnosti v neki državi, se s tem lahko spremeni tudi, katera nacionalna pravila so relevantna. Obveznost, ki prej ni veljala, lahko nenadoma začne veljati; obveznost, ki je veljala, lahko preneha veljati. To ni vprašanje enkratnega zapisa in nato pozabe, temveč pregleda, ki se giblje skupaj s strukturo podjetja. Kdor tega ne spremlja, spremembo pogosto odkrije šele takrat, ko bi obveznost že morala biti izpolnjena.
Dejavnik države deluje skupaj z drugimi dejavniki, ki soodločajo, katera pravila veljajo, ne pa namesto njih. Tako tudi vaš sektor soodločna, katera ESG-pravila veljajo, pri določanju pragov in obveznosti pa igra vlogo tudi obseg podjetja, medtem ko pravna oblika subjekta soodločna, katera pravila veljajo. Država, v kateri je subjekt ustanovljen, pogosto določa, katera nacionalna različica evropskega pravila velja za ta subjekt, medtem ko sektor, obseg in pravna oblika določajo, ali pravilo v tej državi velja. Ta stran ne opisuje, kateri pragovi ali termini veljajo v posamezni državi; te informacije se spreminjajo po državah in po trenutkih, in trenutno veljavno besedilo je v nacionalni zakonodaji in pripadajočih pojasnilih, ne tukaj.
Sestaviti seznam držav je prvi korak. Uprava, ki mora dokazati, da ima nadzor, potrebuje več kot interno zabeležko: potrebuje zabeleženi vir, trenutek določitve in način, da lahko pokaže, da je bil seznam preverjen glede aktualnosti. To se navezuje na vprašanje kaj šteje kot dokaz pri obveznosti: seznam, ki obstaja le v glavi enega zaposlenega, ni dokaz. Seznam, ki je zabeležen, ima lastnika, odgovornega za njegovo posodabljanje, in kontrolo, ki periodično preverja, ali so bile spremembe, je bližje nečemu, kar lahko preveri revizor ali nadzorni organ.
Dokazi o seznamu držav se zlahka razpršijo: struktura poslovalnic je v pravnem registru, operativne dejavnosti so v drugem sistemu, najnovejši prevzem pa je morda mogoče najti le v e-poštni izmenjavi pravnega oddelka. To je ravno vzorec, pri katerem se dokazi razpršijo po oddelkih in sistemih, s posledico, da na določeni točki nihče več nima popolnega in aktualnega pregleda. Za dejavnik, ki soodločna, katera pravila veljajo, je to tveganje, ki se ne omejuje na eno obveznost, temveč se prenaša na celoten seznam obveznosti, ki na njem temelji.
Compliance Check, ki je v razvoju za csrdcompliance.net, je namenjen združevanju teh dejavnikov, med njimi tudi seznama držav, v pregled obveznosti, kjer ima vsaka obveznost lastnika, dokaz in kontrolo. Tako lahko direktor, CFO, General Counsel ali interni revizor, ki ni prepričan, pod kaj podjetje spada, vidi, kje dejavnik države vpliva in kje bi to moralo biti zabeleženo. Orodje je še v izdelavi; kdor ga želi uporabljati takoj, ko bo na voljo, se lahko prijavi na čakalni seznam.
Določanje seznama držav in vsake druge obveznosti, ki iz njega izhaja, je delo, ki delno obsega zbiranje, preverjanje in posodabljanje podatkov, ki že obstajajo nekje v organizaciji. To je delo, katerega del je morda mogoče prevzeti z AI, del pa ne. Delovni sken FTE TO AI za posamezno nalogo izračuna, kateri del tega dela je za to primeren, tako da postane jasno, kje so ljudje še potrebni in kje je mogoča podpora.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.