Μια επιχείρηση που δραστηριοποιείται σε πολλές χώρες, συχνά υποθέτει ότι ένας ευρωπαϊκός κανόνας έχει την ίδια εφαρμογή παντού. Αυτή είναι μία από τις πιο υποτιμημένες παραδοχές στη συμμόρφωση ESG. Οι ευρωπαϊκές οδηγίες μετατρέπονται ανά χώρα σε εθνική νομοθεσία, και κατά αυτή τη μετατροπή προκύπτουν διαφορές: σε όρια, σε προθεσμίες, σε ποιος ακριβώς εμπίπτει και σε ποια αρχή ασκεί εποπτεία. Η ίδια οδηγία μπορεί σε μία χώρα να δημιουργεί μια υποχρέωση που σε άλλη χώρα δεν ισχύει ακόμη, ή να τίθεται σε ισχύ σε διαφορετική στιγμή. Όποιος δεν καταγράφει τον κατάλογο χωρών της επιχείρησης με ακρίβεια και επικαιρότητα, διατρέχει τον κίνδυνο ο κατάλογος υποχρεώσεων που βασίζεται σε αυτόν να είναι επίσης εσφαλμένος.
Δεν πρόκειται μόνο για τη χώρα όπου βρίσκεται η έδρα. Σχετικό είναι πού είναι εγκατεστημένες οι οντότητες, πού πραγματοποιούνται όντως οι δραστηριότητες, πού είναι εγγεγραμμένες θυγατρικές ή υποκαταστήματα, και ενίοτε πού πραγματοποιείται ο κύκλος εργασιών. Ένας όμιλος μπορεί σε μία χώρα να έχει μόνο γραφείο πωλήσεων και σε άλλη χώρα παραγωγή, και αυτή η διάκριση μπορεί να έχει συνέπειες για το ποιοι εθνικοί κανόνες εφαρμόζονται. Επίσης οι κοινοπραξίες, οι συμμετοχές μειοψηφίας και οι οντότητες που πρόσφατα αποκτήθηκαν ή εκχωρήθηκαν πρέπει να περιλαμβάνονται σε αυτό το επισκόπηση, καθώς ο κατάλογος χωρών σήμερα δεν είναι αυτόματα ο ίδιος με τον κατάλογο χωρών πριν από ένα έτος.
Όταν η επιχείρηση ανοίγει νέο υποκατάστημα, προχωρά σε εξαγορά ή μειώνει τις δραστηριότητές της σε μια χώρα, ενδέχεται με αυτό να αλλάζει και ποιες εθνικές διατάξεις είναι σχετικές. Μια υποχρέωση που προηγουμένως δεν ίσχυε, μπορεί ξαφνικά να ισχύει· μια υποχρέωση που ίσχυε, μπορεί να εκπίπτει. Αυτό δεν είναι θέμα εφάπαξ καταγραφής και ξεχάστε, αλλά ενός επισκόπησης που συμπαρασύρεται με τη δομή της επιχείρησης. Όποιος δεν το παρακολουθεί, συχνά ανακαλύπτει την αλλαγή μόλις τη στιγμή που μια υποχρέωση θα έπρεπε ήδη να έχει τηρηθεί.
Ο παράγοντας των χωρών λειτουργεί σε συνδυασμό με, αλλά όχι αντί για, άλλους παράγοντες που συν-καθορίζουν ποιοι κανόνες ισχύουν. Έτσι, ο κλάδος σας συν-καθορίζει ποιοι κανόνες ESG εφαρμόζονται, το μέγεθος της επιχείρησης παίζει ρόλο στον καθορισμό ορίων και υποχρεώσεων, και η νομική μορφή της οντότητας κάνει τη διαφορά ως προς ποιοι κανόνες εφαρμόζονται. Η χώρα στην οποία είναι εγκατεστημένη μια οντότητα καθορίζει συχνά ποια εθνική εκδοχή ενός ευρωπαϊκού κανόνα εφαρμόζεται σε αυτή την οντότητα, ενώ ο κλάδος, το μέγεθος και η νομική μορφή καθορίζουν αν ο κανόνας ισχύει εντός αυτής της χώρας. Αυτή η σελίδα δεν περιγράφει ποια όρια ή προθεσμίες ισχύουν σε συγκεκριμένη χώρα· αυτή η πληροφορία αλλάζει ανά χώρα και ανά στιγμή, και το τρέχον κείμενο βρίσκεται στην εθνική νομοθεσία και τις σχετικές επεξηγήσεις, όχι εδώ.
