Firma działająca w wielu krajach często zakłada, że jedna europejska regulacja działa wszędzie tak samo. To jedno z najbardziej niedocenianych założeń w zakresie zgodności ESG. Europejskie dyrektywy są w każdym kraju transponowane do prawa krajowego, a przy tej transpozycji powstają różnice: w progach, w terminach, w tym, kto właściwie podlega przepisom, oraz w tym, który organ sprawuje nadzór. Ta sama dyrektywa może w jednym kraju powodować obowiązek, który w innym kraju jeszcze nie obowiązuje, albo zaczyna obowiązywać w innym momencie. Kto nie rejestruje listy krajów firmy precyzyjnie i na bieżąco, ryzykuje, że lista zobowiązań oparta na tej liście również będzie nieprawidłowa.
Nie chodzi tylko o kraj, w którym znajduje się siedziba główna. Istotne jest to, gdzie zarejestrowane są podmioty, gdzie faktycznie odbywa się działalność, gdzie zarejestrowane są spółki zależne lub oddziały, a czasem także gdzie generowany jest przychód. Grupa może w jednym kraju mieć tylko biuro sprzedaży, a w innym produkcję, i to rozróżnienie może mieć wpływ na to, które przepisy krajowe mają zastosowanie. Również joint ventures, udziały mniejszościowe oraz niedawno przejęte lub zbyte podmioty powinny znajdować się w tym przeglądzie, ponieważ dzisiejsza lista krajów nie jest automatycznie tą samą listą, co rok temu.
Jeśli firma otwiera nową siedzibę, dokonuje przejęcia lub wycofuje działalność z danego kraju, może to również zmienić, które krajowe wymogi są istotne. Zobowiązanie, które wcześniej nie obowiązywało, może nagle zacząć obowiązywać; zobowiązanie, które obowiązywało, może przestać mieć zastosowanie. Nie jest to sprawa jednorazowego zarejestrowania i zapomnienia, lecz przeglądu, który zmienia się wraz ze strukturą firmy. Kto tego nie śledzi, często odkrywa zmianę dopiero w momencie, gdy zobowiązanie już powinno zostać wypełnione.
Czynnik kraju działa wspólnie z innymi czynnikami współdecydującymi o tym, jakie przepisy obowiązują, ale nie zamiast nich. Tak więc również Pana/Pani sektor współdecyduje o tym, jakie przepisy ESG mają zastosowanie, wielkość firmy odgrywa rolę przy ustalaniu progów i zobowiązań, a forma prawna podmiotu ma znaczenie dla tego, jakie przepisy mają zastosowanie. Kraj, w którym podmiot ma siedzibę, często decyduje, która krajowa wersja europejskiego przepisu ma zastosowanie do tego podmiotu, natomiast sektor, wielkość i forma prawna decydują, czy przepis obowiązuje w tym kraju. Ta strona nie opisuje, jakie progi lub terminy obowiązują w konkretnym kraju; ta informacja zmienia się w zależności od kraju i momentu, a jej aktualny tekst znajduje się w krajowych przepisach i towarzyszących im wyjaśnieniach, nie tutaj.
Ustalenie listy krajów jest pierwszym krokiem. Zarząd, który musi wykazać, że sprawuje kontrolę, potrzebuje więcej niż wewnętrznej notatki: potrzebuje udokumentowanego źródła, momentu ustalenia oraz sposobu wykazania, że lista została sprawdzona pod względem aktualności. To dotyka pytania, co liczy się jako dowód przy zobowiązaniu: lista istniejąca jedynie w głowie jednego pracownika nie jest dowodem. Lista, która została zarejestrowana, ma właściciela odpowiedzialnego za jej aktualizację oraz kontrolę, która okresowo sprawdza, czy nastąpiły zmiany, jest bliższa czemuś, co audytor lub organ nadzoru może zweryfikować.
Dowody dotyczące listy krajów łatwo się rozpraszają: struktura siedzib znajduje się w rejestrze prawnym, działalność operacyjna znajduje się w innym systemie, a najnowsze przejęcie można znaleźć jedynie w korespondencji e-mailowej działu prawnego. To właśnie ten wzorzec, w którym dowody rozpraszają się między działami i systemami, w wyniku czego w pewnym momencie nikt nie ma już pełnego i aktualnego przeglądu. Dla czynnika, który współdecyduje o tym, jakie przepisy obowiązują, to ryzyko nie ogranicza się do jednego zobowiązania, lecz przenika całą listę zobowiązań opartą na tym czynniku.
Compliance Check, który jest w trakcie rozwoju dla csrdcompliance.net, ma za zadanie połączyć te czynniki, w tym listę krajów, w przegląd zobowiązań, w którym każde zobowiązanie ma właściciela, dowód i kontrolę. Dzięki temu członek zarządu, CFO, General Counsel lub audytor wewnętrzny, który nie jest pewien, jakim przepisom podlega firma, może zobaczyć, gdzie czynnik kraju ma wpływ i gdzie powinno to zostać zarejestrowane. Narzędzie jest w budowie; kto chce z niego skorzystać, gdy będzie dostępne, może zapisać się na listę oczekujących.
Rejestrowanie listy krajów, oraz każdego innego zobowiązania, które z niej wynika, to praca, która częściowo polega na zbieraniu, weryfikowaniu i aktualizowaniu danych, które już gdzieś w organizacji istnieją. To praca, której część może zostać przejęta przez AI, a część nie. Skan pracy FTE TO AI wylicza dla każdego zadania, jaka część tej pracy nadaje się do przejęcia, dzięki czemu staje się jasne, gdzie ludzie pozostają potrzebni, a gdzie możliwe jest wsparcie.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.