Ett företag som är verksamt i flera länder utgår ofta ifrån att en europeisk regel slår igenom likadant överallt. Det är ett av de mest underskattade antagandena inom ESG-efterlevnad. Europeiska direktiv omvandlas per land till nationell lagstiftning, och vid den omvandlingen uppstår skillnader: i tröskelvärden, i tidsramar, i vem som exakt omfattas och i vilken myndighet som utövar tillsyn. Samma direktiv kan i ett land medföra en skyldighet som i ett annat land ännu inte gäller, eller träder i kraft vid en annan tidpunkt. Den som inte fastställer företagets länderlista exakt och aktuellt, riskerar att skyldighetslistan som baseras på den, också blir felaktig.
Det handlar inte bara om landet där huvudkontoret ligger. Relevant är var enheter är etablerade, var verksamheter faktiskt bedrivs, var dotterbolag eller filialer är registrerade, och ibland även var omsättning genereras. En grupp kan ha endast ett försäljningskontor i ett land och produktion i ett annat, och den skillnaden kan påverka vilka nationella regler som gäller. Även joint ventures, minoritetsandelar och nyligen förvärvade eller avyttrade enheter hör till den översikten, eftersom dagens länderlista inte automatiskt är samma som förra årets.
Om företaget öppnar en ny filial, genomför ett förvärv, eller avvecklar verksamhet i ett land, kan det samtidigt förändra vilka nationella rubriker som är relevanta. En skyldighet som tidigare inte gällde, kan plötsligt gälla; en skyldighet som gällde, kan upphöra. Detta är inte en fråga om att fastställa en gång och glömma, utan om en översikt som följer med företagets struktur. Den som inte håller den uppdaterad upptäcker förändringen ofta först vid den tidpunkt då en skyldighet redan borde ha uppfyllts.
Länderfaktorn samverkar med, men ersätter inte, andra faktorer som delvis avgör vilka regler som gäller. Så avgör även er sektor delvis vilka ESG-regler som gäller, spelar företagets storlek en roll vid fastställandet av tröskelvärden och skyldigheter, och gör enhetens juridiska form skillnad för vilka regler som gäller. Landet där en enhet är etablerad avgör ofta vilken nationell version av en europeisk regel som gäller för den enheten, medan sektor, storlek och juridisk form avgör om regeln gäller inom det landet. Den här sidan beskriver inte vilka tröskelvärden eller tidsramar som gäller i ett specifikt land; den informationen förändras per land och per tidpunkt, och den aktuella texten om det finns i den nationella lagstiftningen och tillhörande förarbeten, inte här.
Att upprätta en länderlista är ett första steg. En styrelse som måste kunna visa att den har kontroll behöver mer än en intern anteckning: den behöver en fastställd källa, en tidpunkt för fastställandet, och ett sätt att visa att listan har kontrollerats för aktualitet. Det berör frågan vad som räknas som bevis för en skyldighet: en lista som endast finns i huvudet på en medarbetare är inget bevis. En lista som är fastställd, med en ägare som ansvarar för att hålla den aktuell, och med en kontroll som periodiskt granskar om det skett förändringar, kommer närmare något som en revisor eller tillsynsmyndighet kan granska.
Bevis om länderlistan hamnar lätt utspridda: etableringsstrukturen finns i ett juridiskt register, den operativa verksamheten finns i ett annat system, och det senaste förvärvet går kanske bara att hitta i en e-postväxling från juridiska avdelningen. Det är precis det mönstret där bevis blir utspritt över avdelningar och system, med resultatet att ingen vid en given tidpunkt längre har en fullständig och aktuell översikt. För en faktor som delvis avgör vilka regler som gäller är det en risk som inte begränsar sig till en enskild skyldighet, utan påverkar hela skyldighetslistan som baseras på den.
Compliance Check som utvecklas för csrdcompliance.net är avsedd att samla dessa faktorer, däribland länderlistan, i en översikt över skyldigheter med för varje skyldighet en ägare, beviset och en kontroll. På så sätt kan en styrelseledamot, CFO, General Counsel eller internrevisor som inte är säker på vad företaget omfattas av, se var länderfaktorn har inflytande och var det bör fastställas. Verktyget är under uppbyggnad; den som vill använda det så snart det blir tillgängligt kan anmäla sig till väntelistan.
Att fastställa länderlistan, och varje annan skyldighet som följer av den, är arbete som till en del består av att samla in, kontrollera och hålla aktuella uppgifter som redan finns någonstans i organisationen. Det är arbete där en del möjligen kan tas över av AI, och en del inte. Arbetsskanningen från FTE TO AI räknar per uppgift ut vilken del av det arbetet som lämpar sig för detta, så att det blir tydligt var människor fortfarande behövs och var stöd är möjligt.
Vraag maar welke verplichting op u van toepassing is, en waaraan u dat kunt aantonen.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.