Η σύνταξη ενός καταλόγου χωρών είναι ένα πρώτο βήμα. Ένα διοικητικό συμβούλιο που πρέπει να αποδείξει ότι έχει τον έλεγχο, χρειάζεται περισσότερο από ένα εσωτερικό σημείωμα: χρειάζεται μια καταγεγραμμένη πηγή, μια στιγμή καθορισμού, και έναν τρόπο να δείξει ότι ο κατάλογος έχει ελεγχθεί ως προς την επικαιρότητά του. Αυτό αγγίζει το ερώτημα τι μετράει ως απόδειξη σε μια υποχρέωση: ένας κατάλογος που υπάρχει μόνο στο μυαλό ενός υπαλλήλου, δεν αποτελεί απόδειξη. Ένας κατάλογος που έχει καταγραφεί, με έναν υπεύθυνο επιφορτισμένο με τη διατήρηση της επικαιρότητάς του, και με έναν έλεγχο που περιοδικά επαληθεύει αν έχουν υπάρξει αλλαγές, πλησιάζει περισσότερο σε κάτι που ένας ελεγκτής ή εποπτική αρχή μπορεί να ελέγξει.
Η απόδειξη σχετικά με τον κατάλογο χωρών διασκορπίζεται εύκολα: η δομή εγκατάστασης βρίσκεται σε ένα νομικό μητρώο, οι επιχειρησιακές δραστηριότητες βρίσκονται σε άλλο σύστημα, και η πιο πρόσφατη εξαγορά ίσως εντοπίζεται μόνο σε μια αλληλογραφία e-mail του νομικού τμήματος. Αυτό είναι ακριβώς το μοτίβο κατά το οποίο η απόδειξη διασκορπίζεται σε τμήματα και συστήματα, με αποτέλεσμα κανείς σε μια δεδομένη στιγμή να δεν έχει πλέον πλήρη και επικαιροποιημένη εικόνα. Για έναν παράγοντα που συν-καθορίζει ποιοι κανόνες ισχύουν, αυτό είναι ένας κίνδυνος που δεν περιορίζεται σε μία υποχρέωση, αλλά διαπερνά ολόκληρο τον κατάλογο υποχρεώσεων που βασίζεται σε αυτόν.
Το Compliance Check που αναπτύσσεται για το csrdcompliance.net, έχει ως σκοπό να συνδέσει αυτούς τους παράγοντες, μεταξύ αυτών τον κατάλογο χωρών, σε ένα επισκόπηση υποχρεώσεων με, ανά υποχρέωση, έναν υπεύθυνο, την απόδειξη και έναν έλεγχο. Έτσι, ένα διευθυντικό στέλεχος, CFO, General Counsel ή internal auditor που δεν είναι σίγουρος υπό ποιο καθεστώς εμπίπτει η επιχείρηση, μπορεί να δει πού έχει επιρροή ο παράγοντας των χωρών και πού αυτό θα έπρεπε να καταγράφεται. Το εργαλείο βρίσκεται σε ανάπτυξη· όποιος θέλει να το χρησιμοποιήσει μόλις γίνει διαθέσιμο, μπορεί να εγγραφεί στη λίστα αναμονής.
Η καταγραφή του καταλόγου χωρών, και κάθε άλλης υποχρέωσης που προκύπτει από αυτόν, είναι εργασία που εν μέρει συνίσταται στη συλλογή, τον έλεγχο και τη διατήρηση της επικαιρότητας δεδομένων που ήδη υπάρχουν κάπου στον οργανισμό. Αυτή είναι εργασία εκ των οποίων ένα μέρος ενδεχομένως μπορεί να αναλάβει η ΑΙ, και ένα μέρος όχι. Το εργαλείο werkscan της FTE TO AI υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος αυτής της εργασίας είναι κατάλληλο για αυτό, ώστε να γίνεται σαφές πού παραμένουν απαραίτητοι οι άνθρωποι και πού είναι δυνατή η υποστήριξη.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.